Alt verkstedet gjør, på ett sted.

Deler som samler støv på hylla eller forsvinner uten registrering, er en skjult kostnad for verkstedet. Lagermodulen i Baktam kjenner hver del: merke, varenummer, hylleplass, innkjøpspris, salgspris og nivå for lav beholdning.

Koble til en strekkodeleser med USB eller Bluetooth, eller skann med kameraet i mobilappen – å finne en del tar sekunder. Du kan også søke på produktnavn, varenummer, OEM-nummer eller strekkode.

Du får varsel når en vare når nivået for lav beholdning, og bestillingsforslagene viser foreslått antall ut fra forbruket de siste 30 dagene, sammen med siste leverandør. Leverandørfakturaer, varetelling med strekkode og lageroverføring mellom avdelinger ligger i samme modul.

Hver innbetaling vises med betalingsmåte – kort eller bankoverføring – og du ser hele tiden hvilke arbeidsordrer som er betalt og hvilke som fortsatt er åpne. Skal kunden betale senere, havner beløpet på listen over kundefordringer med forfallsdato.

Hvorfor ingen kasse? I Norge krever kontantsalg – betaling ved levering med kontanter, kort eller Vipps – et produkterklært kassasystem etter kassasystemlova. Baktam er ikke et kassasystem, så hurtigsalg (kassemodus) og kontantbetaling er slått av for bedrifter i Norge. Salg utstedes som faktura, og innbetalinger registreres mot fakturaen. Tar du betalt ved henting, trenger du et produkterklært kassasystem ved siden av.

Forskuddsbetalinger og utgifter registreres også, og rapporten over kundefordringer viser hvem som skylder hva og hva som har forfalt.

Periodisk service er den viktigste kilden til gjenbesøk – men uten påminnelse går kundene et annet sted. I Baktam setter du påminnelser for hvert kjøretøy, for eksempel oljeskift om seks måneder eller bremsekontroll neste vår, og kan legge inn en kilometerstand som mål.

Fornyelser følges også opp per kjøretøy, med typer som passer Norge: EU-kontroll, forsikring og service.

Kjøretøy som snart skal inn, vises samlet på ett sted. Med Pro og Enterprise kan påminnelsene sendes automatisk på WhatsApp eller SMS; du redigerer malene, og kundens navn og reg.nr. fylles inn for deg.

Søk på reg.nr., så har du alle arbeidsordrer, fakturaer, betalinger, monterte deler og notater gjennom årene på én skjerm. Spør kunden hvilket filtermerke dere brukte sist, har du svaret på sekunder.

En kunde kan ha flere kjøretøy – familiebilen, partnerens bil, firmabilen – samlet under én kunde. Både privatpersoner og bedrifter støttes, med organisasjonsnummer der det trengs.

Interne notater er gull verdt: «sjekk dekkslitasje ved hvert besøk» eller «vil heller ha en telefon enn en melding». Nye ansatte hilser på faste kunder som om de hadde kjent dem i årevis.

Rapportene en verkstedeier trenger, er innebygd: arbeidsordrer, salg, kundefordringer, kunder, produkter, mekanikere, dagsrapport og – bare for eieren – kostnader per arbeidsordre.

Rapportene filtreres på periode og mer, og eksporteres til Excel med ett klikk – klare for regnskapsføreren. Baktam er et verkstedsystem, ikke et regnskapssystem: bokføringen skjer hos regnskapsføreren.

Oversikten gir deg et levende bilde: dagens omsetning, åpne arbeidsordrer, varer med lav beholdning og forfalte kundefordringer.

Å ringe kunden for å si at bilen er klar – og ringe igjen når ingen svarer – er den gamle måten. Med Baktam åpner du en WhatsApp-melding med ett klikk; kunden leser den og kommer og henter.

Koble til din egen Twilio-konto (SMS) eller WhatsApp Cloud API, så går meldingene ut automatisk: kjøretøy mottatt, kjøretøy klart, påminnelser om service og fornyelse, og betalingspåminnelser. Malene kan redigeres, og planlagte meldinger sendes etter norsk tid.

Automatiske meldinger er med i Pro og Enterprise, og meldingsgebyrene betaler du direkte til leverandøren. Telefonnumre lagres med landskode (+47).

Baktam skriver ut fakturaer med firmaopplysningene dine og organisasjonsnummeret (MVA-ID), mva spesifisert per sats (25 %, 15 %, 12 %) og totalt beløp ekskl. mva. Kundens organisasjonsnummer kontrolleres mot det norske formatet og skrives på fakturaen.

EHF/Peppol er ikke integrert. Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige sende fakturaer til bedrifter som er registrert i ELMA som EHF – de fakturaene sender du via regnskapssystemet ditt, ikke fra Baktam. Innebygd e-faktura finnes i dag bare for bedrifter i Tyrkia og Saudi-Arabia (ZATCA).

Baktam fører ikke regnskap og leverer ikke mva-melding. Rapportene eksporteres til Excel, og regnskapsføreren tar det derfra.