Hoja de recepción del vehículo y firma digital: justificantes que protegen tu taller
La mayoría de las discusiones en el taller empiezan en la entrega: «ese arañazo no estaba», «nadie me dijo que había que pagar por dejarlo aquí», «eso entraba en la garantía». En Baktam, el estado del coche en la recepción (kilómetros, combustible, fotos, daños previos y objetos que se dejan dentro) y tus condiciones van en un mismo justificante que el cliente lee y firma. Los días de estancia gratuitos, el gasto de estancia por día y la garantía de la mano de obra se configuran una vez y aparecen con sus cifras en cada documento.
Recepción
Kilómetros y fotos
Condiciones y firma
Justificante de entrega
Caso de ejemplo
Ejemplo: un viernes por la tarde dejan un Corolla en el taller de Rubén. En la recepción se fotografía el paragolpes delantero, el depósito está a un cuarto y se apuntan los kilómetros; el cliente lee las condiciones en la tablet del mostrador y firma. El coche está listo el jueves, pero el cliente no aparece en dos semanas. Rubén abre la hoja de recepción: la cláusula «3 días gratis, después gasto de estancia por día», la firma del cliente y la fecha están ahí.
¿Para qué sirve?
En el taller
En la entrega, el cliente dice «ese arañazo no estaba»: nadie dio la vuelta al coche en la recepción y no se apuntó nada.
Con Baktam
Kilómetros, nivel de combustible, fotos, notas de daños y objetos que se dejan en el coche van a la hoja en la recepción. En chapa y pintura, los daños previos se marcan en el esquema de carrocería y el cliente firma el esquema.
En el taller
Un coche terminado se queda semanas en el taller y, cuando pides los gastos de estancia, el cliente dice que nadie se lo avisó.
Con Baktam
Introduce los días de estancia gratuitos y el gasto de estancia por día en Ajustes > Condiciones. La cláusula aparece con sus cifras en la hoja de recepción y en las condiciones de aprobación, y el cliente la firma.
En el taller
Cada técnico explica la garantía de la mano de obra a su manera.
Con Baktam
Introduce una vez el plazo de garantía en meses; aparece en las condiciones como «La mano de obra tiene una garantía de … meses». Las cláusulas sobre objetos dejados en el coche, trabajos adicionales fuera del presupuesto y no entregar el vehículo antes del pago también están preparadas.
¿Cómo funciona?
- 1
Escribe tus condiciones una vez
En Ajustes > Condiciones, edita las cláusulas de recepción y las condiciones de la orden de trabajo, y rellena los días de estancia gratuitos, el gasto de estancia por día y la garantía de la mano de obra (en meses). Puedes empezar con las cláusulas ya preparadas.
- 2
Recibe el coche
Apunta en la orden de trabajo los kilómetros, el nivel de combustible, la avería, las fotos y las notas de daños. Con la recepción por QR, los escribe el cliente en su propio móvil.
- 3
Recoge la firma
El cliente lee las condiciones y firma con el dedo, en su móvil con la recepción por QR o en la tablet del mostrador; en chapa y pintura firma también el esquema de daños. También puedes imprimir la hoja y que firme en papel.
- 4
Imprime la hoja de recepción
La hoja de recepción del vehículo se imprime en A4: datos del cliente y del vehículo, kilómetros, combustible, avería, fotos, cláusulas, firma y un código QR al historial de mantenimiento del coche. También puedes guardarla en PDF desde el navegador.
- 5
El último justificante en la entrega
En la entrega, la impresión de la orden de trabajo detalla los trabajos realizados, las piezas y los importes, con espacios de firma para el taller y el cliente; si queda un importe pendiente, tus datos bancarios aparecen al pie. Para el cobro se imprime un recibo aparte.
¿Quién lo usa?
Recepción (cajero)
Rellena la hoja en la recepción, recoge la firma y hace firmar la impresión en la entrega.
Propietario del taller
Fija las condiciones, los gastos de estancia y el plazo de garantía; tiene un justificante firmado si hay un desacuerdo.
Chapista / pintor
Marca los daños previos en el esquema de carrocería y hace firmar al cliente.
Propietario del vehículo (cliente)
Lee lo que acepta antes de firmar; el estado del coche en la recepción queda registrado.
Esta función forma parte de Baktam, el programa de gestión de taller que reúne todo el taller en un solo sitio.
Preguntas frecuentes
¿La firma digital tiene validez legal?
Baktam guarda la firma, el nombre de quien firma, el momento y el texto aceptado como registro, así que ante un desacuerdo tienes un documento y una prueba. No es una firma electrónica cualificada. Haz que un abogado revise tus condiciones antes de usarlas.
¿Qué incluyen las cláusulas ya preparadas?
En la hoja de recepción: el coche se recibió con los kilómetros, el combustible y el estado que muestran las fotos, objetos dejados en el coche, aprobación aparte de trabajos adicionales, gastos de estancia, no entregar el vehículo antes del pago y garantía de la mano de obra. Las condiciones de la orden de trabajo añaden cláusulas como la mano de obra de diagnóstico, las piezas aportadas por el cliente y las piezas sustituidas. Puedes cambiarlas todas.
¿Cómo aparecen los gastos de estancia en la hoja?
Si introduces los días gratuitos y el gasto por día, la cláusula lleva las cifras: si el coche no se recoge dentro de los días gratuitos después de avisar al cliente de que está listo, se aplica el gasto por día. Si introduces solo uno, la cláusula se adapta; si dejas los dos vacíos, se usa una cláusula general.
¿Puedo recibir un coche sin firma?
Sí; en una orden de trabajo abierta en el mostrador la firma no es obligatoria. Con la recepción por QR, en cambio, el cliente no puede enviar el formulario sin firmar las condiciones.
¿Cómo le doy la hoja de recepción al cliente?
Imprímela, o guárdala en PDF desde el navegador y envíasela. La hoja lleva además un código QR al historial de mantenimiento del coche.
Funciones relacionadas
Aprobación de presupuestos
El presupuesto llega al móvil del cliente como enlace; acepta tus condiciones y firma, y el justificante de aprobación se comprueba por QR.
Recepción por QR
El cliente escanea el QR del mostrador, registra su coche y firma tus condiciones; tú abres la orden de trabajo con un clic.
Siniestros y seguros
Aseguradora, número de siniestro, perito y franquicia en la orden de trabajo; los pagos del seguro van aparte del saldo del cliente.
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