Il gestionale officina che tiene insieme tutto il lavoro
Baktam è un gestionale officina in cloud per officine meccaniche indipendenti e piccoli gruppi con più sedi. Accettazione veicoli, ordini di lavoro, ricambi, pagamenti e promemoria stanno in un solo sistema, così accettazione, tecnici e titolare lavorano sugli stessi dati, ognuno con gli accessi che servono al suo ruolo.
Cosa deve fare un buon gestionale officina
La giornata in officina passa dal telefono al banco accettazione, dal ponte allo scaffale dei ricambi. Se questi passaggi vivono tra un'agenda, un foglio Excel e una chat di gruppo, i lavori si perdono e i crediti restano da incassare. Un gestionale officina deve mettere ogni passaggio sulla stessa scheda: chi è il cliente, cosa è stato fatto sul veicolo, cosa c'è a magazzino e cosa resta da pagare.
- Cerchi cliente o veicolo per targa e apri tutto lo storico degli interventi
- Righe di ricambi e manodopera con aliquota IVA e sconto su ogni riga
- Magazzino, conti clienti e pagamenti nello stesso sistema
- Pannello web per qualsiasi browser e app per iOS e Android
Dall'accettazione alla consegna
Quando arriva un'auto, l'ordine di lavoro registra chilometraggio, livello del carburante, il difetto segnalato dal cliente e le foto, e puoi stampare un modulo di accettazione da far firmare. Ogni lavoro passa per Preventivo, In officina, Completato e Consegnato, e puoi assegnarlo a uno o più tecnici. I lavori ricorrenti, come il tagliando, si salvano come pacchetti di servizi: tutte le righe di ricambi e manodopera si aggiungono in un solo passaggio.
Ricambi, magazzino e filiali
I ricambi aggiunti all'ordine di lavoro vengono scaricati dal magazzino e l'importo va sul conto del cliente. Le consegne dei fornitori si caricano con le fatture d'acquisto, gli articoli sotto scorta compaiono nei suggerimenti di riordino e l'inventario fisico allinea i dati allo scaffale. Chi ha più sedi può gestire filiali separate e spostare i ricambi con i trasferimenti di magazzino. Le etichette con codice a barre si stampano dall'elenco prodotti.
Pronto per l'Italia e per il Ticino
Il paese della tua attività imposta valuta, aliquote, formato del telefono e fuso orario. Un'officina in Italia lavora in euro con IVA al 22, 10, 5 e 4%; un'officina in Ticino lavora in franchi con IVA all'8,1, 2,6 e 3,8%. Le scadenze del veicolo seguono il paese: revisione, RC auto, bollo e tagliando in Italia. Il pannello è completamente in italiano. Due limiti da sapere: Baktam non invia fatture elettroniche allo SdI e in Italia non include vendita al banco e incassi in contanti, che richiedono un registratore telematico.
Clienti sempre informati
Invii al cliente un link sicuro per vedere il preventivo sul telefono e approvarlo con una firma, oppure rifiutarlo; la decisione resta sull'ordine di lavoro. Una pagina di prenotazione online permette ai clienti di scegliere un orario libero lasciando targa e telefono, e l'appuntamento arriva nel tuo calendario. Con i piani Pro ed Enterprise colleghi il tuo account Twilio per gli SMS o WhatsApp Business (Cloud API) e invii in automatico i messaggi di veicolo accettato, veicolo pronto e promemoria.
Ruoli, piani e prezzi
Titolare, amministratore, cassiere e tecnico hanno ciascuno il proprio ruolo. I tecnici vedono solo i lavori assegnati, senza prezzi né costi, e il report dei costi è visibile solo al titolare. Il piano Micro è pensato per un'officina con due utenti, Pro arriva a 10 utenti e 3 filiali, Enterprise toglie i limiti. I prezzi aggiornati sono nella pagina dei prezzi e ogni piano si prova gratis per 14 giorni.
Come funziona
- 1
Crea il tuo account
Scegli il paese, inserisci i dati dell'attività e invita la squadra. Niente da installare: funziona nel browser.
- 2
Apri il primo ordine di lavoro
Scrivi la targa, scegli o aggiungi cliente e veicolo, poi inserisci ricambi e manodopera.
- 3
Registra il pagamento e consegna
Registra il pagamento, segna il veicolo come consegnato e il lavoro entra nello storico e nei report.
Domande frequenti
Devo installare qualcosa?⌄
No. Baktam funziona in qualsiasi browser aggiornato su computer, tablet o telefono. Ci sono anche le app per iOS e Android per accettazione, foto e lettura dei codici a barre.
Funziona senza connessione a internet?⌄
No. Il servizio cloud ha bisogno di internet e non esiste una modalità offline. Chi vuole lavorare in rete locale può installare Baktam sul proprio server con il piano Enterprise.
Baktam emette la fattura elettronica?⌄
No. Baktam non è collegato allo SdI e non genera l'XML FatturaPA. In Italia la fattura elettronica la emetti con il tuo software SdI o tramite il commercialista; Baktam gestisce preventivi, ordini di lavoro, magazzino, scadenze e pagamenti.
Posso gestire più di una sede?⌄
Sì. Il piano Pro arriva a 3 filiali, Enterprise non ha limiti. Gli utenti collegati a una filiale lavorano solo sui dati di quella filiale, e i ricambi si possono trasferire tra le sedi.
I tecnici vedono prezzi e margini?⌄
No. Il ruolo tecnico vede solo i lavori assegnati, senza prezzi né costi. I tecnici registrano il tempo di lavoro e aggiungono note e foto all'ordine di lavoro.
Come si paga l'abbonamento?⌄
Fuori dalla Turchia gli abbonamenti sono in dollari USA e si pagano con bonifico bancario a fronte di fattura. Il pagamento con carta non è ancora disponibile per i clienti internazionali.