QR-mottak av bil: morgenkøen flytter fra disken til kundens mobil
Når fire biler kommer samtidig om morgenen, blir det kø ved disken mens registreringsnumre, telefonnumre og klager skrives inn én etter én. Med Baktam henger du en QR-plakat på døren eller ved disken. Kunden skanner den med mobilkameraet, legger inn registreringsnummer, telefonnummer, klage og bilder om ønskelig, bekrefter personvernerklæringen og signerer mottaksvilkårene med fingeren. Registreringen havner i «Innkomne mottak»; du sjekker den og gjør den om til en arbeidsordre med ett klikk.
Skann plakaten
Regnr. og klage
Vilkår og signatur
Arbeidsordre
Eksempelscenario
Eksempel: Mandag kl. 08.05 står tre biler og venter når Lars åpner verkstedet. En kunde skanner plakaten ved disken, velger symptomet «bremser», tar et bilde av forhjulet og signerer vilkårene. Mens Lars lager kaffe, dukker registreringen opp i «Innkomne mottak», allerede koblet til en eksisterende kunde via registreringsnummer og telefon. Ett klikk åpner arbeidsordren, og kunden ser plassen sin i køen på mobilen.
Hva brukes det til?
På verkstedet
Fire biler kommer ved åpningstid; alle venter ved disken, og du kommer ikke i gang fordi du skriver inn registreringsnumre og telefonnumre.
Med Baktam
Kundene registrerer seg på egen mobil mens de venter; du bare sjekker og bekrefter. Hører registreringsnummer og telefon til samme kunde, foreslås eksisterende kunde og bil.
På verkstedet
Klagen noteres halvveis ved mottak, og ripa kunden pekte på, blir en diskusjon senere.
Med Baktam
Klagen kommer med kundens egne ord og med hurtigvalg (periodisk service, bremser, motorlampe, lyd/vibrasjon, ripe …); kunden kan legge ved opptil 6 bilder. Alt flyttes over til arbeidsordren.
På verkstedet
Ingen leser mottaksvilkårene, og ingen signerer dem; oppbevaringspris og garanti diskuteres når jobben er ferdig.
Med Baktam
Kunden ser mottaksvilkårene dine under registreringen og kan ikke sende inn uten å signere. Signaturen, vilkårsteksten og tidspunktet følger arbeidsordren og står på det utskrevne mottaksskjemaet.
Hvordan fungerer det?
- 1
Heng opp plakaten
Slå på funksjonen under Innstillinger > QR-mottak og skriv ut avdelingens plakat i A4 eller A5 til døren eller disken. Hver avdeling har sin egen kode; fornyer du koden, slutter den gamle plakaten å virke.
- 2
Kunden registrerer seg
Etter skanningen skriver kunden inn registreringsnummer og telefonnummer, velger eller beskriver klagen og legger ved bilder. Kunden bekrefter personvernerklæringen, kan samtykke til markedsføringsmeldinger og leser og signerer så mottaksvilkårene.
- 3
Sjekk og gjør om til arbeidsordre
Registreringen havner i «Innkomne mottak», og du får et varsel. Sjekk koblingen til kunde og bil; ett klikk åpner en arbeidsordre som tilbud eller rett på verkstedet. Bilder og signatur flyttes over, og samtykkene lagres på kundekortet.
- 4
Kunden følger statusen
Etter registreringen har kunden en sporingslenke: mottatt, arbeidsordre åpnet, tilbud venter på godkjenning, på verkstedet, klar. Når tilbudet er klart, godkjenner kunden det derfra.
Hvem bruker det?
Resepsjon / kasserer
Sjekker innkomne mottak og gjør dem om til arbeidsordrer; ingen kø ved disken.
Bileier (kunde)
Registrerer seg uten å stå i kø, signerer vilkårene og følger bilens status fra lenken.
Verkstedeier
Setter opp plakaten og vilkårene én gang; har et signert dokument for hvert mottak.
Denne funksjonen er en del av Baktam – et verkstedsystem som samler hele verkstedet på ett sted.
Ofte stilte spørsmål
Må kunden laste ned en app?
Nei. QR-koden skannes med mobilkameraet, og skjemaet åpnes i nettleseren; det trengs verken innlogging eller app.
Hva med kunder som ikke vil skanne en QR-kode?
La et nettbrett stå ved disken i kioskmodus; kunden fyller ut skjemaet der, og det nullstilles automatisk etter hver registrering. Du kan også åpne arbeidsordren ved disken som før.
Kan alle som skanner plakaten, opprette en registrering?
En registrering blir aldri en arbeidsordre av seg selv; du sjekker den og gjør den om eller avviser den. Registreringer som ikke gjøres om, slettes med bildene etter 24 timer. Skjemaet har beskyttelse mot roboter og gjentatte forsøk.
Kan noen som skriver inn et registreringsnummer, se andres opplysninger?
Nei. Kobling skjer bare når registreringsnummer og telefonnummer hører til samme registrering, og kunden får bare se et maskert sammendrag. Å gjette registreringsnumre avslører ingen opplysninger.
Hvordan lagres kundens samtykker?
Bekreftelse av personvernerklæringen, samtykke til markedsføringsmeldinger og offentlig servicehistorikk via QR registreres hver for seg. Markedsføringsmeldinger og offentlig historikk er valgfrie; når registreringen gjøres om, lagres samtykkene på kundekortet.
Relaterte funksjoner
Mottaksskjema og signatur
Mottaksskjema, vilkår, oppbevaringspris og garanti i ett dokument; kunden signerer, og signaturen følger arbeidsordren.
Kundegodkjenning av tilbud
Tilbudet går som lenke til kundens telefon; kunden aksepterer vilkårene dine og signerer, og godkjenningsdokumentet kan sjekkes via QR-kode.
Arbeidsflyt på verkstedet
Hvert steg fra bilen kommer inn til den leveres ut: hvem gjør hva, hva kunden ser, og hvilke dokumenter du sitter igjen med.
Ett klikk er alt som skal til for å prøve alt.
14 dager gratis, uten betalingskort. Satt opp på 5 minutter, lært på en halv dag.