Werkorder software: één werkorder van inname tot aflevering
Rijdt er een auto binnen, dan typ je het kenteken en verschijnen de klant, het voertuig en eerdere klussen. Je noteert de klacht, de kilometerstand en foto's en wijst een monteur toe. Zodra onderdelen en arbeidsloon erop staan, worden het totaal en de btw voor je berekend, en bij het ophalen reken je af op dezelfde werkorder.
Kenteken
Foto's & klacht
Monteur aan het werk
Aflevering
Waarvoor dient het?
In de werkplaats
De klacht staat op een briefje, de kilometerstand in een ander schrift, en niemand weet nog wat er beloofd is.
Met Baktam
Klacht, kilometerstand, brandstofniveau en foto's blijven op de werkorder staan. Het innameformulier druk je af en laat je door de klant tekenen.
In de werkplaats
De monteur heeft een onderdeel gemonteerd maar het niet opgeschreven. Aan het eind van de maand is de winst weg en klopt de voorraad niet.
Met Baktam
Een onderdeel gaat uit de voorraad zodra het op de werkorder komt, met de kostprijs erbij. Je ziet wat er gemonteerd is en door wie.
In de werkplaats
De klant staat aan de balie te wachten terwijl btw en korting op de rekenmachine worden uitgerekend.
Met Baktam
Btw en korting worden per regel berekend en het totaal staat er meteen. Servicepakketten (bijvoorbeeld een kleine beurt) zetten alle regels er met één klik op.
Hoe werkt het?
- 1
Neem de auto in
Kies kenteken en klant, noteer de klacht en de kilometerstand. In de mobiele app scan je het chassisnummer (VIN) met de camera en maak je ter plekke foto's.
- 2
Wijs de monteur toe
Op één klus kunnen meerdere monteurs werken. Ieder ziet de klus op zijn eigen scherm; de start/stop-timer in de mobiele app legt de bestede tijd vast.
- 3
Voeg onderdelen en arbeidsloon toe
Kies onderdelen uit de voorraad of voeg een servicepakket toe. Prijs, btw en korting worden per regel berekend; onderdelen gaan uit de voorraad.
- 4
Zet de status door
Offerte → In de werkplaats → Afgerond → Afgeleverd. Is de klus afgerond, dan kan er automatisch een bericht “je auto is klaar” uitgaan (als er een sms/WhatsApp-account gekoppeld is).
- 5
Afleveren en afrekenen
Ontvang de betaling contant, per pin of kaart of per bankoverschrijving; wat nog openstaat, komt op de klantrekening. De klus wordt toegevoegd aan de historie van het voertuig.
Wie gebruikt het?
Balie / kassamedewerker
Neemt de auto in, opent de werkorder en rekent af bij het ophalen.
Monteur
Ziet de klussen die aan hem zijn toegewezen en voegt onderdelen en notities toe. Ziet nooit prijzen of kosten.
Garagehouder
Ziet wat elke klus heeft opgeleverd, wie wat nog moet betalen en hoeveel er aan de klus verdiend is.
Deze functie is onderdeel van Baktam, de garagesoftware die de hele werkplaats op één plek houdt.
Veelgestelde vragen
Kan ik de werkorder afdrukken en door de klant laten tekenen?
Ja. Het innameformulier en de werkorder kun je afdrukken of vanuit je browser als pdf opslaan. Op het innameformulier staat ook de QR-code van het voertuig.
Kan de klant de offerte goedkeuren?
Ja. Voor een werkorder met de status Offerte stuur je de klant een goedkeuringslink. De klant ziet de regels en het totaal, vult zijn naam in, tekent en keurt goed of wijst af. Een goedgekeurde klus gaat naar In de werkplaats.
Zien monteurs prijzen?
Nee. Een gebruiker met de rol Monteur ziet alleen de klussen die aan hem zijn toegewezen; bedragen, kosten en winst zijn verborgen.
Moet ik dezelfde beurt elke keer opnieuw invoeren?
Nee. Sla klussen die je vaak doet (bijvoorbeeld olie verversen met filter) op als servicepakket met onderdelen en arbeidsloon, en zet het met één klik op een werkorder.
Gerelateerde functies
Klantgoedkeuring offerte
De offerte gaat als link naar de telefoon van de klant; die tekent en keurt goed, en de klus gaat vanzelf de werkplaats in.
In de werkplaats
Welke auto staat hoeveel dagen binnen, en bij wie — in één oogopslag. Achterstallige klussen bovenaan.
Benodigde onderdelen
De monteur zet de benodigde onderdelen op een lijst; Baktam laat zien of ze op voorraad zijn of bij een leverancier, en tegen welke prijs.
Met één klik probeer je alles.
14 dagen gratis, zonder creditcard. In 5 minuten ingericht, in een halve dag onder de knie.