Flusso di lavoro in officina: il percorso di un'auto dall'ingresso alla consegna
In officina un lavoro comincia quando l'auto entra dal cancello e finisce quando il cliente torna per il tagliando successivo. In mezzo ci sono accettazione, diagnosi, preventivo, ricambi, il lavoro del tecnico, gli avvisi al cliente, il pagamento e la consegna, e a ogni passaggio qualcosa può andare perso. Questa pagina segue un'auto in Baktam dall'inizio alla fine; ogni passaggio porta alla pagina che spiega quella funzionalità.
Accettazione con QR
Firma e approvazione
Lavoro del tecnico
Consegna e pagamento
Scenario di esempio
Esempio: un martedì mattina Giulia porta la sua Fiat Tipo del 2017 all'officina di Marco perché i freni fischiano. I passaggi qui sotto seguono quell'auto, dal cartello QR all'ingresso fino alla firma alla consegna e al promemoria del tagliando sei mesi dopo. Le persone e l'auto sono inventate.
Il percorso di un'auto, passo dopo passo
1. Accettazione con QR
Giulia inquadra con il telefono il cartello al banco e inserisce da sola targa, numero di telefono, il difetto «rumore ai freni» e una foto della ruota anteriore. La richiesta arriva nella schermata «Accettazioni QR» di Marco, e al banco non si forma la fila.
Accettazione con QR2. Modulo di accettazione e firma
Giulia legge le condizioni di accettazione (3 giorni di sosta gratuita, poi un costo di sosta giornaliero, 6 mesi di garanzia sulla manodopera) e firma con il dito. Marco apre l'ordine di lavoro con un clic; foto e firma ci passano sopra.
Modulo di accettazione e firma3. Diagnosi e righe
Il tecnico trova le pastiglie anteriori consumate e i dischi rigati. Aggiunge ricambi e manodopera riga per riga sull'ordine di lavoro; IVA e totale si calcolano da soli.
Ordini di lavoro e accettazione4. Approvazione della cliente
Il preventivo arriva sul telefono di Giulia. Vede righe, totale e condizioni, scrive il suo nome e firma per approvare. Viene conservata una copia di quello che ha approvato, e la ricevuta di approvazione stampata si verifica tramite QR.
Approvazione preventivi5. Ricambi necessari e ordine
Le pastiglie sono sullo scaffale, i dischi no. Dall'elenco dei ricambi necessari, Marco tocca «Acquista ora» nel catalogo di un ricambista collegato oppure chiede offerte a più ricambisti; quando arrivano, i pezzi entrano in magazzino e nel costo del lavoro. Se fosse servita una rettifica, sarebbe partita come lavoro esterno.
Ricambi necessari6. Avanzamento in officina
L'auto è nella schermata «In officina» con il suo tecnico. Giulia segue lo stato dal link di avanzamento ricevuto all'accettazione, così le telefonate «quando è pronta?» diminuiscono.
Veicoli in officina7. «La tua auto è pronta»
Quando il tecnico completa il lavoro, Giulia riceve il messaggio «la tua auto è pronta». Se li hai aggiunti al modello, nel messaggio ci sono anche l'importo da pagare, il tuo IBAN e la causale del bonifico (se è collegato un account SMS/WhatsApp).
Promemoria e SMS/WhatsApp8. Pagamento
Giulia fa il bonifico in pausa pranzo oppure paga con carta quando arriva; dato che la causale contiene il numero dell'ordine di lavoro e la targa, si capisce subito a quale lavoro appartiene il pagamento. Quello che resta da pagare va sul suo conto cliente. L'incasso viene registrato automaticamente sul conto bancario giusto.
Pagamenti e crediti9. Documento di consegna
Alla consegna, la stampa dell'ordine di lavoro riporta i lavori eseguiti, i ricambi montati e l'importo; firmano l'officina e la cliente. Si può stampare anche una ricevuta di pagamento. Il lavoro entra nello storico del veicolo.
Modulo di accettazione e firma10. Promemoria del tagliando
Per il prossimo tagliando si fissano una data e un chilometraggio di riferimento. Quando è il momento, Giulia riceve un promemoria e chiama Marco per prenotare.
Promemoria e SMS/WhatsApp
A cosa serve?
In officina
Le informazioni si perdono mentre il lavoro passa da un foglio all'altro: il difetto non arriva al tecnico, il ricambio montato non arriva in fattura.
Con Baktam
Dall'accettazione alla consegna, tutto passa da un unico ordine di lavoro. Difetto, foto, firma, ricambi, approvazione e pagamento stanno nella stessa scheda; nessuno scrive due volte la stessa cosa.
In officina
I clienti chiamano tutto il giorno: «Avete iniziato? Quanto verrà? Quando è pronta?»
Con Baktam
Il cliente vede e approva il preventivo sul telefono, segue lo stato dal link di avanzamento e riceve un messaggio quando l'auto è pronta. Il tuo tempo va alle auto, non al telefono.
In officina
Quando nasce una discussione non hai niente per iscritto: cosa è stato promesso, cosa è stato approvato, in che stato era l'auto?
Con Baktam
Ogni passaggio lascia un documento: un modulo di accettazione firmato, una ricevuta di approvazione con codice di verifica, la stampa di consegna e la ricevuta di pagamento.
Come funziona?
- 1
Scrivi le tue condizioni
In Impostazioni > Condizioni inserisci una volta sola le clausole di accettazione, i giorni di sosta gratuiti, il costo di sosta giornaliero e la garanzia sulla manodopera. Compaiono in automatico sul modulo di accettazione e nella schermata di approvazione.
- 2
Appendi il cartello QR
Stampa il cartello della tua filiale da Impostazioni > Accettazione con QR e mettilo al banco o sulla porta. Puoi anche lasciare un tablet in modalità chiosco al banco.
- 3
Aggiungi i dati bancari
Inserisci i tuoi IBAN in Impostazioni > Dati di pagamento. Quando c'è un importo da pagare, compaiono sulla stampa dell'ordine di lavoro, sulla ricevuta e sulla pagina di avanzamento del cliente.
- 4
Collega i messaggi
Collega il tuo account SMS o WhatsApp, così link di approvazione, «la tua auto è pronta» e promemoria del tagliando partono da soli. Senza account puoi comunque mandare il link di approvazione su WhatsApp con un messaggio già pronto.
Chi la usa?
Titolare dell'officina
Imposta il flusso una volta; vede a che punto è ogni lavoro e quali documenti restano.
Accettazione / front office
Gestisce accettazione, preventivo, pagamento e consegna dalla stessa schermata.
Tecnico
Vede il lavoro assegnato, il difetto e le foto; aggiunge ricambi e note. Non vede gli importi.
Proprietario del veicolo (cliente)
Registra da solo l'auto, approva il preventivo sul telefono e segue lo stato.
Questa funzionalità fa parte di Baktam, il gestionale officina che tiene tutta l'officina in un unico posto.
Domande frequenti
Devo usare tutti i passaggi?
No. Accettazione con QR, messaggi automatici, link di approvazione e ordini di ricambi sono tutti facoltativi. Il modo di lavorare che conosci continua a funzionare: apri l'ordine di lavoro al banco, assegni un tecnico, registri il pagamento alla consegna. Aggiungi i passaggi quando ti servono.
Dove riceve il cliente il link di avanzamento?
Il cliente che si registra con il QR vede il link di avanzamento sul telefono appena invia il modulo, e lì approva il preventivo quando è pronto. Se hai aperto il lavoro al banco, mandi al cliente un link di approvazione a parte.
Cambia qualcosa per carrozzeria o climatizzazione?
I passaggi di base sono gli stessi. In carrozzeria, all'accettazione si aggiungono uno schema danni per tipo di carrozzeria con firma, un preventivo dallo schema e una pratica assicurativa; nella climatizzazione auto, misure, gas refrigerante e prova di tenuta vengono registrati sull'ordine di lavoro.
Cosa serve perché partano i messaggi?
Gli SMS e i messaggi WhatsApp automatici richiedono il tuo account del fornitore collegato; sono inclusi nei piani Pro ed Enterprise. Senza account mandi tu il link di approvazione su WhatsApp con un messaggio già pronto.
Funzionalità correlate
Accettazione con QR
Il cliente inquadra il QR al banco, registra l'auto e firma le tue condizioni; tu apri l'ordine di lavoro con un clic.
Modulo di accettazione e firma
Modulo di accettazione, condizioni, costo di sosta e garanzia in un unico documento; il cliente firma e la firma resta sul lavoro.
Approvazione preventivi
Il preventivo arriva sul telefono del cliente come link; accetta le tue condizioni e firma, e la ricevuta di approvazione si verifica tramite QR.
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