Modtagelsesformular og digital underskrift: dokumenter, der beskytter værkstedet
De fleste uenigheder på værkstedet starter ved udleveringen: «den ridse var der ikke», «ingen sagde, at det kostede at lade bilen stå», «der var garanti på det». I Baktam samles bilens stand ved modtagelsen (kilometerstand, brændstof, fotos, eksisterende skader og ting, der er efterladt i bilen) og værkstedets vilkår i ét dokument, som kunden læser og skriver under på. Gratis opbevaringsdage, dagspris for opbevaring og garanti på arbejdet indstilles én gang og skrives ind i hvert dokument med tallene.
Modtagelse
Km og fotos
Vilkår og underskrift
Udleveringsdokument
Eksempelscenarie
Eksempel: En fredag aften bliver en Corolla afleveret hos Henrik. Ved modtagelsen tages et foto af forkofangeren, brændstoffet står på en kvart tank, og kilometerstanden noteres; kunden læser vilkårene på tabletten ved skranken og skriver under. Bilen er klar torsdag, men kunden kommer ikke i to uger. Henrik åbner modtagelsesformularen: punktet «3 dage gratis, derefter dagspris for opbevaring», kundens underskrift og datoen står der.
Hvad bruges den til?
På værkstedet
Ved udleveringen siger kunden «den ridse var der ikke»; ingen gik rundt om bilen ved modtagelsen, og intet blev skrevet ned.
Med Baktam
Kilometerstand, brændstofniveau, fotos, skadenoter og ting, der er efterladt i bilen, kommer på formularen ved modtagelsen. På et karosseriværksted markeres eksisterende skader på karosseriskitsen, og kunden skriver under på skitsen.
På værkstedet
En færdig bil holder i ugevis på pladsen, og når du beder om opbevaringspris, siger kunden, at ingen har sagt noget.
Med Baktam
Indtast gratis opbevaringsdage og dagspris for opbevaring under Indstillinger > Vilkår. Punktet kommer med tallene på modtagelsesformularen og i godkendelsesvilkårene, og kunden skriver under.
På værkstedet
Hver mekaniker forklarer garantien på arbejdet forskelligt.
Med Baktam
Skriv garantiperioden i måneder én gang; den står i vilkårene som «Der ydes … måneders garanti på det udførte arbejde». Punkter om ting i bilen, ekstraarbejde uden for tilbuddet og ingen udlevering før betaling er også klar.
Hvordan virker den?
- 1
Skriv vilkårene én gang
Under Indstillinger > Vilkår redigerer du modtagelsesvilkår og vilkår for arbejdsordrer og udfylder gratis opbevaringsdage, dagspris for opbevaring og garanti på arbejdet (måneder). Du kan tage udgangspunkt i de færdige punkter.
- 2
Modtag bilen
Indtast kilometerstand, brændstofniveau, klage, fotos og skadenoter på arbejdsordren. Ved QR-modtagelse indtaster kunden dem selv på sin telefon.
- 3
Få underskriften
Kunden læser vilkårene og skriver under med fingeren, på sin egen telefon ved QR-modtagelse eller på tabletten ved skranken; på et karosseriværksted skriver kunden også under på skadeskitsen. Du kan også udskrive formularen og få en almindelig underskrift.
- 4
Udskriv modtagelsesformularen
Modtagelsesformularen udskrives på A4: kunde- og køretøjsoplysninger, kilometerstand, brændstof, klage, fotos, vilkårene, underskriften og en QR-kode til bilens servicehistorik. Den kan også gemmes som PDF fra browseren.
- 5
Sidste dokument ved udlevering
Ved udlevering viser udskriften af arbejdsordren det udførte arbejde, dele og beløb, med underskriftsfelter til værkstedet og kunden; er der et beløb at betale, står dine betalingsoplysninger nederst. Der udskrives en separat kvittering for betalingen.
Hvem bruger den?
Skranke / kasserer
Udfylder formularen ved modtagelsen, får underskriften og lader kunden skrive under på udskriften ved udlevering.
Værkstedsejer
Fastsætter vilkår, opbevaringspris og garantiperiode; har et underskrevet dokument, når der opstår uenighed.
Karosseri- og lakmekaniker
Markerer eksisterende skader på karosseriskitsen og lader kunden skrive under.
Bilejer (kunde)
Læser, hvad han eller hun accepterer, før der skrives under; bilens stand ved modtagelsen er dokumenteret.
Denne funktion er en del af Baktam, det værkstedssystem, der samler hele værkstedet ét sted.
Ofte stillede spørgsmål
Er en digital underskrift juridisk bindende?
Baktam gemmer underskriften, underskriverens navn, tidspunktet og den accepterede tekst som en registrering, så du har et dokument og et bevis, hvis der opstår uenighed. Det er ikke en kvalificeret elektronisk signatur. Lad gerne en advokat se dine vilkår igennem, før du tager dem i brug.
Hvad dækker de færdige punkter?
På modtagelsesformularen: at bilen blev modtaget med den kilometerstand, det brændstof og den stand, fotoene viser, ting efterladt i bilen, særskilt godkendelse af ekstraarbejde, opbevaringspris, ingen udlevering før betaling og garanti på arbejdet. Vilkårene for arbejdsordrer har desuden punkter om fejlfindingsarbejde, dele kunden selv medbringer, og gamle dele. Du kan ændre dem alle.
Hvordan skrives opbevaringsprisen på formularen?
Indtaster du både gratis dage og dagspris, står tallene i punktet: afhentes bilen ikke inden for de gratis dage, efter at kunden har fået besked om, at den er klar, gælder dagsprisen. Indtaster du kun den ene, tilpasses punktet; står begge tomme, bruges et generelt punkt.
Kan jeg modtage en bil uden underskrift?
Ja; underskrift er ikke påkrævet på en arbejdsordre, du opretter ved skranken. Ved QR-modtagelse kan kunden derimod ikke sende registreringen uden at skrive under på vilkårene.
Hvordan giver jeg kunden modtagelsesformularen?
Udskriv den, eller gem den som PDF fra browseren og send den. Formularen har også en QR-kode til bilens servicehistorik.
Relaterede funktioner
Kundens godkendelse af tilbud
Tilbuddet sendes til kundens telefon som et link; kunden accepterer dine vilkår og skriver under, og godkendelsen kan tjekkes via QR.
QR-modtagelse
Kunden scanner QR-koden ved skranken, registrerer bilen selv og skriver under på vilkårene; du opretter arbejdsordren med ét klik.
Forsikringssager & skader
Forsikringsselskab, skadenummer, taksator og selvrisiko på arbejdsordren; forsikringens betalinger holdes adskilt fra kundens saldo.
Ét klik, og du kan prøve det hele.
14 dage gratis, intet betalingskort. Sat op på 5 minutter, lært på en halv dag.