Arbetsorder: en och samma order från inlämning till utlämning
När en bil rullar in skriver du registreringsnumret, och kunden, fordonet och tidigare jobb kommer upp. Du lägger till felbeskrivning, mätarställning och foton och tilldelar en mekaniker. När delar och arbete läggs in räknas totalsumma och moms ut åt dig, och när bilen hämtas registreras betalningen på samma order.
Reg.nr
Foton & fel
Mekanikern jobbar
Utlämning
Vad är den till för?
I verkstaden
Felet står på en lapp, mätarställningen i en annan bok, och ingen minns vad som lovades kunden.
Med Baktam
Fel, mätarställning, bränslenivå och foton sparas på arbetsordern. Du kan skriva ut inlämningsformuläret och låta kunden skriva under.
I verkstaden
Mekanikern monterade en del men glömde skriva upp den. Vid månadsskiftet är vinsten borta och lagret stämmer inte.
Med Baktam
En del dras från lagret i samma stund som den läggs på arbetsordern, med sin kostnad. Du ser vad som monterades och av vem.
I verkstaden
Kunden står och väntar i receptionen medan moms och rabatt räknas ut på miniräknaren.
Med Baktam
Moms och rabatt räknas per rad och totalsumman syns direkt. Servicepaket (till exempel en regelbunden service) lägger till alla rader med ett klick.
Hur fungerar det?
- 1
Ta emot bilen
Välj registreringsnummer och kund, skriv in fel och mätarställning. I mobilappen kan du skanna chassinumret (VIN) med kameran och ta foton direkt.
- 2
Tilldela mekaniker
Ett jobb kan ha flera mekaniker. Var och en ser jobbet på sin egen skärm; start/stopp-timern i mobilappen registrerar arbetad tid.
- 3
Lägg till delar och arbete
Välj delar från lagret eller lägg till ett servicepaket. Pris, moms och rabatt räknas per rad, och delarna dras från lagret.
- 4
Flytta fram statusen
Offert → I verkstaden → Klar → Utlämnad. När jobbet är klart kan ett ”din bil är klar”-meddelande gå ut automatiskt (om ett SMS/WhatsApp-konto är kopplat).
- 5
Lämna ut och ta betalt
Registrera betalningen med kort eller banköverföring; det som inte betalas hamnar på kundens konto. Jobbet läggs till i fordonets historik.
Vem använder den?
Reception / kassör
Tar emot bilen, öppnar arbetsordern och registrerar betalningen vid utlämning.
Mekaniker
Ser jobben som tilldelats honom eller henne och lägger till delar och anteckningar. Ser aldrig priser eller kostnader.
Verkstadsägare
Ser vad varje jobb kostade, vem som är skyldig vad och hur mycket jobbet gav.
Funktionen är en del av Baktam, det verkstadssystem som samlar hela verkstaden på ett ställe.
Vanliga frågor
Kan jag skriva ut arbetsordern och låta kunden skriva under?
Ja. Inlämningsformuläret och arbetsordern kan skrivas ut eller sparas som PDF från webbläsaren. Inlämningsformuläret har också fordonets QR-kod.
Kan kunden godkänna offerten?
Ja. För en arbetsorder med status Offert skickar du kunden en godkännandelänk. Kunden ser raderna och totalsumman, skriver sitt namn, signerar och godkänner eller avvisar. Ett godkänt jobb går över till I verkstaden.
Ser mekanikerna priserna?
Nej. En användare med rollen Mekaniker ser bara de jobb som tilldelats honom eller henne; belopp, kostnader och vinst är dolda.
Måste jag skriva samma service varje gång?
Nej. Spara jobb du gör ofta (till exempel oljebyte med filter) som ett servicepaket med delar och arbete, och lägg till det på en arbetsorder med ett klick.
Relaterade funktioner
Kundgodkännande av offert
Offerten går till kundens mobil som en länk; kunden signerar och godkänner, och jobbet går över till I verkstaden av sig självt.
Fordon i verkstaden
Vilken bil som stått inne hur länge, och hos vem – i en blick. Försenade jobb högst upp.
Delar som behövs
Mekanikern listar delarna som behövs; Baktam visar om de finns i lager eller hos en leverantör, och till vilket pris.
Ett klick för att prova allt.
14 dagar gratis, inget kort krävs. Igång på några minuter, inlärt på en halv dag.