Verkstadssystem som håller ihop hela bilverkstaden
Baktam är ett molnbaserat verkstadssystem för fristående bilverkstäder och mindre verkstadskedjor. Fordonsinlämning, arbetsorder, reservdelar, betalningar och påminnelser finns i ett och samma system, så att receptionen, mekanikerna och ägaren arbetar i samma uppgifter – var och en med den behörighet rollen kräver.
Vad ett bra verkstadssystem ska klara
En verkstadsdag rör sig mellan telefonen, receptionen, liften, reservdelshyllan och kontoret. När stegen finns i en almanacka, en Excel-fil och en gruppchatt glider jobben isär och pengar blir aldrig inkasserade. Ett verkstadssystem ska samla allt i en post: vem kunden är, vad fordonet har gjort tidigare, vad som finns på hyllan och vad som fortfarande är obetalt.
- Hitta kund eller fordon på registreringsnummer och öppna hela jobbhistoriken
- Rader för reservdelar och arbete med momssats och rabatt på varje rad
- Lager, kontobok, kundkonton och betalningar i samma system
- Webbpanel i valfri webbläsare samt mobilappar för iOS och Android
Arbetsorder från inlämning till utlämning
När bilen kommer in registrerar arbetsordern mätarställning, bränslenivå, kundens beskrivning av felet och foton, och ett inlämningsformulär kan skrivas ut för underskrift. Varje jobb går igenom statusarna Offert, I verkstaden, Klar och Utlämnad, och du kan tilldela en eller flera mekaniker. Återkommande jobb, som en mindre eller större service, kan sparas som servicepaket så att alla rader för delar och arbete läggs till i ett steg.
Reservdelar, lager och filialer
Delar som läggs på en arbetsorder dras från lagret och beloppet förs till kundens konto. Leveranser från leverantörer bokas in med leverantörsfakturor, artiklar med lågt lager hamnar på listan med beställningsförslag och inventering håller saldot i takt med hyllan. Verkstäder med flera adresser kan ha separata filialer och flytta delar mellan dem med lageröverföring. Streckkodsetiketter kan skrivas ut direkt från produktlistan.
Anpassat för Sverige
Landet du väljer styr valuta, momssatser, telefonformat och tidszon. En svensk verkstad arbetar i kronor med momssatserna 25, 12 och 6 procent, mätarställning i km och svensk tid. Gränssnittet finns på svenska, och varje användare kan byta språk själv. Fakturor skrivs ut med rubriken Faktura, ditt momsregistreringsnummer och moms per momssats. Eftersom kassaregisterlagen kräver ett certifierat kassaregister för försäljning över disk är kassaläget och kontantbetalningar avstängda i Sverige: försäljningen registreras som faktura och betalningen bokas med kort, banköverföring eller på kundkonto.
Håll kunden informerad
Skicka en säker länk så att kunden kan granska offerten i mobilen och godkänna den med underskrift, eller tacka nej; beslutet sparas på arbetsordern. På en sida för onlinebokning väljer kunden en ledig tid och lämnar registreringsnummer och telefonnummer, och bokningen hamnar i din kalender. Med Pro och Enterprise kan du koppla ditt eget Twilio-konto för SMS eller WhatsApp Business (Cloud API) och skicka automatiska meddelanden när fordonet tagits emot, när det är klart och när det är dags för service eller besiktning.
Roller, planer och priser
Ägare, administratörer, kassörer och mekaniker har var sin roll. Mekaniker ser bara sina tilldelade jobb och aldrig priser eller kostnader, och kostnadsrapporter är bara synliga för ägaren. Micro passar en verkstad på en adress med två användare, Pro klarar upp till 10 användare och 3 filialer, och Enterprise tar bort gränserna. Aktuella priser finns på prissidan, och alla planer kan provas gratis i 14 dagar.
Så fungerar det
- 1
Skapa ditt konto
Välj Sverige som land, lägg in företagsuppgifterna och bjud in ditt team. Inget att installera – allt körs i webbläsaren.
- 2
Öppna din första arbetsorder
Skriv registreringsnumret, välj eller lägg till kund och fordon och lägg sedan till delar och arbete för jobbet.
- 3
Ta betalt och lämna ut bilen
Registrera betalningen, markera fordonet som utlämnat så hamnar jobbet i servicehistoriken och i dina rapporter.
Vanliga frågor
Behöver jag installera något?⌄
Nej. Baktam körs i alla uppdaterade webbläsare på dator, surfplatta eller mobil. Det finns också mobilappar för iOS och Android för inlämning, foton och streckkodsskanning.
Fungerar det utan internetanslutning?⌄
Nej. Molntjänsten kräver en internetanslutning och det finns inget offlineläge. Med Enterprise kan Baktam i stället köras på en egen server i verkstadens lokala nätverk.
Är gränssnittet på svenska?⌄
Ja. Hela webbpanelen finns på svenska, och varje användare kan välja mellan tolv språk. Supporten ges däremot på engelska och turkiska.
Kan jag hantera flera filialer?⌄
Ja. Pro klarar upp till 3 filialer och Enterprise har ingen gräns. Användare som är kopplade till en filial arbetar bara med den filialens uppgifter, och delar kan flyttas mellan filialerna.
Kan mekanikerna se priser och marginaler?⌄
Nej. Mekanikerrollen ser bara tilldelade jobb, utan priser eller kostnader. Mekaniker kan registrera sin arbetstid och lägga till anteckningar och foton på arbetsordern.
Hur betalar jag abonnemanget?⌄
Utanför Turkiet faktureras abonnemanget i US-dollar och betalas med banköverföring mot faktura. Kortbetalning finns ännu inte för internationella kunder.