Réception véhicule par QR : la file du matin passe de votre accueil au téléphone du client
Quand quatre voitures arrivent en même temps le matin, une file se forme à l'accueil pendant qu'on saisit une à une immatriculations, numéros de téléphone et pannes. Avec Baktam, vous placez une affiche QR sur la porte ou à l'accueil. Le client la scanne avec l'appareil photo de son téléphone, saisit son immatriculation, son numéro, la panne et, s'il le souhaite, des photos, prend connaissance de l'information sur la confidentialité et signe du doigt vos conditions de prise en charge. L'enregistrement arrive dans « Réceptions QR » ; vous le vérifiez et le transformez en ordre de réparation en un clic.
Scan de l'affiche
Immatriculation et panne
Conditions et signature
Ordre de réparation
Scénario d'exemple
Exemple : lundi, 8 h 05, trois voitures attendent déjà quand Thierry ouvre le garage. Un client scanne l'affiche de l'accueil, choisit le symptôme « freins », photographie la roue avant et signe les conditions. Pendant que Thierry prépare son café, l'enregistrement apparaît dans « Réceptions QR », déjà rapproché d'un client existant grâce à l'immatriculation et au téléphone. Un clic ouvre l'ordre de réparation, et le client suit l'avancement sur son téléphone.
À quoi ça sert ?
À l'atelier
Quatre voitures arrivent à l'ouverture ; tout le monde attend à l'accueil et vous ne pouvez pas vous mettre au travail à force de saisir immatriculations et numéros.
Avec Baktam
Les clients s'enregistrent sur leur propre téléphone pendant qu'ils attendent ; vous ne faites que vérifier et valider. Si l'immatriculation et le téléphone correspondent à une même fiche, le client et le véhicule existants sont proposés.
À l'atelier
La panne est notée à moitié à la réception, et la rayure que le client a montrée devient ensuite un sujet de dispute.
Avec Baktam
La panne arrive avec les mots du client et des choix rapides (entretien, freins, voyant moteur, bruit/vibration, rayure…) ; jusqu'à 6 photos peuvent être ajoutées. Tout passe sur l'ordre de réparation.
À l'atelier
Personne ne lit les conditions de prise en charge et personne ne les signe ; gardiennage et garantie se discutent une fois le travail terminé.
Avec Baktam
Le client voit vos conditions de prise en charge en s'enregistrant et ne peut pas envoyer sans les signer. La signature, le texte des conditions et l'heure restent sur l'ordre de réparation et sur la fiche de réception imprimée.
Comment ça marche ?
- 1
Afficher le QR
Activez la fonction dans Paramètres > Réception par QR et imprimez l'affiche A4 ou A5 de votre succursale pour la porte ou l'accueil. Chaque succursale a son propre code ; si vous le renouvelez, l'ancienne affiche ne fonctionne plus.
- 2
Le client s'enregistre
Après le scan, le client tape son immatriculation et son téléphone, choisit ou décrit la panne et ajoute des photos. Il prend connaissance de l'information sur la confidentialité, peut accepter les messages promotionnels, puis lit et signe les conditions de prise en charge.
- 3
Vérifier et convertir
L'enregistrement arrive dans « Réceptions QR » et vous recevez une notification. Vérifiez la correspondance du client et du véhicule ; un clic ouvre un ordre de réparation au statut Devis ou directement En atelier. Photos et signature y sont reprises, et les consentements sont enregistrés sur la fiche client.
- 4
Le client suit l'avancement
Après l'envoi, le client garde un lien de suivi : reçu, ordre de réparation ouvert, devis à accepter, en atelier, prêt. Quand le devis est prêt, il l'accepte depuis ce lien.
Qui l'utilise ?
Accueil / caissier
Vérifie les réceptions QR reçues et les convertit ; aucune file ne se forme à l'accueil.
Propriétaire du véhicule (client)
S'enregistre sans faire la queue, signe les conditions et suit l'état de sa voiture depuis le lien.
Propriétaire du garage
Met en place l'affiche et les conditions une fois ; dispose d'un justificatif signé pour chaque réception.
Cette fonctionnalité fait partie de Baktam, le logiciel de gestion de garage qui réunit tout l'atelier au même endroit.
Questions fréquentes
Le client doit-il installer une application ?
Non. Le QR code se scanne avec l'appareil photo du téléphone et le formulaire s'ouvre dans le navigateur ; ni connexion ni application ne sont nécessaires.
Et les clients qui ne veulent pas scanner de QR code ?
Laissez une tablette en mode kiosque à l'accueil ; le client y remplit le formulaire, qui se réinitialise après chaque enregistrement. Vous pouvez aussi ouvrir l'ordre de réparation à l'accueil comme avant.
N'importe qui scannant l'affiche peut-il créer un enregistrement ?
Un enregistrement ne devient jamais un ordre de réparation tout seul ; vous le vérifiez puis le convertissez ou le refusez. Les enregistrements non convertis sont supprimés avec leurs photos au bout de 24 heures. Le formulaire est protégé contre les robots et les tentatives répétées.
Quelqu'un qui tape une immatriculation peut-il voir les données d'un autre client ?
Non. Le rapprochement ne se fait que si l'immatriculation et le numéro de téléphone appartiennent à la même fiche, et le client ne voit qu'un résumé masqué. Deviner des immatriculations ne révèle les données de personne.
Comment les consentements du client sont-ils enregistrés ?
La prise de connaissance de l'information sur la confidentialité, le consentement aux messages promotionnels et la publication de l'historique d'entretien par QR sont enregistrés séparément. Messages promotionnels et historique public sont facultatifs ; à la conversion, les consentements sont enregistrés sur la fiche client.
Fonctionnalités associées
Fiche de réception et signature
Fiche de réception, conditions, frais de gardiennage et garantie sur un seul justificatif ; le client signe et la signature reste sur le travail.
Accord du client sur le devis
Le devis part par lien sur le téléphone du client ; il accepte vos conditions et signe, et le justificatif d'accord se vérifie par QR code.
Déroulement en atelier
Chaque étape, de l'arrivée de la voiture à la remise des clés : qui fait quoi, ce que voit le client, quel justificatif reste.
Un clic suffit pour tout essayer.
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