Mottaksskjema og digital signatur: dokumenter som beskytter verkstedet
De fleste uenigheter på verkstedet starter ved utlevering: «den ripa var ikke der», «ingen sa at det kostet å la bilen stå», «det var garanti på det». I Baktam samles bilens tilstand ved mottak (kilometerstand, drivstoff, bilder, eksisterende skader og ting som er lagt igjen i bilen) og verkstedets vilkår i ett dokument, som kunden leser og signerer. Gratis oppbevaringsdager, døgnpris for oppbevaring og garanti på arbeidet stilles inn én gang og skrives inn i hvert dokument med tallene.
Mottak
Km og bilder
Vilkår og signatur
Utleveringsdokument
Eksempelscenario
Eksempel: En fredag kveld blir en Corolla levert hos Erik. Ved mottak tas det et bilde av støtfangeren foran, drivstoffet står på en kvart tank og kilometerstanden noteres; kunden leser vilkårene på nettbrettet ved disken og signerer. Bilen er klar på torsdag, men kunden kommer ikke på to uker. Erik åpner mottaksskjemaet: punktet «3 dager gratis, deretter døgnpris for oppbevaring», kundens signatur og datoen står der.
Hva brukes det til?
På verkstedet
Ved utlevering sier kunden «den ripa var ikke der»; ingen gikk rundt bilen ved mottak, og ingenting ble skrevet ned.
Med Baktam
Kilometerstand, drivstoffnivå, bilder, skadenotater og ting som er lagt igjen i bilen føres inn på skjemaet ved mottak. På et karosseriverksted markeres eksisterende skader på karosseriskissen, og kunden signerer skissen.
På verkstedet
En ferdig bil står i ukevis på plassen, og når du ber om oppbevaringspris, sier kunden at ingen har sagt noe.
Med Baktam
Legg inn gratis oppbevaringsdager og døgnpris for oppbevaring under Innstillinger > Vilkår. Punktet kommer med tallene på mottaksskjemaet og i godkjenningsvilkårene, og kunden signerer.
På verkstedet
Hver mekaniker forklarer garantien på arbeidet forskjellig.
Med Baktam
Skriv inn garantitiden i måneder én gang; den står i vilkårene som «Det gis … måneders garanti på utført arbeid». Punkter om ting i bilen, ekstraarbeid utenfor tilbudet og ingen utlevering før betaling er også klare.
Hvordan fungerer det?
- 1
Skriv vilkårene én gang
Under Innstillinger > Vilkår redigerer du mottaksvilkår og vilkår for arbeidsordre og fyller ut gratis oppbevaringsdager, døgnpris for oppbevaring og garanti på arbeidet (måneder). Du kan starte fra de ferdige punktene.
- 2
Ta imot bilen
Legg inn kilometerstand, drivstoffnivå, klage, bilder og skadenotater på arbeidsordren. Ved QR-mottak legger kunden dem inn på sin egen mobil.
- 3
Få signaturen
Kunden leser vilkårene og signerer med fingeren, på egen mobil ved QR-mottak eller på nettbrettet ved disken; på et karosseriverksted signerer kunden også skadeskissen. Du kan også skrive ut skjemaet og få en vanlig signatur.
- 4
Skriv ut mottaksskjemaet
Mottaksskjemaet skrives ut på A4: kunde- og kjøretøyopplysninger, kilometerstand, drivstoff, klage, bilder, vilkårene, signaturen og en QR-kode til bilens servicehistorikk. Det kan også lagres som PDF fra nettleseren.
- 5
Siste dokument ved utlevering
Ved utlevering viser utskriften av arbeidsordren utført arbeid, deler og beløp, med signaturfelt for verkstedet og kunden; er det et beløp å betale, står betalingsinformasjonen din nederst.
Hvem bruker det?
Resepsjon / kasserer
Fyller ut skjemaet ved mottak, henter signaturen og lar kunden signere utskriften ved utlevering.
Verkstedeier
Bestemmer vilkårene, oppbevaringsprisen og garantitiden; har et signert dokument når det blir uenighet.
Bilskadereparatør / lakkerer
Markerer eksisterende skader på karosseriskissen og lar kunden signere.
Bileier (kunde)
Leser hva han eller hun godtar før signering; bilens tilstand ved mottak er dokumentert.
Denne funksjonen er en del av Baktam – et verkstedsystem som samler hele verkstedet på ett sted.
Ofte stilte spørsmål
Er en digital signatur juridisk bindende?
Baktam lagrer signaturen, navnet på den som signerte, tidspunktet og teksten som ble godtatt, slik at du har et dokument og bevis hvis det blir uenighet. Det er ikke en kvalifisert elektronisk signatur. La gjerne en advokat se over vilkårene før du tar dem i bruk.
Hva dekker de ferdige punktene?
På mottaksskjemaet: at bilen ble mottatt med kilometerstanden, drivstoffet og tilstanden som vises på bildene, ting som er lagt igjen i bilen, egen godkjenning av ekstraarbeid, oppbevaringspris, ingen utlevering før betaling og garanti på arbeidet. Vilkårene for arbeidsordre har i tillegg punkter som feilsøkingsarbeid, deler kunden tar med selv og gamle deler. Du kan endre alle.
Hvordan skrives oppbevaringsprisen på skjemaet?
Legger du inn både gratis dager og døgnpris, står tallene i punktet: hentes ikke bilen innen de gratis dagene etter at kunden har fått beskjed om at den er klar, gjelder døgnprisen. Legger du inn bare én av dem, tilpasses punktet; står begge tomme, brukes et generelt punkt.
Kan jeg ta imot en bil uten signatur?
Ja; signatur er ikke påkrevd på en arbeidsordre du åpner ved disken. Ved QR-mottak kan kunden derimot ikke sende inn uten å signere vilkårene.
Hvordan gir jeg kunden mottaksskjemaet?
Skriv det ut, eller lagre det som PDF fra nettleseren og send det. Skjemaet har også en QR-kode til bilens servicehistorikk.
Relaterte funksjoner
Kundegodkjenning av tilbud
Tilbudet går som lenke til kundens telefon; kunden aksepterer vilkårene dine og signerer, og godkjenningsdokumentet kan sjekkes via QR-kode.
QR-mottak
Kunden skanner QR-koden ved disken, registrerer bilen selv og signerer vilkårene; du åpner arbeidsordren med ett klikk.
Forsikringssaker og skader
Forsikringsselskap, skadenummer, takstmann og egenandel på arbeidsordren; innbetalinger fra forsikringen følges adskilt fra kundens saldo.
Ett klikk er alt som skal til for å prøve alt.
14 dager gratis, uten betalingskort. Satt opp på 5 minutter, lært på en halv dag.