Arbeidsordre for bilverksted: én ordre fra mottak til utlevering
Når en bil ruller inn, skriver du reg.nr., og kunden, kjøretøyet og tidligere jobber kommer opp. Du legger inn feilbeskrivelsen, kilometerstanden og bilder, og setter på en mekaniker. Etter hvert som deler og arbeid legges til, regnes totalsum og mva ut for deg, og når bilen hentes, utstedes jobben som faktura og betalingen registreres på samme oppføring.
Reg.nr.
Bilder og feil
Mekanikeren jobber
Utlevering
Hva brukes det til?
På verkstedet
Feilbeskrivelsen står på en lapp, kilometerstanden i en annen bok, og ingen husker hva som ble lovet.
Med Baktam
Feilbeskrivelse, kilometerstand, drivstoffnivå og bilder blir liggende på arbeidsordren. Du kan skrive ut mottaksskjemaet og la kunden signere.
På verkstedet
Mekanikeren monterte en del, men glemte å skrive den ned. Ved månedsslutt er fortjenesten borte, og lageret stemmer ikke.
Med Baktam
En del trekkes fra lageret i det øyeblikket den legges på arbeidsordren, med innkjøpspris. Du ser hva som ble montert, og av hvem.
På verkstedet
Kunden står og venter ved disken mens mva og rabatt regnes ut på kalkulator.
Med Baktam
Mva og rabatt regnes ut linje for linje, og totalsummen vises med en gang. Servicepakker (for eksempel en periodisk service) legger inn alle linjene med ett klikk.
Hvordan fungerer det?
- 1
Ta imot bilen
Velg reg.nr. og kunde, og noter feilbeskrivelse og kilometerstand. I mobilappen kan du skanne understellsnummeret (VIN) med kameraet og ta bilder på stedet.
- 2
Sett på mekaniker
En jobb kan ha flere mekanikere. Hver av dem ser jobben på sin egen skjerm, og start/stopp-tidtakeren i mobilappen registrerer tidsbruken.
- 3
Legg til deler og arbeid
Velg deler fra lageret eller legg til en servicepakke. Pris, mva og rabatt regnes ut linje for linje, og delene trekkes fra lageret.
- 4
Flytt statusen videre
Tilbud → På verkstedet → Ferdig → Utlevert. Når jobben er ferdig, kan en «bilen din er klar»-melding gå ut automatisk (hvis en SMS-/WhatsApp-konto er koblet til).
- 5
Lever ut og få betalt
Jobben utstedes som faktura, og innbetalingen (for eksempel bankoverføring) registreres mot den; det som ikke er betalt, havner på kundekontoen. Jobben legges inn i kjøretøyets historikk.
Hvem bruker det?
Resepsjon / kasserer
Tar imot bilen, oppretter arbeidsordren og registrerer betalingen ved utlevering.
Mekaniker
Ser jobbene som er tildelt dem, og legger til deler og notater. Ser aldri priser eller kostnader.
Verkstedeier
Ser hva hver jobb kom på, hvem som skylder hva, og hva jobben ga i fortjeneste.
Denne funksjonen er en del av Baktam – et verkstedsystem som samler hele verkstedet på ett sted.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg skrive ut arbeidsordren og la kunden signere?
Ja. Mottaksskjemaet og arbeidsordren kan skrives ut, eller lagres som PDF fra nettleseren. Mottaksskjemaet har også kjøretøyets QR-kode.
Kan kunden godkjenne tilbudet?
Ja. For en arbeidsordre med status Tilbud sender du kunden en godkjenningslenke. Kunden ser linjene og totalsummen, skriver navnet sitt, signerer og godkjenner eller avslår. En godkjent jobb går over til På verkstedet.
Ser mekanikerne priser?
Nei. En bruker med rollen Mekaniker ser bare jobbene som er tildelt dem; beløp, kostnader og fortjeneste er skjult.
Må jeg skrive inn den samme jobben hver gang?
Nei. Lagre jobbene du gjør ofte (for eksempel olje- og filterskift) som en servicepakke med deler og arbeid, og legg den på arbeidsordren med ett klikk.
Relaterte funksjoner
Kundegodkjenning av tilbud
Tilbudet går som lenke til kundens telefon; kunden signerer og godkjenner, og jobben går over til På verkstedet av seg selv.
Biler på verkstedet
Hvilken bil som har stått inne hvor lenge, og hos hvem – med ett blikk. Forsinkede jobber øverst.
Deler som trengs
Mekanikeren fører opp delene som trengs; Baktam viser om de finnes på lager eller hos en leverandør, og til hvilken pris.
Ett klikk er alt som skal til for å prøve alt.
14 dager gratis, uten betalingskort. Satt opp på 5 minutter, lært på en halv dag.