Werkstattsoftware, die die ganze Werkstatt organisiert

Was eine gute Werkstattsoftware leisten muss

Ein Werkstatttag springt zwischen Telefon, Empfang, Hebebühne und Teileregal hin und her. Stehen diese Schritte in einem Terminbuch, einer Excel-Tabelle und einem Gruppenchat, gehen Aufträge unter und Rechnungen bleiben unbezahlt. Eine Werkstattsoftware sollte jeden Schritt in einem Datensatz zusammenführen: wer der Kunde ist, was am Fahrzeug schon gemacht wurde, was im Regal liegt und was noch offen ist.

• Kunde oder Fahrzeug über das Kennzeichen finden und die komplette Auftragshistorie öffnen
• Positionen für Teile und Arbeitslohn mit Steuersatz und Rabatt pro Zeile
• Lager, Kundenkonten, Zahlungen und Forderungen im selben System
• Web-Panel für jeden Browser sowie Apps für iOS und Android

Arbeitsaufträge von der Annahme bis zur Übergabe

Kommt ein Fahrzeug auf den Hof, erfasst der Arbeitsauftrag Kilometerstand, Tankfüllstand, die Beanstandung des Kunden und Fotos. Ein Annahmeformular lässt sich zur Unterschrift ausdrucken. Jeder Auftrag durchläuft die Stufen Kostenvoranschlag, In Arbeit, Fertig und Übergeben, und Sie können einen oder mehrere Techniker zuweisen. Wiederkehrende Arbeiten wie die kleine oder große Inspektion speichern Sie als Servicepaket; alle Teile und Arbeitswerte landen dann mit einem Klick im Auftrag.

Teile, Lager und Filialen

Teile, die Sie einem Auftrag hinzufügen, werden vom Lagerbestand abgebucht, der Betrag geht auf das Kundenkonto. Lieferungen buchen Sie über Eingangsrechnungen ein, Artikel unter Mindestbestand erscheinen in den Bestellvorschlägen, und eine Inventur gleicht den Bestand mit dem Regal ab. Betriebe mit mehreren Standorten führen getrennte Filialen und verschieben Teile per Lagerumbuchung. Barcode-Etiketten drucken Sie direkt aus der Produktliste.

Eingerichtet für Deutschland, Österreich und die Schweiz

Das Land Ihres Betriebs bestimmt Währung, Steuersätze, Telefonformat und Zeitzone. Eine Werkstatt in Deutschland arbeitet in Euro mit 19 % und 7 % Umsatzsteuer, in Österreich gelten 20 %, 13 % und 10 %, in der Schweiz rechnen Sie in CHF mit 8,1 % MWST. Fristen wie HU/TÜV, das österreichische Pickerl nach §57a oder die Schweizer MFK sind als Erinnerungsarten angelegt. Die Oberfläche ist vollständig auf Deutsch, jeder Benutzer kann aber auch eine andere Sprache wählen. Ein zertifiziertes Kassensystem ist Baktam nicht; in Deutschland und Österreich sind Barzahlungen deshalb abgeschaltet, und Sie erfassen Zahlungen per Karte, Überweisung oder auf Kundenkonto.

Kunden auf dem Laufenden halten

Schicken Sie dem Kunden einen sicheren Link, über den er den Kostenvoranschlag auf dem Handy prüft und per Unterschrift freigibt oder ablehnt; die Entscheidung wird im Auftrag gespeichert. Über die Online-Terminbuchung wählen Kunden einen freien Termin und hinterlassen Kennzeichen und Telefonnummer, der Termin erscheint in Ihrem Kalender. In Pro und Enterprise verbinden Sie Ihr eigenes Twilio- oder WhatsApp-Business-Konto (Cloud API) und verschicken automatisch Nachrichten wie Fahrzeug angenommen, Fahrzeug fertig und Wartungserinnerungen.

Rollen, Pakete und Preise

Inhaber, Administratoren, Kassierer und Techniker haben jeweils eine eigene Rolle. Techniker sehen nur die ihnen zugewiesenen Aufträge und nie Preise oder Kosten, Kostenberichte sieht nur der Inhaber. Micro passt zu einer Werkstatt mit einem Standort und zwei Benutzern, Pro unterstützt bis zu 10 Benutzer und 3 Filialen, Enterprise hebt diese Grenzen auf. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite, und jedes Paket können Sie 14 Tage kostenlos testen.