Baktam
Atölye

Oto servis iş akışı: bir aracın kapıdan çıkışa yolculuğu

Tamirhanede iş, araç kapıya geldiğinde başlar; müşteri altı ay sonra bakıma geri döndüğünde tamamlanır. Arada kabul, arıza tespiti, teklif, parça, usta, haber verme, tahsilat ve teslim vardır ve her adımda bir şey unutulabilir. Bu sayfa, Baktam'da bir aracın baştan sona nasıl ilerlediğini tek bir örnekle anlatır; her adım o özelliğin ayrıntılı sayfasına bağlanır.

14 gün ücretsiz deneTüm özellikler

  1. QR ile kabul

  2. İmza ve onay

  3. Usta işi

  4. Teslim ve tahsilat

Örnek senaryo

Örnek: Salı sabahı Kemal Usta'nın dükkânına Selin Hanım, frenden ses gelen 2017 model bir Passat'la geliyor. Aşağıdaki adımlar bu aracın yolculuğu: kapıdaki QR afişinden teslimdeki imzaya ve altı ay sonraki bakım mesajına kadar. Kişiler ve araç kurgusaldır.

Bir aracın yolculuğu, adım adım

  1. 1. QR ile kabul

    Selin Hanım tezgâhtaki afişi telefonuyla okutur; plakasını, telefonunu, “fren sesi” şikâyetini ve ön tekerin fotoğrafını kendisi girer. Kayıt Kemal Usta'nın “Gelen kabuller” ekranına düşer, tezgâhta sıra birikmez.

    QR ile araç kabul

  2. 2. Kabul formu ve imza

    Selin Hanım kabul şartlarını (3 gün ücretsiz bekleme, sonrası günlük otopark ücreti, 6 ay işçilik garantisi) okuyup parmağıyla imzalar. Kemal Usta tek tıkla iş emri açar; fotoğraflar ve imza iş emrine taşınır.

    Araç kabul formu ve imza

  3. 3. Arıza tespiti ve kalemler

    Usta ön balataların bittiğini, diskin de çizildiğini görür. Parça ve işçiliği iş emrine satır satır ekler; KDV ve toplam kendiliğinden hesaplanır.

    İş emri ve araç kabul

  4. 4. Müşteri onayı

    Teklif Selin Hanım'ın telefonuna gelir. Kalemleri, toplamı ve şartları görür; adını yazıp imzalayarak onaylar. Onay anının kopyası saklanır, basılı onay belgesi QR ile doğrulanır.

    Müşteri teklif onayı

  5. 5. Parça ihtiyacı ve tedarik

    Balata rafta var, disk yok. İhtiyaç listesinden bağlı parçacının kataloğunda “Hemen al” denir ya da birkaç parçacıdan teklif istenir; parça gelince stoğa ve iş emrinin maliyetine işlenir. Torna ya da rektifiye gereken bir iş olsaydı dış iş olarak gönderilirdi.

    Parça ihtiyaç listesi

  6. 6. Serviste takip

    Araç servisteki araçlar ekranında, ustası belli. Selin Hanım durumu QR kaydından kalan takip bağlantısından izler; “ne zaman biter?” telefonları azalır.

    Servisteki araçlar

  7. 7. “Aracınız hazır” mesajı

    Usta işi tamamlayınca Selin Hanım'a “Aracınız hazır” mesajı gider. Şablona eklediyseniz ödenecek tutar, IBAN'ınız ve havale açıklaması da mesajın içindedir (SMS/WhatsApp hesabı bağlıysa).

    Hatırlatıcılar ve SMS/WhatsApp

  8. 8. Tahsilat

    Selin Hanım öğle arasında havale yapar ya da gelince kartla öder; açıklamada iş emri numarası ve plaka olduğu için ödeme hangi işe ait, hemen anlaşılır. Ödenmeyen kısım carisine yazılır. Para doğru hesaba (nakit kasa, banka ya da POS) yazılır; akşam kasa sayılır, fark varsa kayda geçer.

    Tahsilat, kasa ve alacaklar

  9. 9. Teslim belgesi

    Teslimde iş emri çıktısı yapılan işleri, takılan parçaları ve tutarı gösterir; servis ve müşteri imza atar. Tahsilat makbuzu ayrıca basılabilir. İş, aracın geçmişine eklenir.

    Araç kabul formu ve imza

  10. 10. Bakım hatırlatıcı

    Sonraki bakım için tarih ve hedef km girilir. Zamanı gelince Selin Hanım'a hatırlatma gider; randevu için yine Kemal Usta'yı arar.

    Hatırlatıcılar ve SMS/WhatsApp

Ne işe yarar?

Sanayide

İş bir kâğıttan ötekine geçerken bilgi kayboluyor: kabulde yazılan şikâyet ustaya, ustanın taktığı parça kasaya ulaşmıyor.

Baktam'da

Kabulden teslime her şey aynı iş emrinde ilerler. Şikâyet, fotoğraf, imza, parça, onay ve tahsilat tek kayıttadır; kimse aynı bilgiyi iki kez yazmaz.

Sanayide

Müşteri gün boyu arıyor: “Başladınız mı, ne kadar tutacak, ne zaman biter?”

Baktam'da

Müşteri teklifi telefonunda görüp onaylar, durumu takip bağlantısından izler, iş bitince mesaj alır. Siz telefonla değil, işle uğraşırsınız.

Sanayide

Tartışma çıktığında elinizde belge yok: ne söz verildi, ne onaylandı, araç nasıl geldi?

Baktam'da

Her adım bir belge bırakır: imzalı kabul formu, doğrulama kodlu onay belgesi, teslim çıktısı ve tahsilat makbuzu.

Nasıl çalışır?

  1. 1

    Şartlarınızı yazın

    Ayarlar > Şartlar'da kabul maddelerini, ücretsiz bekleme gününü, günlük otopark ücretini ve işçilik garantisini bir kez girin. Kabul formuna ve onay ekranına kendiliğinden gelir.

  2. 2

    QR afişini asın

    Ayarlar > QR ile kabul'den şubenizin afişini yazdırıp tezgâha ya da kapıya asın. İsterseniz tezgâhtaki tableti kiosk modunda açık bırakın.

  3. 3

    Ödeme bilgilerinizi ekleyin

    Ayarlar > Ödeme bilgileri'ne IBAN'larınızı girin. Ödenecek bakiye olduğunda iş emri çıktısında, fişte ve müşterinin takip sayfasında görünür.

  4. 4

    Mesajları bağlayın

    SMS ya da WhatsApp hesabınızı bağlayın; onay bağlantısı, “Aracınız hazır” ve bakım hatırlatmaları kendiliğinden gitsin. Bağlamadan da onay bağlantısını WhatsApp'ta hazır mesajla gönderebilirsiniz.

Kimler kullanır?

Servis sahibi

Akışı bir kez kurar; her işin hangi adımda olduğunu ve geride kalan belgeleri görür.

Ön büro / kasiyer

Kabulü, teklifi, tahsilatı ve teslimi aynı ekrandan yürütür.

Usta / teknisyen

Kendisine atanan işi, şikâyeti ve fotoğrafları görür; parça ve not ekler. Tutar görmez.

Araç sahibi (müşteri)

Kaydını kendisi yapar, teklifi telefonundan onaylar, aracının durumunu izler.

Bu özellik, servisin bütün işini tek panelde toplayan oto servis programı Baktam'ın bir parçasıdır.

Sık sorulan sorular

Bu adımların hepsini kullanmak zorunda mıyım?

Hayır. QR ile kabul, otomatik mesajlar, onay bağlantısı ve parça tedariği isteğe bağlıdır. Alıştığınız akış da çalışır: tezgâhta iş emri açar, ustayı atar, teslimde tahsil edersiniz. İhtiyacınız olan adımı ekledikçe akış tamamlanır.

Müşteri takip bağlantısını nereden alıyor?

QR ile kabul yapan müşteri, kaydı gönderdiği anda takip bağlantısını telefonunda görür; teklif hazır olunca onayı da oradan verir. Kabulü tezgâhta siz açtıysanız teklif onayı için müşteriye ayrı bir bağlantı gönderirsiniz.

Akış kaporta ya da klima işinde değişiyor mu?

Temel adımlar aynıdır. Kaporta-boya işletmesinde kabulde kasa şemasıyla hasar işaretleme ve imza, şemadan teklif ve sigorta dosyası eklenir; oto klima işletmesinde ölçüm, gaz ve kaçak testi kayıtları iş emrine girer.

Mesajların gitmesi için ne gerekir?

Otomatik SMS ve WhatsApp mesajları için kendi sağlayıcı hesabınızın bağlı olması gerekir; bu özellik Pro ve Kurumsal pakettedir. Hesap bağlı değilse onay bağlantısını WhatsApp'ta hazır mesajla kendiniz gönderirsiniz.

İlgili özellikler

QR ile araç kabul

Müşteri tezgâhtaki QR'ı okutur, aracını kendisi kaydeder ve şartları imzalar; siz tek tıkla iş emri açarsınız.

Araç kabul formu ve imza

Kabul formu, şartlar, otopark ücreti ve garanti tek belgede; müşteri imzalar, imza iş emrinde saklanır.

Müşteri teklif onayı

Teklif müşterinin telefonuna link olarak gider; müşteri şartları kabul edip imzalar, onay belgesi QR ile doğrulanır.

Hepsini denemek için tek tuş yeter.

14 gün ücretsiz, kart sormadan. Kurulum 5 dakika, eğitim yarım gün.

14 gün ücretsiz deneFiyatları gör

Bu özelliği demoda görün →Kurgusal verilerle canlı demo; veriler her gece sıfırlanır.