Inlämningsformulär och digital signering: underlag som skyddar din verkstad
De flesta tvister i verkstaden börjar vid utlämningen: ”den repan fanns inte där”, ”ingen sa att jag måste betala för att bilen stod här”, ”det skulle väl gå på garantin”. I Baktam hamnar bilens skick vid inlämningen (mätarställning, bränsle, foton, befintliga skador och saker som lämnats i bilen) och dina villkor i samma underlag, som kunden läser och signerar. Dagar med kostnadsfri förvaring, förvaringsavgift per dag och garanti på arbete ställs in en gång och skrivs ut med sina siffror i varje dokument.
Inlämning
Mätarställning & foton
Villkor & underskrift
Utlämningsunderlag
Exempelscenario
Exempel: en fredagskväll lämnas en Corolla in hos Mikaels verkstad. Vid inlämningen fotograferas den främre stötfångaren, tanken är kvartsfull och mätarställningen skrivs in; kunden läser villkoren på surfplattan i receptionen och signerar. Bilen är klar på torsdagen, men kunden dyker inte upp på två veckor. Mikael öppnar inlämningsformuläret: punkten ”3 dagar kostnadsfritt, därefter förvaringsavgift per dag”, kundens underskrift och datumet finns där.
Vad är den till för?
I verkstaden
Vid utlämningen säger kunden ”den repan fanns inte där”: ingen gick runt bilen vid inlämningen och inget skrevs ner.
Med Baktam
Mätarställning, bränslenivå, foton, skadeanteckningar och saker som lämnats i bilen förs in på formuläret vid inlämningen. På en skadeverkstad markeras befintliga skador på karosseriskissen och kunden signerar skissen.
I verkstaden
En färdig bil står i veckor på gården, och när du tar ut förvaringsavgift säger kunden att ingen har sagt något.
Med Baktam
Ange dagar med kostnadsfri förvaring och förvaringsavgift per dag under Inställningar > Villkor. Punkten står med sina siffror på inlämningsformuläret och i godkännandevillkoren, och kunden signerar den.
I verkstaden
Varje mekaniker förklarar garantin på arbete på sitt eget sätt.
Med Baktam
Ange garantitiden i månader en gång; den står i villkoren som ”Utfört arbete har … månaders garanti”. Punkter om saker som lämnats i bilen, extraarbete utanför offerten och ingen utlämning före betalning finns också färdiga.
Hur fungerar det?
- 1
Skriv villkoren en gång
Under Inställningar > Villkor redigerar du inlämningsvillkoren och villkoren för arbetsorder och fyller i dagar med kostnadsfri förvaring, förvaringsavgift per dag och garanti på arbete (månader). Du kan utgå från de färdiga punkterna.
- 2
Ta emot bilen
Skriv in mätarställning, bränslenivå, fel, foton och skadeanteckningar på arbetsordern. Vid QR-incheckning fyller kunden i dem i sin egen mobil.
- 3
Ta underskriften
Kunden läser villkoren och signerar med fingret, i sin egen mobil vid QR-incheckning eller på surfplattan i receptionen; på en skadeverkstad signerar kunden även skadeskissen. Du kan också skriva ut formuläret och ta en handskriven underskrift.
- 4
Skriv ut inlämningsformuläret
Inlämningsformuläret skrivs ut på A4: kund- och fordonsuppgifter, mätarställning, bränsle, fel, foton, villkorspunkter, underskrift och en QR-kod till bilens servicehistorik. Du kan också spara det som PDF från webbläsaren.
- 5
Det sista underlaget vid utlämningen
Vid utlämningen listar arbetsorderns utskrift utfört arbete, delar och belopp, med underskriftsfält för verkstaden och kunden; finns ett belopp kvar att betala står dina bankuppgifter längst ner. För betalningen skrivs ett separat kvitto ut.
Vem använder den?
Reception / kassör
Fyller i formuläret vid inlämningen, tar kundens underskrift och låter kunden skriva under utskriften vid utlämningen.
Verkstadsägare
Bestämmer villkor, förvaringsavgift och garantitid; har ett signerat underlag om det blir tvist.
Karosserireparatör / billackerare
Markerar befintliga skador på karosseriskissen och låter kunden signera.
Fordonsägare (kund)
Läser vad hen godkänner innan hen signerar; bilens skick vid inlämningen finns dokumenterat.
Funktionen är en del av Baktam, det verkstadssystem som samlar hela verkstaden på ett ställe.
Vanliga frågor
Är en digital underskrift juridiskt bindande?
Baktam sparar underskriften, undertecknarens namn, tidpunkten och den godkända texten som en registrering, så vid en tvist har du ett dokument och ett bevis. Det är inte en kvalificerad elektronisk underskrift. Låt en jurist granska dina villkor innan du använder dem.
Vad tar de färdiga punkterna upp?
På inlämningsformuläret: bilen togs emot med den mätarställning, det bränsle och det skick som fotona visar, saker som lämnats i bilen, separat godkännande för extraarbete, förvaringsavgift, ingen utlämning före betalning och garanti på arbete. Villkoren för arbetsorder lägger till punkter som arbete för felsökning, delar som kunden kommer med och utbytta delar. Du kan ändra alla.
Hur står förvaringsavgiften på formuläret?
Anger du både kostnadsfria dagar och avgift per dag innehåller punkten siffrorna: hämtas bilen inte inom de kostnadsfria dagarna efter att kunden fått besked om att den är klar, tas avgiften per dag ut. Anger du bara det ena anpassas punkten; lämnar du båda tomma används en allmän punkt.
Kan jag ta emot en bil utan underskrift?
Ja; på en arbetsorder som öppnas i receptionen krävs ingen underskrift. Vid QR-incheckning kan kunden däremot inte skicka formuläret utan att signera villkoren.
Hur ger jag kunden inlämningsformuläret?
Skriv ut det, eller spara det som PDF från webbläsaren och skicka det. På formuläret finns också en QR-kod till bilens servicehistorik.
Relaterade funktioner
Kundgodkännande av offert
Offerten går till kundens mobil som en länk; kunden godkänner dina villkor och signerar, och godkännandedokumentet kan kontrolleras via QR-kod.
QR-incheckning
Kunden skannar QR-koden i receptionen, checkar in bilen och signerar dina villkor; du öppnar arbetsordern med ett klick.
Försäkringsärenden & skador
Försäkringsbolag, skadenummer, besiktningsman och självrisk på arbetsordern; försäkringens betalningar följs separat från kundens saldo.
Ett klick för att prova allt.
14 dagar gratis, inget kort krävs. Igång på några minuter, inlärt på en halv dag.