Alles, was Ihre Werkstatt braucht, an einem Ort.

Teile, die im Regal verstauben oder ohne Buchung verschwinden, sind die versteckten Kosten einer Werkstatt. Das Lager in Baktam kennt jedes Teil: Marke, Artikelnummer, Lagerplatz, Einkaufspreis, Verkaufspreis und Mindestbestand.

Schließen Sie einen USB- oder Bluetooth-Barcodescanner an oder scannen Sie mit der Handykamera in der App — ein Teil ist in Sekunden gefunden. Suchen können Sie auch nach Produktname, Artikelnummer, OE-Nummer oder Barcode.

Fällt ein Artikel auf den Mindestbestand, werden Sie benachrichtigt. Die Bestellvorschläge nennen eine empfohlene Menge und den letzten Lieferanten. Eingangsrechnungen, Inventur per Barcode und Lagerumbuchungen zwischen Filialen finden Sie im selben Modul.

Karte, Überweisung, Scheck oder Kundenkonto — jede Zahlung wird dem Auftrag oder der Rechnung zugeordnet. Sie sehen jederzeit, welche Aufträge bezahlt sind und welche noch offen. Zahlt ein Kunde später, steht der Betrag mit Fälligkeitsdatum in den Forderungen.

Barzahlungen und Kassenfunktionen sind in Deutschland und Österreich bewusst nicht enthalten: Dort müssen Barumsätze mit einem zertifizierten Kassensystem erfasst werden (KassenSichV mit TSE bzw. RKSV), und Baktam ist kein solches System. Sie stellen Verkäufe als Rechnung aus und erfassen die Zahlung per Kartenterminal, Überweisung oder auf Kundenkonto.

Anzahlungen, Ausgaben und Gehaltsvorschüsse erfassen Sie ebenfalls in Baktam. Der Forderungsbericht zeigt, wer wie viel schuldet und was überfällig ist.

Regelmäßige Wartung bringt die meisten Stammkunden — ohne Erinnerung gehen sie aber woanders hin. In Baktam legen Sie für jedes Fahrzeug Erinnerungen an, etwa den Ölwechsel in sechs Monaten, und hinterlegen dazu einen Ziel-Kilometerstand.

Fristen werden je Fahrzeug verfolgt, mit Arten passend zu Ihrem Land: HU/TÜV, Versicherung und Inspektion in Deutschland, die §57a-Begutachtung („Pickerl“) in Österreich und die MFK in der Schweiz.

Fällige Fahrzeuge sehen Sie in einer Liste. Mit Pro und Enterprise gehen Erinnerungen automatisch per WhatsApp oder SMS raus; die Vorlagen bearbeiten Sie selbst, Name und Kennzeichen des Kunden werden automatisch eingesetzt.

Suchen Sie nach dem Kennzeichen, und alle Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, verbauten Teile und Notizen der letzten Jahre stehen auf einem Bildschirm. Fragt ein Kunde, welche Filtermarke Sie beim letzten Mal verbaut haben, haben Sie die Antwort in Sekunden.

Ein Kunde kann mehrere Fahrzeuge haben — Familienauto, Zweitwagen, Firmenwagen — alle unter einem Kundenkonto. Privat- und Firmenkunden werden unterstützt, bei Bedarf mit USt-IdNr. oder UID.

Interne Notizen sind Gold wert: „Bei jedem Besuch Reifenverschleiß prüfen“ oder „lieber anrufen als schreiben“. Neue Mitarbeiter begrüßen Stammkunden, als würden sie sie seit Jahren kennen.

Die Berichte, die ein Werkstattinhaber braucht, sind eingebaut: Arbeitsaufträge, Verkäufe, Forderungen, Kunden, Produkte, Techniker-Produktivität und — nur für den Inhaber — die Auftragskosten.

Berichte filtern Sie nach Zeitraum und mehr und exportieren sie mit einem Klick nach Excel. Baktam ist keine Buchhaltungssoftware: Die Bücher führt Ihr Steuerberater, Baktam liefert ihm die Zahlen.

Die Startseite zeigt live den heutigen Umsatz, offene Aufträge, Artikel unter Mindestbestand und überfällige Forderungen.

Den Kunden anrufen, dass das Auto fertig ist — und noch mal anrufen, wenn er nicht rangeht — das war einmal. Mit Baktam öffnen Sie mit einem Klick eine WhatsApp-Nachricht; der Kunde liest sie und kommt zum Abholen.

Verbinden Sie Ihr eigenes Twilio- (SMS) oder WhatsApp-Cloud-API-Konto, und Nachrichten gehen automatisch raus: Fahrzeug angenommen, Fahrzeug fertig, Wartungs- und Fristerinnerungen sowie Zahlungserinnerungen. Die Vorlagen sind bearbeitbar, geplante Nachrichten werden in Ihrer Zeitzone verschickt.

Automatische Nachrichten sind in Pro und Enterprise enthalten; die Nachrichtengebühren zahlen Sie direkt an Ihren Anbieter. Telefonnummern werden mit Ländervorwahl gespeichert. Für Werbenachrichten brauchen Sie die Einwilligung Ihrer Kunden.

Baktam druckt Rechnungen im Format Ihres Landes, mit Ihren Firmendaten und Ihrer Steuernummer: in Deutschland mit USt-IdNr. und 19 % bzw. 7 %, in Österreich mit UID-Nummer und 20 %, 13 % oder 10 %, in der Schweiz mit MWST-Nummer und 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 % in CHF. Die Steuer wird jeweils getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen.

In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; ausstellen müssen sie diese ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 alle. Baktam kann noch keine XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Bis dahin sind die PDF- und Papierrechnungen aus Baktam zulässig; danach stellen Sie B2B-Rechnungen aus einem geeigneten System. In Österreich und der Schweiz gilt die E-Rechnungspflicht nur gegenüber öffentlichen Auftraggebern.

USt-IdNr., UID- und MWST-Nummern Ihrer Kunden werden auf Format und Prüfziffer kontrolliert und auf die Rechnung gedruckt. Eine eingebaute E-Rechnungs-Anbindung gibt es derzeit nur für Betriebe in der Türkei und in Saudi-Arabien (ZATCA).