Verkstedsystem som samler hele bilverkstedet
Baktam er et skybasert verkstedsystem for uavhengige bilverksteder og mindre verkstedkjeder. Mottak av kjøretøy, arbeidsordre, deler, fakturaer, innbetalinger og påminnelser ligger i ett system, slik at resepsjonen, mekanikerne og eieren jobber i de samme oppføringene – hver med den tilgangen rollen trenger.
Hva et godt verkstedsystem skal gjøre
En verkstedsdag går mellom telefonen, resepsjonen, løftebukken, delehylla og fakturaen. Når de stegene ligger i en kalender, et regneark og en gruppechat, glipper jobber, og penger blir ikke krevd inn. Et verkstedsystem skal samle alt i én oppføring: hvem kunden er, hva kjøretøyet har fått gjort før, hva som står på hylla og hva som fortsatt er utestående.
- Finn kunde eller kjøretøy på reg.nr. og åpne hele jobbhistorikken
- Linjer for deler og arbeid med mva-sats og rabatt på hver linje
- Lager, fakturaer, kundekonti og innbetalinger i samme system
- Nettpanel i alle nettlesere, pluss mobilapper for iOS og Android
Arbeidsordre fra mottak til utlevering
Når bilen kommer inn, registrerer arbeidsordren kilometerstand, drivstoffnivå, kundens beskrivelse av feilen og bilder, og et mottaksskjema kan skrives ut for signatur. Hver jobb går gjennom Tilbud, På verkstedet, Ferdig og Utlevert, og du kan sette én eller flere mekanikere på jobben. Faste jobber som periodisk service kan lagres som servicepakker, slik at alle deler og arbeidslinjer legges til i ett steg.
Deler, lager og avdelinger
Deler som legges på arbeidsordren, trekkes fra lageret, og beløpet føres på kundens konto. Leveranser fra leverandører registreres med leverandørfakturaer, varer med lav beholdning havner på listen over bestillingsforslag, og varetelling holder lagertallene i takt med hylla. Har du flere verksteder, kan hver avdeling ha sitt eget lager, og deler flyttes mellom dem med lageroverføring. Strekkodeetiketter kan skrives ut fra produktlisten.
Satt opp for Norge
Landet du velger, bestemmer valuta, mva-satser, telefonformat og tidssone. Et verksted i Norge jobber i NOK med 25 % som standard mva-sats, og 15 %, 12 % og 0 % er også tilgjengelige. Telefonnumre lagres med +47, kilometerstand føres i km, og påminnelser sendes etter norsk tid. Fakturaen har tittelen Faktura, med organisasjonsnummeret ditt og mva spesifisert per sats. Brukergrensesnittet er på norsk, og hver bruker kan bytte til ett av de andre språkene. Baktam er ikke et kassasystem: fordi kontantsalg i Norge krever et produkterklært kassasystem, er kassemodus og kontantbetaling slått av, og salg utstedes som faktura.
Hold kundene orientert
Send kunden en sikker lenke der tilbudet kan leses på mobilen og godkjennes med signatur eller avslås; svaret lagres på arbeidsordren. En side for nettbestilling lar kundene velge en ledig tid og legge igjen reg.nr. og telefonnummer, og bestillingen havner i kalenderen din. Med Pro og Enterprise kan du koble til din egen Twilio-konto for SMS eller WhatsApp Business (Cloud API) og sende automatiske meldinger når kjøretøyet er mottatt og klart, og når det er tid for service eller EU-kontroll.
Roller og planer
Eier, administrator, kasserer og mekaniker får hver sin rolle. Mekanikere ser bare jobbene de er satt på, uten priser eller kostnader, og kostnadsrapporter er bare synlige for eieren. Micro passer for ett verksted med to brukere, Pro gir opptil 10 brukere og 3 avdelinger, og Enterprise fjerner grensene. Gjeldende priser står på prissiden, og alle planer kan prøves gratis i 14 dager.
Slik fungerer det
- 1
Opprett konto
Velg Norge som land, legg inn firmaopplysningene og inviter teamet. Ingenting å installere: alt kjører i nettleseren.
- 2
Åpne den første arbeidsordren
Skriv reg.nr., velg eller legg til kunde og kjøretøy, og legg deretter til deler og arbeid for jobben.
- 3
Fakturer og lever ut
Utsted fakturaen, registrer innbetalingen og sett kjøretøyet som utlevert. Jobben legges til i historikken og rapportene.
Ofte stilte spørsmål
Må jeg installere noe?⌄
Nei. Baktam kjører i en oppdatert nettleser på PC, nettbrett eller telefon. Det finnes også mobilapper for iOS og Android til mottak, bilder og strekkodeskanning.
Virker verkstedsystemet uten internett?⌄
Nei. Skytjenesten trenger internettforbindelse, og det finnes ingen frakoblet modus. Med Enterprise kan Baktam kjøres på din egen server i det lokale nettverket.
Kan jeg bruke Baktam som kassasystem?⌄
Nei. Baktam er ikke produkterklært etter kassasystemlova, så kassemodus og kontantbetaling er slått av for norske bedrifter. Salg utstedes som faktura, og innbetalinger med kort eller bankoverføring registreres mot fakturaen.
Kan jeg styre flere avdelinger?⌄
Ja. Pro støtter opptil 3 avdelinger, og Enterprise har ingen grense. Brukere som er koblet til en avdeling, jobber bare med avdelingens egne oppføringer, og deler kan flyttes mellom avdelinger.
Ser mekanikerne priser og marginer?⌄
Nei. Mekanikerrollen ser bare jobbene de er satt på, uten priser eller kostnader. Mekanikere kan registrere arbeidstid og legge til notater og bilder på arbeidsordren.
Hvordan betales abonnementet?⌄
Utenfor Tyrkia faktureres abonnementet i amerikanske dollar og betales med bankoverføring mot faktura. Kortbetaling er ikke tilgjengelig for internasjonale kunder ennå.