برنامج أمر العمل للورش: بطاقة العمل في نسخة رقمية
في ورش كثيرة ما زالت بطاقة العمل ورقة تنتقل من الاستقبال إلى الفني ثم إلى المحاسب، وقد تضيع أو تتلطخ بالزيت في الطريق. مع Baktam يصبح أمر العمل سجلًا رقميًا يراه الجميع في اللحظة نفسها، من استلام المركبة حتى تسليم المفتاح إلى العميل.
ماذا تتضمن بطاقة العمل الرقمية؟
كل أمر عمل مرتبط بعميل ومركبة، فلا يُكتب شيء مرتين. ويحتوي على كل ما تحتاجه الورشة لإنجاز العمل وإصدار الفاتورة:
- بيانات المركبة: رقم اللوحة والماركة والطراز ورقم الهيكل (VIN) وقراءة العداد
- مستوى الوقود وشكوى العميل وطلباته عند التسليم
- صور الأضرار أو الحالة العامة للمركبة
- بنود قطع الغيار وأجور العمل مع نسبة الضريبة والخصم
- الفنيون المسند إليهم العمل ووقت العمل المسجل والملاحظات الداخلية
استلام المركبة: توثيق يحمي الورشة
يستطيع مستشار الخدمة أن يدور حول المركبة وجواله في يده: يمسح باركود رقم الهيكل، ويلتقط الصور بالكاميرا، ويفتح أمر العمل في مكانه. وفي مكتب الاستقبال يكفي كتابة رقم اللوحة، فتظهر المركبة المسجلة مع صاحبها وأعمالها السابقة، أو تُسجَّل مركبة جديدة ببضع خانات. ويمكن طباعة نموذج استلام المركبة متضمنًا قراءة العداد ومستوى الوقود وشروط التسليم ليوقّعه العميل، فلا يبقى خلاف لاحقًا حول خدش كان موجودًا من قبل.
متابعة الحالة خطوة بخطوة
لكل أمر عمل حالة واحدة واضحة: عرض سعر، في الورشة، مكتمل، تم التسليم، أو ملغى. والانتقال بين الحالات يخضع لقواعد ثابتة، فلا يُعاد فتح عمل تم تسليمه بالخطأ، وإلغاء أمر العمل يعكس أثره على المخزون وحساب العميل. تعرض قائمة المركبات في الورشة كل ما هو موجود الآن، ويصل إلى الفني إشعار في تطبيق الجوال عند إسناد عمل جديد إليه. وهكذا يُجاب عن سؤال «هل انتهت السيارة؟» من الشاشة بدل الصراخ في أرجاء الورشة.
- إسناد أمر العمل إلى فني واحد أو أكثر
- تسجيل بداية العمل ونهايته لكل فني
- رسالة تلقائية للعميل عند استلام المركبة وعند جاهزيتها في خطتي برو والمؤسسات
رابط موافقة العميل بالتوقيع
عندما يجهز عرض السعر، أرسل إلى العميل رابط الموافقة عبر SMS أو WhatsApp، أو انسخه في أي رسالة. يفتح العميل الرابط من جواله دون تسجيل دخول، ويراجع البنود والإجمالي، ثم يوافق بتوقيعه أو يرفض. يُحفظ القرار والاسم والتوقيع في أمر العمل، ويتوقف الرابط بعد تاريخ انتهائه. ولا تُخزَّن رموز الروابط إلا بصيغة مشفّرة أحادية الاتجاه (hash)، وتظهر البيانات الشخصية في الصفحات العامة مخفية جزئيًا.
بعد التسليم: السجل والتذكير
عند انتهاء العمل سجّل الدفعة نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل البنكي أو بالشيك، أو اتركها على حساب العميل. يصبح أمر العمل المكتمل جزءًا من سجل المركبة الذي تبحث فيه برقم اللوحة متى شئت. ويمكنك إنشاء تذكير صيانة بتاريخ استحقاق، مع حفظ عداد مستهدف مرجعًا للزيارة القادمة، ومتابعة تواريخ التجديد الخاصة بالمركبة مثل الفحص الفني والتأمين. وإن أردت، يمكن مشاركة سجل صيانة المركبة برابط QR خاص تختار أنت البيانات الظاهرة فيه.
كيف يعمل؟
- 1
استلم المركبة
اكتب رقم اللوحة، وسجّل العداد ومستوى الوقود والشكوى، وأضف الصور إلى أمر العمل.
- 2
أرسل العرض واحصل على الموافقة
أضف القطع وأجور العمل، وأرسل رابط الموافقة، ثم انقل العمل إلى «في الورشة» بعد موافقة العميل.
- 3
أكمل العمل وسلّم
حدّد العمل مكتملًا، وحصّل المبلغ وسلّم المركبة، ثم أنشئ تذكيرًا للصيانة القادمة.
الأسئلة الشائعة
هل يحتاج العميل إلى حساب ليوافق على أمر العمل؟⌄
لا. يفتح رابط الموافقة في أي متصفح على الجوال دون تسجيل دخول، ويوافق العميل بتوقيعه على الشاشة أو يرفض، ويُحفظ القرار في أمر العمل.
هل يمكن طباعة أمر العمل ونموذج الاستلام؟⌄
نعم. يمكنك طباعة أمر العمل، وطباعة نموذج استلام المركبة الذي يتضمن قراءة العداد ومستوى الوقود وشروط التسليم ليوقّعه العميل.
هل يمكن تعديل أمر العمل بعد تسليم المركبة؟⌄
لا. «تم التسليم» حالة نهائية، فيبقى السجل كما كان عند خروج المركبة، وأي عمل لاحق يُسجَّل في أمر عمل جديد.
هل تذكيرات الصيانة مبنية على الكيلومترات؟⌄
تُجدول التذكيرات حسب التاريخ. يمكنك حفظ عداد مستهدف في التذكير وإضافته إلى قالب الرسالة، لكن الرسائل تُرسل في تاريخ الاستحقاق.
ما الدول التي يدعمها البرنامج؟⌄
يتضمن Baktam إعدادات لدول الإمارات والسعودية وقطر والمملكة المتحدة وأيرلندا والولايات المتحدة وكندا وأستراليا ونيوزيلندا، ولدول أخرى في أوروبا وتركيا، تشمل العملة ونسب الضريبة وأرقام الجوال والمنطقة الزمنية.
هل يعمل تطبيق الجوال دون اتصال؟⌄
لا. لوحة الويب وتطبيق الجوال يحتاجان إلى اتصال بالإنترنت، ولا يتوفر وضع للعمل دون اتصال.