Oto servis e-fatura ve e-arşiv, ayrı programa gerek kalmadan
Parça ve işçilik faturasını kesmek için ayrı bir programa geçmek, bilgileri yeniden yazmak zaman kaybıdır. Baktam, oto servis e-fatura ve e-arşiv faturalarını müşteriye kayıtlı satışlardan UBL-TR biçiminde üretir ve kendi entegratör hesabınız üzerinden gönderir.
e-Fatura mı, e-Arşiv mi?
Alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Baktam belge türünü müşterinin vergi ya da kimlik numarasına göre kendisi seçer; QNB eFinans'ta mükellef sorgusu yapılır. Entegratör belge türünün yanlış olduğunu bildirirse fatura doğru türle bir kez daha gönderilir. Böylece ön masadaki kişinin her müşteride bu ayrımı düşünmesi gerekmez.
Desteklenen entegratörler
Her işletme faturayı kendi VKN ya da TCKN'si adına keser; bu yüzden entegratör hesabı işletmeye aittir ve panelden girilir. Şu yöntemlerden birini seçebilirsiniz:
- QNB eFinans: e-fatura ve e-arşiv web servisleri
- Sovos (Foriba): e-fatura ve e-arşiv web servisleri
- Manuel: UBL-TR 2.1 XML dosyasını indirip GİB portalına kendiniz yüklersiniz (mali mühür imzası içermez, resmi kullanım için entegratör önerilir)
Fatura hangi kayıttan kesilir?
Oto servis e-fatura işlemi, müşteriye (cari hesaba) bağlı satış kayıtlarından yapılır. Satışa yedek parça ve işçilik kalemleri eklenir; satır bazında KDV oranı ve iskonto ile belge iskontosu faturaya aynen yansır. Müşteri kartında VKN ya da TCKN, vergi dairesi ve adres bulunmalıdır. Alıcının birden fazla e-fatura posta kutusu etiketi varsa müşteri kartına isteğe bağlı olarak etiket de yazılabilir. Kayıtsız (perakende) hızlı satışlardan e-fatura düzenlenmez; müşterinizi cari olarak kaydetmeniz yeterlidir.
Test ortamında deneyin, sonra canlıya geçin
Ayarlar'daki e-Fatura sayfasında entegratörü seçer, ortamı Test bırakıp web servis kullanıcı bilgilerinizi girersiniz. Kullanıcı adı ve parolalar şifrelenerek saklanır ve ekranda tekrar gösterilmez. "Bağlantıyı dene" ile hesabınızı doğrular, birkaç deneme faturasından sonra canlı bilgilerle Canlı ortama geçersiniz.
Gönderimden sonra
Satış detayındaki e-Fatura kutusunda belgenin durumu görünür; "Durumu yenile" ile entegratördeki son durumu sorgular, faturanın PDF'ini görüntüler ya da XML'ini indirirsiniz. Her satış için tek fatura kaydı tutulur, aynı satış iki kez gönderilmez; geçici bir bağlantı hatasında fatura aynı belge kimliğiyle yeniden denenir. Şubeye bağlı kullanıcılar yalnızca kendi şubelerinin faturalarını görür.
Hangi pakette var?
e-Fatura ve e-arşiv özelliği Pro ve Kurumsal pakette yer alır, 14 günlük ücretsiz denemede de açıktır; Mikro pakette bulunmaz. Entegratör hizmetini ise kendi sözleşmenizle doğrudan entegratörden alırsınız. Paket fiyatlarını fiyatlandırma sayfasında bulabilirsiniz.
Nasıl çalışır?
- 1
İşletme bilgilerini tamamlayın
Ayarlar'da VKN ya da TCKN, vergi dairesi ve adresinizi girin; ardından entegratör hesabınızı ekleyip bağlantıyı deneyin.
- 2
Müşteriyi ve satışı kaydedin
Müşteri kartına vergi bilgilerini yazın, parça ve işçilik kalemleriyle cari satışı oluşturun.
- 3
e-Fatura gönder'e basın
Satış detayından faturayı gönderin; belge türü kendiliğinden seçilir, durumu ve PDF'i aynı ekrandan izleyin.
Sık sorulan sorular
Oto servis e-fatura için ayrıca entegratör hesabı gerekir mi?⌄
Evet. Fatura işletmenizin kendi VKN'si adına kesildiği için QNB eFinans ya da Sovos (Foriba) web servis hesabınızı panelden girmeniz gerekir. Entegratör hesabı olmadan yalnızca UBL-TR XML indirip GİB portalına elle yükleyebilirsiniz.
e-Arşiv fatura da kesebilir miyim?⌄
Evet. Alıcı e-fatura mükellefi değilse Baktam faturayı e-arşiv olarak düzenler. Bunun için müşteri kartında VKN ya da TCKN kayıtlı olmalıdır.
İş emrinden doğrudan e-fatura kesilebilir mi?⌄
e-Fatura, müşteriye bağlı satış kaydından düzenlenir. İş emrindeki parça ve işçilik kalemlerini cari satışa ekleyerek faturalandırırsınız.
Gönderdiğim faturayı geri alabilir miyim?⌄
Canlı ortamda gönderilen fatura resmidir ve geri alınamaz; düzeltme için iade ya da yeni fatura gerekir. Bu yüzden önce Test ortamında denemeniz önerilir.
Faturayı kimler gönderebilir?⌄
Satış yetkisi olan işletme sahibi, yönetici ve kasiyer satış detayından faturayı gönderebilir. Entegratör hesabını girmek ve bağlantıyı denemek ise yalnızca işletme sahibi ile yöneticiye açıktır.
Başka entegratörle çalışıyorum, kullanabilir miyim?⌄
Şu anda QNB eFinans ve Sovos (Foriba) doğrudan desteklenir. Diğer entegratörlerde manuel XML indirme yöntemini kullanabilirsiniz.