استلام المركبة برمز QR: طابور الصباح ينتقل من الاستقبال إلى هاتف العميل
حين تصل أربع سيارات معًا في الصباح يتكوّن طابور عند الاستقبال، وتُكتب اللوحات وأرقام الهواتف والشكاوى واحدة تلو الأخرى. في Baktam تعلّق ملصق QR على الباب أو عند الاستقبال. يمسحه العميل بكاميرا هاتفه، ويُدخل اللوحة ورقم الهاتف والشكوى وصورًا إن شاء، ويقرّ بالاطلاع على إشعار الخصوصية، ويوقّع على شروط الاستلام بإصبعه. يظهر السجل في «الاستلامات الواردة»، فتراجعه وتحوّله إلى أمر عمل بنقرة واحدة.
مسح الملصق
اللوحة والشكوى
الشروط والتوقيع
أمر العمل
سيناريو مثال
مثال: يوم الاثنين الساعة 8:05 صباحًا، وثلاث سيارات تنتظر لحظة فتح ورشة الأسطى خالد. يمسح أحد العملاء الملصق عند الاستقبال، ويختار عَرَض «الفرامل»، ويصوّر العجلة الأمامية ويوقّع على الشروط. وبينما يُعدّ الأسطى خالد الشاي يظهر السجل في «الاستلامات الواردة» وقد طابق عميلًا مسجّلًا باللوحة ورقم الهاتف. نقرة واحدة تفتح أمر العمل، ويرى العميل دوره على هاتفه.
ما فائدتها؟
في الورشة
تصل أربع سيارات مع الافتتاح، فينتظر الجميع عند الاستقبال ولا تبدأ العمل لانشغالك بكتابة اللوحات وأرقام الهواتف.
مع Baktam
يسجّل العملاء الاستلام من هواتفهم أثناء الانتظار، وأنت تراجع وتؤكد فقط. وإذا تطابقت اللوحة ورقم الهاتف في سجل واحد يُقترح العميل والسيارة المسجّلان.
في الورشة
تُدوَّن الشكوى على عجل عند الاستلام، والخدش الذي أشار إليه العميل يصبح خلافًا لاحقًا.
مع Baktam
تصل الشكوى بكلمات العميل نفسه ومع خيارات جاهزة (صيانة دورية، فرامل، لمبة فحص المحرك، صوت/اهتزاز، خدش…)، ويمكن إضافة 6 صور كحد أقصى. وكل ذلك ينتقل إلى أمر العمل.
في الورشة
لا أحد يقرأ شروط الاستلام ولا أحد يوقّع عليها، فيُختلف على رسم التخزين والضمان بعد انتهاء العمل.
مع Baktam
يرى العميل شروط الاستلام أثناء التسجيل ولا يستطيع الإرسال دون التوقيع. ويبقى التوقيع ونص الشروط والوقت مع أمر العمل وفي نموذج الاستلام المطبوع.
كيف تعمل؟
- 1
علّق الملصق
فعّل الميزة من الإعدادات > الاستلام برمز QR، واطبع ملصق فرعك بمقاس A4 أو A5 للباب أو الاستقبال. لكل فرع رمزه الخاص؛ وإذا جدّدت الرمز يتوقف الملصق القديم عن العمل.
- 2
العميل يسجّل بنفسه
بعد المسح يكتب العميل اللوحة ورقم الهاتف، ويختار الشكوى أو يصفها، ويضيف الصور. ويقرّ بالاطلاع على إشعار الخصوصية، ويمكنه الموافقة على الرسائل الترويجية، ثم يقرأ شروط الاستلام ويوقّع.
- 3
راجع وحوّل إلى أمر عمل
يظهر السجل في «الاستلامات الواردة» ويصلك إشعار. تحقق من مطابقة العميل والسيارة، فتفتح نقرة واحدة أمر عمل كعرض سعر أو مباشرة في الورشة. وتنتقل الصور والتوقيع إليه، وتُحفظ الموافقات في بطاقة العميل.
- 4
العميل يتابع الحالة
بعد التسجيل يبقى لدى العميل رابط متابعة: تم الاستلام، فُتح أمر العمل، العرض بانتظار موافقتك، في الورشة، جاهزة. وعندما يجهز العرض يوافق عليه من هناك.
من يستخدمها؟
الاستقبال / أمين الصندوق
يراجع الاستلامات الواردة ويحوّلها إلى أوامر عمل، فلا يتكدّس طابور عند الاستقبال.
مالك المركبة (العميل)
يسجّل دون انتظار، ويوقّع على الشروط، ويتابع حالة سيارته من الرابط.
صاحب الورشة
يُعدّ الملصق والشروط مرة واحدة، ويكون لديه سجل موقّع لكل استلام.
هذه الميزة جزء من Baktam، برنامج إدارة ورش السيارات الذي يجمع أعمال الورشة كلها في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة
هل يحتاج العميل إلى تثبيت تطبيق؟
لا. يُمسح رمز QR بكاميرا الهاتف ويفتح النموذج في المتصفح، ولا حاجة إلى تسجيل دخول أو تطبيق.
ماذا عن العميل الذي لا يريد مسح رمز QR؟
اترك جهازًا لوحيًا عند الاستقبال في وضع الكشك؛ يملأ العميل النموذج عليه، ويُعاد ضبطه تلقائيًا بعد كل تسجيل. ويمكنك أيضًا فتح أمر العمل عند الاستقبال كما اعتدت.
هل يستطيع أي شخص يمسح الملصق إنشاء سجل؟
لا يتحول السجل إلى أمر عمل من تلقاء نفسه؛ أنت تراجعه وتحوّله أو ترفضه. والسجلات التي لا تُحوَّل تُحذف مع صورها بعد 24 ساعة. وفي النموذج حماية من الروبوتات والمحاولات المتكررة.
هل يمكن لمن يكتب لوحة أن يرى بيانات عميل آخر؟
لا. لا تتم المطابقة إلا إذا كانت اللوحة ورقم الهاتف في السجل نفسه، ولا يُعرض على العميل إلا ملخص مخفي جزئيًا. وتخمين اللوحات لا يكشف بيانات أحد.
كيف تُسجَّل موافقات العميل؟
يُسجَّل كلٌّ على حدة: الاطلاع على إشعار الخصوصية، والموافقة على الرسائل الترويجية، وإتاحة سجل خدمة السيارة للعامة برمز QR. والرسائل الترويجية والسجل العام اختياريان، وعند تحويل السجل تُحفظ الموافقات في بطاقة العميل.
مزايا ذات صلة
نموذج الاستلام والتوقيع
نموذج الاستلام والشروط ورسم التخزين والضمان في مستند واحد؛ يوقّع العميل ويُحفظ توقيعه مع أمر العمل.
موافقة العميل على عرض السعر
يصل عرض السعر إلى هاتف العميل رابطًا؛ يقبل شروطك ويوقّع، ويمكن التحقق من مستند الموافقة عبر رمز QR.
سير العمل في الورشة
كل خطوة منذ وصول السيارة حتى تسليمها: من يفعل ماذا، وماذا يرى العميل، وأي مستند يبقى بين يديك.
نقرة واحدة لتجربة كل شيء.
14 يومًا مجانًا، دون بطاقة ائتمان. الإعداد في 5 دقائق، والتعلّم في نصف يوم.