Digitaler Werkstattauftrag für Kfz-Werkstätten

Was auf einen digitalen Werkstattauftrag gehört

Jeder Auftrag ist mit einem Kunden und einem Fahrzeug verknüpft, nichts muss doppelt geschrieben werden. Er enthält alles, was die Werkstatt für die Arbeit und die Abrechnung braucht:

• Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Marke, Modell, Fahrgestellnummer (FIN) und Kilometerstand
• Tankfüllstand, Beanstandung des Kunden und Wünsche bei der Abgabe
• Fotos von Schäden oder vom allgemeinen Zustand des Fahrzeugs
• Positionen für Teile und Arbeitslohn mit Steuersatz und Rabatt
• Zugewiesene Techniker, erfasste Arbeitszeit und interne Notizen

Fahrzeugannahme am Empfang oder per Handy

Am Empfang geben Sie das Kennzeichen ein: Bei einem bekannten Fahrzeug erscheinen Halter und frühere Aufträge, ein neues legen Sie mit wenigen Feldern an. Mit der App geht der Serviceberater einmal um das Auto, scannt den FIN-Barcode, macht Fotos mit der Handykamera und öffnet den Auftrag direkt vor Ort. Ein Annahmeformular mit Kilometerstand, Tankfüllstand und Übergabebedingungen lässt sich ausdrucken und vom Kunden unterschreiben. Damit ist später klar, ob ein Kratzer schon vorher da war.

Auftragsstatus, auf den sich alle verlassen

Jeder Auftrag hat genau einen Status: Kostenvoranschlag, In Arbeit, Fertig, Übergeben oder Storniert. Die Wechsel folgen festen Regeln, sodass ein übergebener Auftrag nicht versehentlich wieder geöffnet wird, und eine Stornierung bucht Lager und Kundenkonto zurück. Die Liste In Arbeit zeigt jedes Fahrzeug, das gerade in der Werkstatt steht, und Techniker werden in der App benachrichtigt, wenn ihnen ein Auftrag zugewiesen wird. Die Frage, ob ein Auto fertig ist, beantwortet der Bildschirm statt eines Rufs quer durch die Halle.

Kundenfreigabe per Link mit Unterschrift

Ist der Kostenvoranschlag fertig, schicken Sie dem Kunden einen Freigabelink per SMS oder WhatsApp oder kopieren ihn in eine beliebige Nachricht. Der Kunde öffnet ihn auf dem Handy, prüft Positionen und Summe und gibt per Unterschrift frei oder lehnt ab. Entscheidung, Name und Unterschrift werden im Auftrag gespeichert, und der Link verfällt nach seinem Ablaufdatum. Die Links werden nur als sichere Hashwerte gespeichert, und persönliche Daten erscheinen auf öffentlichen Seiten maskiert.

Nach dem Auftrag: Zahlung, Historie und Erinnerungen

Ist die Arbeit erledigt, erfassen Sie die Zahlung per Karte, Überweisung oder Scheck oder lassen den Betrag auf dem Kundenkonto stehen. In Deutschland und Österreich ist die Barzahlung abgeschaltet, weil dort Barumsätze ein zertifiziertes Kassensystem erfordern. Der fertige Auftrag wird Teil der Fahrzeughistorie, die Sie jederzeit über das Kennzeichen finden. Sie können eine Wartungserinnerung mit Fälligkeitsdatum anlegen und dazu einen Ziel-Kilometerstand für den nächsten Besuch speichern. Auf Wunsch teilen Sie die Servicehistorie eines Fahrzeugs über einen privaten QR-Link und bestimmen selbst, welche Angaben sichtbar sind.