Werkstattrechnung in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Rechnungsregeln unterscheiden sich von Land zu Land, und eine Werkstatt sollte ihre Unterlagen dafür nicht jedes Mal neu erfinden müssen. Baktam richtet sich nach dem Land Ihres Betriebs: Es legt fest, wie Verkäufe und fertige Aufträge gedruckt werden, welche Steuernummern erscheinen und wie die Steuer ausgewiesen wird. Diese Seite erklärt, was Baktam heute kann und was nicht.
Eine Berechnung, landesspezifische Rechnungen
Jede Position in einem Verkauf oder Auftrag trägt ihren eigenen Steuersatz und Rabatt, zusätzlich ist ein Rabatt auf den ganzen Beleg möglich. Web-Panel, Apps, API und gedruckte Belege verwenden dieselbe Berechnung, die Summen stimmen also überall überein. Das Rechnungslayout ergibt sich aus dem Land in Ihren Betriebseinstellungen, wo Sie auch Ihre eigene Steuernummer eintragen. Dem Kunden können Sie zusätzlich einen sicheren Link zur Online-Ansicht des Belegs schicken.
Deutschland: Rechnung mit USt-IdNr.
Für Betriebe in Deutschland tragen Verkäufe und fertige oder übergebene Aufträge den Titel Rechnung. Der Beleg zeigt Ihre USt-IdNr. und, falls im Kundenkonto erfasst, die USt-IdNr. des Kunden, die auf Format (DE plus neun Ziffern) und Prüfziffer kontrolliert wird. Die Umsatzsteuer wird getrennt nach 19 % und 7 % ausgewiesen, zusammen mit dem Nettobetrag. Welche Pflichtangaben Ihre Rechnung im Einzelfall braucht, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Österreich: Rechnung mit UID-Nummer
Österreichische Werkstätten erhalten ebenfalls eine Rechnung mit Steuer nach Sätzen, in der Regel 20 %, dazu 13 % und 10 %. Ihre UID-Nummer steht auf dem Beleg unter der Bezeichnung USt-IdNr.; die UID des Kunden wird auf Format (ATU plus acht Ziffern) und Prüfziffer kontrolliert und ebenfalls gedruckt. Das ist wichtig, weil bei Rechnungen über 10.000 Euro die UID des Empfängers angegeben werden muss.
Schweiz: Rechnung mit MWST-Nummer
In der Schweiz rechnen Sie in Franken mit den Sätzen 8,1 %, 2,6 % und 3,8 %. Die Rechnung zeigt Ihre MWST-Nummer und die MWST getrennt nach Sätzen. Kunden-UIDs im Format CHE-123.456.789 werden samt Prüfziffer kontrolliert und gedruckt. Einen QR-Einzahlungsschein erzeugt Baktam nicht; die Zahlungsdaten geben Sie wie gewohnt an.
E-Rechnung und Registrierkasse: was nicht enthalten ist
In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen sind PDF- und Papierrechnungen an Unternehmen noch bis Ende 2026 zulässig; 2027 wird die E-Rechnung für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Baktam erzeugt noch keine XRechnung und kein ZUGFeRD. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen. In Österreich und der Schweiz gilt die E-Rechnungspflicht nur gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Außerdem ist Baktam kein zertifiziertes Kassensystem nach KassenSichV (TSE) oder RKSV: In Deutschland und Österreich sind Barzahlungen deshalb abgeschaltet, Zahlungen erfassen Sie per Karte, Überweisung oder auf Kundenkonto.
So funktioniert es
- 1
Land und Steuernummer festlegen
Wählen Sie in den Einstellungen Ihr Land und tragen Sie USt-IdNr., UID- oder MWST-Nummer ein. Sätze und Bezeichnungen folgen automatisch.
- 2
Steuerdaten der Kunden erfassen
Hinterlegen Sie bei Firmenkunden die Steuernummer im Kundenkonto, damit sie auf deren Rechnungen erscheint.
- 3
Rechnung drucken oder teilen
Drucken Sie den Verkauf oder den fertigen Auftrag als Rechnung oder speichern Sie ihn als PDF, oder schicken Sie dem Kunden einen sicheren Link.
Häufige Fragen
Kann Baktam XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?⌄
Noch nicht. Baktam druckt Rechnungen mit USt-Ausweis, die als Papier oder PDF bis zum Ende der Übergangsfristen genutzt werden können. Für E-Rechnungen an Unternehmen brauchen Sie danach ein geeignetes System, etwa das Ihres Steuerberaters.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?⌄
In Deutschland ja, seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, über das Ihre Lieferanten XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien schicken. Das Empfangen und Archivieren erledigen Sie außerhalb von Baktam.
Kann ich mehrere Steuersätze auf einer Rechnung verwenden?⌄
Ja. Jede Position hat ihren eigenen Satz, und die Rechnung weist die Steuer für jeden Satz getrennt aus, zusammen mit dem Nettobetrag.
Warum kann ich in Deutschland und Österreich keine Barzahlung erfassen?⌄
Weil dort Barumsätze mit einem zertifizierten Kassensystem aufgezeichnet werden müssen (KassenSichV mit TSE bzw. RKSV). Baktam ist kein solches System und schaltet Kassenfunktionen und Barzahlungen dort deshalb ab.
Erstellt Baktam meine Umsatzsteuervoranmeldung?⌄
Nein. Baktam erstellt Rechnungen und Berichte, übermittelt aber keine Steuererklärungen an Finanzämter. Die Buchhaltung bleibt bei Ihrem Steuerberater, dem Sie die Berichte als Excel-Datei geben.
Werden die Steuernummern meiner Kunden geprüft?⌄
Ja, auf Format und Prüfziffer: DE plus neun Ziffern, ATU plus acht Ziffern oder CHE-123.456.789. Eine Online-Abfrage bei VIES oder im Schweizer UID-Register macht Baktam nicht.