Digital arbejdsordre til autoværksteder
Arbejdsordren er hjertet i ethvert værksted: den går fra skranken til liften og tilbage til kassen. Baktam gør papirordren til en digital arbejdsordre, som alle kan se på samme tid — fra bilen bliver modtaget, til nøglerne bliver afleveret igen.
Det står der på en digital arbejdsordre
Hver arbejdsordre er knyttet til en kunde og et køretøj, så intet skal skrives to gange. Den rummer alt, hvad værkstedet skal bruge for at udføre opgaven og fakturere den:
- Køretøjsdata: nummerplade, mærke, model, stelnummer (VIN) og kilometerstand
- Brændstofniveau, kundens fejlbeskrivelse og eventuelle ønsker ved afleveringen
- Fotos af skader eller bilens generelle stand
- Linjer med reservedele og arbejdsløn, momssats og rabat
- Tildelte mekanikere, registreret arbejdstid og interne noter
Modtagelse ved skranken eller på telefonen
Ved skranken skriver du nummerpladen: en kendt bil henter ejeren og tidligere opgaver frem, og en ny registreres med få felter. Med mobilappen kan værkføreren gå en runde om bilen, scanne stelnummerets stregkode, tage fotos med telefonens kamera og oprette arbejdsordren på stedet. En modtagelsesformular med kilometerstand, brændstofniveau og afleveringsbetingelser kan udskrives og underskrives af kunden, så der ikke senere opstår tvivl om en ridse, der allerede var der.
Status, alle kan stole på
Hver arbejdsordre har én tydelig status: Tilbud, På værkstedet, Færdig, Udleveret eller Annulleret. Skift mellem status følger faste regler, så en udleveret opgave ikke kan genåbnes ved en fejl, og annulleres en opgave, tilbageføres lager- og kontoposteringerne. Listen På værkstedet viser alle biler, der står på værkstedet lige nu, og mekanikerne får en notifikation i mobilappen, når en opgave tildeles dem. Spørgsmålet om, hvorvidt en bil er færdig, besvares på skærmen i stedet for på tværs af værkstedsgulvet.
Godkendelseslink med underskrift
Når tilbuddet er klar, sender du kunden et godkendelseslink via SMS eller WhatsApp eller kopierer det ind i en hvilken som helst besked. Kunden åbner det på telefonen, gennemgår linjerne og totalen og godkender med en underskrift eller afviser. Beslutningen, navnet og underskriften gemmes på arbejdsordren, og linket holder op med at virke efter udløbsdatoen. Links gemmes kun som sikre hash-værdier, og personoplysninger på offentlige sider vises maskeret.
Efter opgaven: betaling, historik og påmindelser
Når arbejdet er gjort, registrerer du betalingen kontant, med kort eller via bankoverførsel, eller du fører den på kundens konto. Den færdige arbejdsordre bliver en del af køretøjets historik, som du altid kan søge frem via nummerpladen. Du kan oprette en påmindelse om service eller syn med en forfaldsdato og gemme en km-stand som reference til næste besøg. Hvis du ønsker det, kan køretøjets servicehistorik også deles via et privat QR-link, hvor du selv vælger, hvilke oplysninger der vises. Og skal revisoren bruge tallene, eksporterer du rapporterne til Excel.
Sådan fungerer det
- 1
Modtag køretøjet
Angiv nummerpladen, registrer kilometerstand, brændstofniveau og fejlbeskrivelse, og tilføj fotos til arbejdsordren.
- 2
Giv tilbud og få godkendelse
Tilføj reservedele og arbejdsløn, send godkendelseslinket, og flyt opgaven til På værkstedet, når kunden har sagt ja.
- 3
Afslut og udlever
Marker opgaven som færdig, registrer betalingen, og udlever bilen. Opret en påmindelse om næste service.
Ofte stillede spørgsmål
Kan kunden godkende arbejdsordren uden en konto?⌄
Ja. Godkendelseslinket åbner i enhver browser på telefonen uden login. Kunden godkender med en underskrift på skærmen eller afviser, og resultatet gemmes på arbejdsordren.
Kan jeg udskrive en arbejdsordre eller modtagelsesformular?⌄
Ja. Du kan udskrive arbejdsordren og en modtagelsesformular med kilometerstand, brændstofniveau og afleveringsbetingelser, som kunden kan underskrive.
Kan en arbejdsordre ændres, efter bilen er udleveret?⌄
Nej. Udleveret er en endelig status, så arbejdsordren forbliver præcis, som den var, da bilen forlod værkstedet. Eventuelt opfølgende arbejde registreres på en ny arbejdsordre.
Styres påmindelserne efter kilometerstand?⌄
Påmindelser planlægges efter dato. Du kan gemme en km-stand på påmindelsen og bruge den i beskedskabelonen, men beskederne sendes på forfaldsdatoen.
Hvilke lande er arbejdsordren indstillet til?⌄
Når du opretter dig, vælger du dit land, for eksempel Danmark, Sverige, Norge, Finland eller Tyskland. Baktam indstiller derefter valuta, momssatser, telefonformat, kilometer eller miles og tidszone.
Virker mobilappen offline?⌄
Nej. Både webpanelet og mobilappene kræver en internetforbindelse; der er ingen offlinetilstand.