Baktam
Werkstatt

Fahrzeugannahme-Protokoll und digitale Unterschrift: Nachweise, die Ihren Betrieb schützen

Die meisten Streitigkeiten in der Werkstatt beginnen bei der Übergabe: „Der Kratzer war vorher nicht da“, „Von Standgeld war nie die Rede“, „Das fällt doch unter Gewährleistung“. In Baktam stehen der Zustand des Autos bei der Annahme (Kilometerstand, Tankfüllung, Fotos, Vorschäden und im Auto gelassene Gegenstände) und Ihre Bedingungen in einem Nachweis, den der Kunde liest und unterschreibt. Kostenlose Standtage, Standgeld pro Tag und die Gewährleistung auf die Arbeit legen Sie einmal fest; sie stehen mit ihren Zahlen in jedem Dokument.

14 Tage kostenlos testenAlle Funktionen

  1. Annahme

  2. Kilometerstand & Fotos

  3. Bedingungen & Unterschrift

  4. Übergabeprotokoll

Beispielszenario

Beispiel: An einem Freitagabend wird ein Corolla in der Werkstatt von Meister Murat abgegeben. Bei der Annahme wird die vordere Stoßstange fotografiert, der Tank ist zu einem Viertel voll, der Kilometerstand wird notiert; der Kunde liest die Bedingungen am Tablet am Empfang und unterschreibt. Am Donnerstag ist das Auto fertig, doch der Kunde kommt zwei Wochen lang nicht. Murat öffnet das Annahmeprotokoll: Die Klausel „3 Tage kostenlos, danach Standgeld pro Tag“, die Unterschrift des Kunden und das Datum stehen darin.

Wofür ist das?

In der Werkstatt

Bei der Übergabe sagt der Kunde „Der Kratzer war vorher nicht da“: Niemand ist bei der Annahme ums Auto gegangen, nichts wurde notiert.

Mit Baktam

Kilometerstand, Tankfüllung, Fotos, Schadensnotizen und im Auto gelassene Gegenstände kommen bei der Annahme ins Protokoll. Im Karosseriebetrieb werden Vorschäden im Karosserieschema markiert, und der Kunde unterschreibt das Schema.

In der Werkstatt

Ein fertiges Auto steht wochenlang auf dem Hof, und beim Standgeld sagt der Kunde, davon habe ihm niemand etwas gesagt.

Mit Baktam

Tragen Sie unter Einstellungen > Bedingungen kostenlose Standtage und Standgeld pro Tag ein. Die Klausel steht mit ihren Zahlen auf dem Annahmeprotokoll und in den Freigabebedingungen, und der Kunde unterschreibt sie.

In der Werkstatt

Jeder Techniker erklärt die Gewährleistung auf die Arbeit anders.

Mit Baktam

Tragen Sie die Gewährleistungsdauer einmal in Monaten ein; sie steht in den Bedingungen als „Auf die ausgeführte Arbeit gewähren wir … Monate Gewährleistung“. Klauseln zu Gegenständen im Auto, Zusatzarbeiten außerhalb des Kostenvoranschlags und keiner Herausgabe vor Zahlung sind ebenfalls vorbereitet.

Wie funktioniert es?

  1. 1

    Bedingungen einmal schreiben

    Bearbeiten Sie unter Einstellungen > Bedingungen die Annahmeklauseln und die Auftragsbedingungen und tragen Sie kostenlose Standtage, Standgeld pro Tag und Gewährleistung auf die Arbeit (Monate) ein. Sie können mit den vorbereiteten Klauseln starten.

  2. 2

    Auto annehmen

    Kilometerstand, Tankfüllung, Beanstandung, Fotos und Schadensnotizen am Arbeitsauftrag erfassen. Bei der QR-Annahme gibt der Kunde das auf seinem eigenen Handy ein.

  3. 3

    Unterschrift einholen

    Der Kunde liest die Bedingungen und unterschreibt mit dem Finger, bei der QR-Annahme auf seinem Handy oder am Tablet am Empfang; im Karosseriebetrieb unterschreibt er auch das Schadenschema. Sie können das Formular auch drucken und von Hand unterschreiben lassen.

  4. 4

    Annahmeprotokoll drucken

    Das Fahrzeugannahme-Protokoll wird auf A4 gedruckt: Kunden- und Fahrzeugdaten, Kilometerstand, Tankfüllung, Beanstandung, Fotos, Klauseln, Unterschrift und ein QR-Code zur Servicehistorie des Fahrzeugs. Im Browser lässt es sich auch als PDF speichern.

  5. 5

    Der letzte Nachweis bei der Übergabe

    Bei der Übergabe listet der Ausdruck des Arbeitsauftrags erledigte Arbeiten, Teile und Beträge, mit Unterschriftsfeldern für Werkstatt und Kunde; ist ein Betrag offen, stehen Ihre Bankdaten unten. Für die Zahlung wird eine eigene Quittung gedruckt.

Wer nutzt es?

Empfang

Füllt das Protokoll bei der Annahme aus, holt die Unterschrift ein und lässt bei der Übergabe den Ausdruck unterschreiben.

Werkstattinhaber

Legt Bedingungen, Standgeld und Gewährleistungsdauer fest; hat bei Streit einen unterschriebenen Nachweis.

Karosserie- & Lacktechniker

Markiert Vorschäden im Karosserieschema und lässt den Kunden unterschreiben.

Fahrzeughalter (Kunde)

Liest vor der Unterschrift, wozu er zustimmt; der Zustand des Autos bei der Annahme ist festgehalten.

Diese Funktion ist Teil von Baktam, der Werkstattsoftware, die die ganze Werkstatt an einem Ort zusammenführt.

Häufige Fragen

Ist eine digitale Unterschrift rechtsverbindlich?

Baktam speichert Unterschrift, Namen des Unterzeichners, Zeitpunkt und den akzeptierten Text als Nachweis; bei Streit haben Sie damit ein Dokument und einen Beleg. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Lassen Sie Ihre Bedingungen vor der Nutzung von einem Anwalt prüfen.

Was decken die vorbereiteten Klauseln ab?

Auf dem Annahmeprotokoll: Das Auto wurde mit dem angegebenen Kilometerstand, der Tankfüllung und dem Zustand auf den Fotos angenommen, im Auto gelassene Gegenstände, gesonderte Freigabe für Zusatzarbeiten, Standgeld, keine Herausgabe vor Zahlung und Gewährleistung auf die Arbeit. Die Auftragsbedingungen ergänzen Klauseln etwa zu Diagnoseaufwand, vom Kunden mitgebrachten Teilen und Altteilen. Alle können Sie ändern.

Wie steht das Standgeld im Protokoll?

Tragen Sie kostenlose Tage und Standgeld pro Tag ein, enthält die Klausel die Zahlen: Wird das Auto nach der Fertigmeldung nicht innerhalb der kostenlosen Tage abgeholt, fällt das Standgeld pro Tag an. Tragen Sie nur eines ein, passt sich die Klausel an; bleiben beide leer, wird eine allgemeine Klausel verwendet.

Kann ich ein Auto ohne Unterschrift annehmen?

Ja; bei einem am Empfang angelegten Arbeitsauftrag ist die Unterschrift keine Pflicht. Bei der QR-Annahme kann der Kunde aber nicht absenden, ohne die Bedingungen zu unterschreiben.

Wie gebe ich dem Kunden das Annahmeprotokoll?

Drucken Sie es aus, oder speichern Sie es im Browser als PDF und schicken Sie es. Auf dem Protokoll steht außerdem ein QR-Code zur Servicehistorie des Fahrzeugs.

Verwandte Funktionen

Freigabe des Kostenvoranschlags

Der Kostenvoranschlag geht als Link aufs Handy des Kunden; er akzeptiert Ihre Bedingungen und unterschreibt, das Freigabeprotokoll ist per QR prüfbar.

QR-Annahme

Der Kunde scannt den QR-Code am Empfang, meldet das Auto an und unterschreibt Ihre Bedingungen; Sie legen den Auftrag mit einem Klick an.

Versicherungsfälle & Schäden

Versicherer, Schadennummer, Gutachter und Selbstbeteiligung am Arbeitsauftrag; Zahlungen der Versicherung getrennt vom Kundensaldo.

Ein Klick, und Sie können alles ausprobieren.

14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig. In 5 Minuten eingerichtet, in einem halben Tag gelernt.

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