QR-Fahrzeugannahme: Die Morgenschlange wandert vom Empfang aufs Handy des Kunden
Kommen morgens vier Autos gleichzeitig, bildet sich am Empfang eine Schlange, während Kennzeichen, Telefonnummern und Beanstandungen einzeln eingetippt werden. Mit Baktam hängen Sie ein QR-Plakat an die Tür oder an den Empfang. Der Kunde scannt es mit der Handykamera, gibt Kennzeichen, Telefonnummer, Beanstandung und auf Wunsch Fotos ein, bestätigt den Datenschutzhinweis und unterschreibt Ihre Annahmebedingungen mit dem Finger. Der Eintrag landet unter „QR-Annahmen“; Sie prüfen ihn und machen mit einem Klick einen Arbeitsauftrag daraus.
Plakat scannen
Kennzeichen & Beanstandung
Bedingungen & Unterschrift
Arbeitsauftrag
Beispielszenario
Beispiel: Montag, 8:05 Uhr, und vor Jürgens Werkstatt warten schon drei Autos. Ein Kunde scannt das Plakat am Empfang, wählt das Symptom „Bremsen“, fotografiert das Vorderrad und unterschreibt die Bedingungen. Während Jürgen seinen Kaffee macht, erscheint der Eintrag unter „QR-Annahmen“, über Kennzeichen und Telefonnummer schon einem bestehenden Kunden zugeordnet. Ein Klick legt den Arbeitsauftrag an, und der Kunde verfolgt den Stand auf seinem Handy.
Wofür ist das?
In der Werkstatt
Zur Öffnungszeit kommen vier Autos; alle warten am Empfang, und vor lauter Kennzeichen und Telefonnummern kommen Sie nicht zum Arbeiten.
Mit Baktam
Kunden melden sich auf dem eigenen Handy an, während sie warten; Sie prüfen und bestätigen nur. Passen Kennzeichen und Telefonnummer zu einem Datensatz, werden der bestehende Kunde und das Fahrzeug vorgeschlagen.
In der Werkstatt
Die Beanstandung wird bei der Annahme nur halb notiert, und der Kratzer, auf den der Kunde gezeigt hat, wird später zum Streit.
Mit Baktam
Die Beanstandung kommt in den Worten des Kunden und mit Schnellauswahl (Wartung, Bremsen, Motorkontrollleuchte, Geräusch/Vibration, Kratzer …); bis zu 6 Fotos lassen sich anhängen. Alles wandert in den Arbeitsauftrag.
In der Werkstatt
Niemand liest die Annahmebedingungen, niemand unterschreibt sie; über Standgeld und Gewährleistung wird gestritten, wenn die Arbeit fertig ist.
Mit Baktam
Der Kunde sieht Ihre Annahmebedingungen bei der Anmeldung und kann ohne Unterschrift nicht absenden. Unterschrift, Text der Bedingungen und Zeitpunkt bleiben am Arbeitsauftrag und stehen auf dem gedruckten Annahmeprotokoll.
Wie funktioniert es?
- 1
Plakat aufhängen
Schalten Sie die Funktion unter Einstellungen > QR-Annahme ein und drucken Sie das A4- oder A5-Plakat Ihrer Filiale für Tür oder Empfang. Jede Filiale hat ihren eigenen Code; erneuern Sie ihn, funktioniert das alte Plakat nicht mehr.
- 2
Der Kunde meldet sich an
Nach dem Scannen tippt der Kunde Kennzeichen und Telefonnummer ein, wählt oder beschreibt die Beanstandung und fügt Fotos hinzu. Er bestätigt den Datenschutzhinweis, kann Werbenachrichten zustimmen und liest und unterschreibt dann die Annahmebedingungen.
- 3
Prüfen und übernehmen
Der Eintrag landet unter „QR-Annahmen“, und Sie bekommen eine Benachrichtigung. Prüfen Sie die Zuordnung von Kunde und Fahrzeug; ein Klick legt den Arbeitsauftrag als Kostenvoranschlag oder direkt in Arbeit an. Fotos und Unterschrift wandern mit, Einwilligungen werden in der Kundenkarte gespeichert.
- 4
Der Kunde verfolgt den Stand
Nach der Anmeldung behält der Kunde einen Statuslink: angenommen, Arbeitsauftrag angelegt, Kostenvoranschlag wartet auf Ihre Freigabe, in Arbeit, abholbereit. Ist der Kostenvoranschlag fertig, gibt er ihn dort frei.
Wer nutzt es?
Empfang
Prüft eingehende QR-Annahmen und übernimmt sie; am Empfang bildet sich keine Schlange.
Fahrzeughalter (Kunde)
Meldet das Auto ohne Anstehen an, unterschreibt die Bedingungen und verfolgt den Stand über den Link.
Werkstattinhaber
Richtet Plakat und Bedingungen einmal ein; hat zu jeder Annahme einen unterschriebenen Nachweis.
Diese Funktion ist Teil von Baktam, der Werkstattsoftware, die die ganze Werkstatt an einem Ort zusammenführt.
Häufige Fragen
Muss der Kunde eine App installieren?
Nein. Der QR-Code wird mit der Handykamera gescannt, und das Formular öffnet sich im Browser; weder Anmeldung noch App sind nötig.
Was ist mit Kunden, die keinen QR-Code scannen wollen?
Legen Sie ein Tablet im Kioskmodus an den Empfang; der Kunde füllt das Formular dort aus, und es setzt sich nach jeder Anmeldung selbst zurück. Sie können den Arbeitsauftrag auch wie bisher am Empfang anlegen.
Kann jeder, der das Plakat scannt, einen Eintrag anlegen?
Ein Eintrag wird nie von selbst zum Arbeitsauftrag; Sie prüfen ihn und übernehmen oder lehnen ihn ab. Nicht übernommene Einträge werden nach 24 Stunden samt Fotos gelöscht. Das Formular ist gegen Bots und wiederholte Versuche geschützt.
Sieht jemand, der ein Kennzeichen eintippt, die Daten eines anderen Kunden?
Nein. Zugeordnet wird nur, wenn Kennzeichen und Telefonnummer zum selben Datensatz gehören, und dem Kunden wird nur eine maskierte Zusammenfassung gezeigt. Wer Kennzeichen errät, erfährt keine Daten.
Wie werden die Einwilligungen des Kunden festgehalten?
Die Kenntnisnahme des Datenschutzhinweises, die Einwilligung in Werbenachrichten und die Freigabe der Servicehistorie des Fahrzeugs per QR werden getrennt gespeichert. Werbenachrichten und öffentliche Historie sind freiwillig; bei der Übernahme werden die Einwilligungen in der Kundenkarte gespeichert.
Verwandte Funktionen
Annahmeprotokoll & Unterschrift
Annahmeprotokoll, Bedingungen, Standgeld und Gewährleistung in einem Nachweis; der Kunde unterschreibt, die Unterschrift bleibt am Auftrag.
Freigabe des Kostenvoranschlags
Der Kostenvoranschlag geht als Link aufs Handy des Kunden; er akzeptiert Ihre Bedingungen und unterschreibt, das Freigabeprotokoll ist per QR prüfbar.
Werkstattablauf
Jeder Schritt vom Eintreffen des Autos bis zur Übergabe: wer was tut, was der Kunde sieht, welcher Nachweis bleibt.
Ein Klick, und Sie können alles ausprobieren.
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