Digital arbetsorder för bilverkstäder
Arbetsordern är hjärtat i varje verkstad: den går från receptionen till liften och tillbaka till disken. Baktam gör pappersordern till en digital arbetsorder som alla kan se samtidigt, från det att bilen lämnas in tills nycklarna lämnas tillbaka.
Det här står på en digital arbetsorder
Varje arbetsorder är kopplad till en kund och ett fordon, så ingenting behöver skrivas två gånger. Den innehåller allt verkstaden behöver för att göra jobbet och fakturera det:
- Fordonsuppgifter: registreringsnummer, märke, modell, chassinummer (VIN) och mätarställning
- Bränslenivå, kundens felbeskrivning och önskemål vid inlämningen
- Foton på skador eller fordonets allmänna skick
- Rader för reservdelar och arbete med momssats och rabatt
- Tilldelade mekaniker, registrerad arbetstid och interna anteckningar
Fordonsinlämning i receptionen eller i mobilen
I receptionen skriver du registreringsnumret: ett återkommande fordon tar fram ägaren och tidigare jobb, och ett nytt registreras med några få fält. Med mobilappen kan servicerådgivaren gå runt bilen, skanna VIN-streckkoden, fotografera med mobilkameran och öppna arbetsordern på plats. Ett inlämningsformulär med mätarställning, bränslenivå och villkor för inlämningen kan skrivas ut och signeras av kunden – då är frågan om en repa som redan fanns avgjord i förväg.
Statusar som alla kan lita på
Varje arbetsorder har en tydlig status: Offert, I verkstaden, Klar, Utlämnad eller Avbruten. Byten mellan statusar följer fasta regler, så ett utlämnat jobb kan inte öppnas igen av misstag, och när ett jobb avbryts återförs lager- och kundkontoposterna. Listan I verkstaden visar alla fordon som står i verkstaden just nu, och mekanikerna får en notis i mobilappen när ett jobb tilldelas dem. Frågan om bilen är klar besvaras på skärmen i stället för tvärs över verkstadsgolvet.
Godkännandelänk med underskrift
När offerten är klar skickar du kunden en godkännandelänk via SMS eller WhatsApp, eller kopierar den till valfritt meddelande. Kunden öppnar den i mobilen, går igenom raderna och totalbeloppet och godkänner med underskrift eller tackar nej. Beslutet, namnet och underskriften sparas på arbetsordern, och länken slutar fungera efter sitt utgångsdatum. Länkarna sparas bara som säkra hashvärden och personuppgifter på publika sidor visas maskerade.
Efter jobbet: betalning, historik och påminnelser
När arbetet är klart registrerar du betalningen med kort eller banköverföring, eller lägger beloppet på kundens konto. Den avslutade arbetsordern blir en del av fordonets historik, som du kan söka fram på registreringsnummer när som helst. Du kan skapa en servicepåminnelse med förfallodatum och spara en målmätarställning som referens till nästa besök. Om du vill kan fordonets servicehistorik också delas via en privat QR-länk, där du själv väljer vilka uppgifter som visas.
Så fungerar det
- 1
Ta emot fordonet
Ange registreringsnumret, notera mätarställning, bränslenivå och felbeskrivning och lägg till foton på arbetsordern.
- 2
Offerera och få godkännande
Lägg till delar och arbete, skicka godkännandelänken och flytta jobbet till I verkstaden när kunden har sagt ja.
- 3
Slutför och lämna ut
Markera jobbet som klart, registrera betalningen och lämna ut bilen. Lägg in en påminnelse inför nästa service.
Vanliga frågor
Kan kunden godkänna arbetsordern utan konto?⌄
Ja. Godkännandelänken öppnas i mobilens webbläsare utan inloggning. Kunden godkänner med underskrift på skärmen eller tackar nej, och resultatet sparas på arbetsordern.
Kan jag skriva ut en arbetsorder eller ett inlämningsformulär?⌄
Ja. Du kan skriva ut arbetsordern och ett inlämningsformulär med mätarställning, bränslenivå och villkor för inlämningen som kunden signerar.
Kan en arbetsorder ändras efter att bilen lämnats ut?⌄
Nej. Utlämnad är en slutstatus, så posten förblir exakt som den var när bilen lämnade verkstaden. Eventuellt efterarbete registreras på en ny arbetsorder.
Bygger servicepåminnelserna på mätarställning?⌄
Påminnelserna schemaläggs på datum. Du kan spara en målmätarställning på påminnelsen och ta med den i meddelandemallen, men meddelandet skickas på förfallodagen.
Är arbetsordern anpassad för Sverige?⌄
Ja. Med Sverige som land arbetar du i kronor med svenska momssatser, svenska telefonnummer, mätarställning i km och svensk tid, och förnyelser som besiktning och trafikförsäkring kan följas upp per fordon.
Fungerar mobilappen offline?⌄
Nej. Både webbpanelen och mobilapparna kräver en internetanslutning; det finns inget offlineläge.