Werkplaatsproces: de reis van één auto, van de deur tot de aflevering
In een werkplaats begint een klus als de auto het terrein op rijdt en eindigt hij als de klant terugkomt voor de volgende beurt. Daartussen zitten inname, diagnose, offerte, onderdelen, het werk van de monteur, de klant op de hoogte houden, betaling en aflevering, en bij elke stap kan er iets misgaan. Deze pagina volgt één auto van begin tot eind door Baktam; elke stap linkt naar de pagina die die functie uitlegt.
Aanmelden met QR
Handtekening & goedkeuring
Werk van de monteur
Aflevering & betaling
Voorbeeldscenario
Voorbeeld: op een dinsdagochtend brengt Sanne haar Golf uit 2017 naar de garage van Jeroen, omdat de remmen piepen. De stappen hieronder volgen die auto, van de QR-poster bij de deur tot de handtekening bij aflevering en de onderhoudsherinnering zes maanden later. De personen en de auto zijn verzonnen.
De reis van één auto, stap voor stap
1. Aanmelden met QR
Sanne scant de poster aan de balie met haar telefoon en vult zelf haar kenteken, telefoonnummer, de klacht “remgeluid” en een foto van het voorwiel in. De aanmelding komt bij Jeroen binnen onder “QR-aanmeldingen”, en aan de balie ontstaat geen rij.
Aanmelden met QR2. Innameformulier en handtekening
Sanne leest de innamevoorwaarden (3 dagen gratis stalling, daarna stallingskosten per dag, 6 maanden garantie op arbeid) en tekent met haar vinger. Jeroen maakt er met één klik een werkorder van; foto's en handtekening gaan mee.
Innameformulier & handtekening3. Diagnose en regels
De monteur ziet dat de remblokken voor versleten zijn en dat er groeven in de schijven zitten. Hij zet onderdelen en arbeidsloon regel voor regel op de werkorder; btw en totaal worden vanzelf berekend.
Werkorders & voertuiginname4. Goedkeuring door de klant
De offerte komt op Sannes telefoon. Ze ziet de regels, het totaal en de voorwaarden, vult haar naam in en tekent om goed te keuren. Er wordt een kopie bewaard van wat ze goedkeurde, en het afgedrukte goedkeuringsbewijs is via QR te controleren.
Klantgoedkeuring offerte5. Benodigde onderdelen en bestellen
De remblokken liggen op het schap, de schijven niet. Vanuit de lijst benodigde onderdelen tikt Jeroen op “Direct kopen” in de catalogus van een gekoppelde leverancier, of vraagt hij meerdere leveranciers om een offerte; komen de onderdelen binnen, dan gaan ze de voorraad in en op de kosten van de klus. Was er draaiwerk nodig geweest, dan was dat als uitbesteed werk de deur uit gegaan.
Benodigde onderdelen6. Volgen in de werkplaats
De auto staat met zijn monteur op het scherm “In de werkplaats”. Sanne volgt de status via de volglink die ze bij de inname kreeg, dus er komen minder telefoontjes met “wanneer is hij klaar?”.
In de werkplaats7. “Je auto is klaar”
Rondt de monteur de klus af, dan krijgt Sanne het bericht “je auto is klaar”. Heb je ze aan het sjabloon toegevoegd, dan staan ook het openstaande bedrag, je IBAN en de omschrijving voor de overschrijving in het bericht (als er een sms/WhatsApp-account gekoppeld is).
Herinneringen & sms/WhatsApp8. Betaling
Sanne maakt het bedrag in haar lunchpauze over of pint bij het ophalen; omdat de omschrijving het werkordernummer en het kenteken bevat, is meteen duidelijk bij welke klus het geld hoort. Wat openstaat, komt op haar klantrekening. Het geld wordt op de juiste rekening geboekt (kas, bank of pin); 's avonds wordt de kas geteld en een verschil vastgelegd.
Betalingen, kas & vorderingen9. Afleverbewijs
Bij aflevering toont de afdruk van de werkorder het uitgevoerde werk, de gemonteerde onderdelen en het bedrag; de werkplaats en de klant tekenen. Ook een betaalbewijs kun je afdrukken. De klus komt in de historie van de auto.
Innameformulier & handtekening10. Onderhoudsherinnering
Voor de volgende beurt worden een datum en een streefkilometerstand vastgelegd. Is het zover, dan krijgt Sanne een herinnering en belt ze Jeroen voor een afspraak.
Herinneringen & sms/WhatsApp
Waarvoor dient het?
In de werkplaats
Informatie raakt kwijt terwijl de klus van het ene briefje naar het andere gaat: de klacht bereikt de monteur niet, het gemonteerde onderdeel de factuur niet.
Met Baktam
Van inname tot aflevering loopt alles via één werkorder. Klacht, foto's, handtekening, onderdelen, goedkeuring en betaling staan in één dossier; niemand typt iets twee keer.
In de werkplaats
Klanten bellen de hele dag: “Zijn jullie al begonnen? Wat gaat het kosten? Wanneer is hij klaar?”
Met Baktam
De klant ziet de offerte op zijn telefoon en keurt hem goed, volgt de status via de volglink en krijgt een bericht als de klus klaar is. Jij besteedt je tijd aan auto's, niet aan de telefoon.
In de werkplaats
Bij onenigheid heb je niets op papier: wat is er beloofd, wat is er goedgekeurd, in welke staat was de auto?
Met Baktam
Elke stap laat een bewijs achter: een getekend innameformulier, een goedkeuringsbewijs met verificatiecode, de afleverafdruk en het betaalbewijs.
Hoe werkt het?
- 1
Leg je voorwaarden vast
Vul onder Instellingen > Voorwaarden één keer je innamebepalingen, gratis stallingsdagen, stallingskosten per dag en garantie op arbeid in. Ze verschijnen automatisch op het innameformulier en bij de goedkeuring.
- 2
Hang de QR-poster op
Druk de poster van je vestiging af via Instellingen > Aanmelden met QR en hang hem aan de balie of op de deur. Je kunt ook een tablet in kioskmodus aan de balie neerleggen.
- 3
Vul je bankgegevens in
Vul je IBAN's in onder Instellingen > Betaalgegevens. Staat er een bedrag open, dan verschijnen ze op de afdruk van de werkorder, op de bon en op de volgpagina van de klant.
- 4
Koppel berichten
Koppel je sms- of WhatsApp-account, zodat goedkeuringslinks, “je auto is klaar” en onderhoudsherinneringen automatisch uitgaan. Zonder account stuur je de goedkeuringslink nog steeds via WhatsApp met een kant-en-klaar bericht.
Wie gebruikt het?
Garagehouder
Richt het proces één keer in; ziet bij welke stap elke klus is en welke bewijzen er zijn.
Balie / kassamedewerker
Regelt inname, offerte, betaling en aflevering vanuit hetzelfde scherm.
Monteur
Ziet de klus die aan hem is toegewezen, de klacht en de foto's; voegt onderdelen en notities toe. Ziet geen bedragen.
Voertuigeigenaar (klant)
Meldt zijn auto zelf aan, keurt de offerte op zijn telefoon goed en volgt de status.
Deze functie is onderdeel van Baktam, de garagesoftware die de hele werkplaats op één plek houdt.
Veelgestelde vragen
Moet ik elke stap gebruiken?
Nee. Aanmelden met QR, automatische berichten, goedkeuringslinks en onderdelen bestellen zijn allemaal optioneel. De werkwijze die je kent, blijft werken: werkorder aan de balie openen, monteur toewijzen, afrekenen bij aflevering. Voeg stappen toe wanneer je ze nodig hebt.
Waar krijgt de klant de volglink?
Een klant die zich via QR aanmeldt, ziet de volglink meteen na het versturen op zijn telefoon en keurt daar ook de offerte goed als die klaar is. Heb je de klus aan de balie geopend, dan stuur je de klant een aparte goedkeuringslink.
Gaat het anders bij carrosserie- of aircowerk?
De basisstappen zijn hetzelfde. Bij schadeherstel komen er bij de inname een schadeschema per carrosserievorm met handtekening, een begroting vanuit het schema en een verzekeringsdossier bij; bij auto-airco worden metingen, koudemiddel en lektest op de werkorder vastgelegd.
Wat heb ik nodig om berichten te laten uitgaan?
Automatische sms- en WhatsApp-berichten vragen om je eigen gekoppelde provideraccount; ze zitten in de pakketten Pro en Enterprise. Zonder account stuur je de goedkeuringslink zelf via WhatsApp met een kant-en-klaar bericht.
Gerelateerde functies
Aanmelden met QR
De klant scant de QR aan de balie, meldt de auto aan en tekent je voorwaarden; jij opent de werkorder met één klik.
Innameformulier & handtekening
Innameformulier, voorwaarden, stallingskosten en garantie in één bewijs; de klant tekent en de handtekening blijft bij de klus.
Klantgoedkeuring offerte
De offerte gaat als link naar de telefoon van de klant; die accepteert je voorwaarden en tekent, en het goedkeuringsbewijs is via QR te controleren.
Met één klik probeer je alles.
14 dagen gratis, zonder creditcard. In 5 minuten ingericht, in een halve dag onder de knie.