Privatlivspolitik

1. Hvem vi er

Baktam er en cloudbaseret softwaretjeneste til autoværksteder, der drives af Fatih Bilgiç ("Baktam", "vi", "os"). Du kan kontakte os om databeskyttelse på [email protected].

2. Vores rolle: dataansvarlig og databehandler

Når Baktam er dataansvarlig

Vi bestemmer, hvordan og hvorfor personoplysninger behandles til vores egne formål: brugerkonti, abonnements- og faktureringsoplysninger, supporthenvendelser, beskeder sendt via vores kontaktformular, besøg på websitet og tjenestens sikkerhed.

Når Baktam er databehandler

Hvert værksted (vores kunde, "virksomheden") bestemmer, hvilke oplysninger det registrerer om sine egne kunder, køretøjer og medarbejdere. For disse oplysninger er virksomheden dataansvarlig, og Baktam behandler dem på virksomhedens vegne og kun for at levere tjenesten. Er du kunde hos et værksted og ønsker at gøre dine rettigheder gældende, så kontakt først værkstedet; vi hjælper værkstedet med at svare. Databehandleraftale for erhvervskunder: [afventer bekræftelse].

3. Hvilke oplysninger vi behandler

• Kontooplysninger: navn, telefonnummer, e-mailadresse, foretrukket sprog og en adgangskode, der kun gemmes som en envejs-hash.
• Virksomheds- og faktureringsoplysninger: virksomhedens navn, adresse, land, valuta, CVR- eller momsnummer, pakke og betalingsoplysninger.
• Oplysninger, virksomheden registrerer i Baktam: kunders navne, telefonnumre, e-mailadresser og CVR-/momsnumre; køretøjer (nummerplade, stelnummer/VIN, mærke, model, kilometerstand); arbejdsordrer, salg, betalinger, påmindelser, noter, fotos og underskrifter.
• Offentlige sider: når en kunde bruger en bookingside, modtager vi det navn, telefonnummer, den nummerplade og den bemærkning, kunden indtaster; når kunden svarer via et godkendelseslink, registrerer vi beslutningen, navnet og underskriften.
• Tekniske oplysninger: IP-adresse, oplysninger om browser eller enhed og log over logins, som bruges til at holde konti sikre, begrænse misbrug og fejlfinde. Mobilappene gemmer et token til pushnotifikationer, hvis du tillader notifikationer.

4. Hvorfor vi bruger oplysningerne, og på hvilket retsgrundlag

For de oplysninger, vi er dataansvarlige for, behandler vi personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov på følgende retsgrundlag:

• Opfyldelse af en kontrakt: oprettelse og drift af din konto, levering af tjenesten og support samt fakturering.
• Retlig forpligtelse: opbevaring af fakturaer og regnskabsmateriale i den periode, loven kræver.
• Legitime interesser: sikring af tjenesten, forebyggelse af svindel og misbrug samt fejlretning, afvejet mod dine rettigheder.
• Samtykke: markedsføringsmails og eventuel frivillig webanalyse. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Vi bruger ikke personoplysninger til automatiske afgørelser, der har retsvirkning eller på lignende måde påvirker dig betydeligt.

5. Hvor oplysningerne opbevares

Baktams skytjeneste hostes i Den Europæiske Union, i datacentre i Tyskland. Daglige sikkerhedskopier opbevares i en begrænset periode, så data kan gendannes. Enterprise-kunder kan i stedet køre Baktam på deres egen server; i så fald bliver oplysningerne på den server, og virksomheden er selv ansvarlig for hosting, sikkerhedskopiering og sikkerhed.

Nogle tjenesteudbydere, som en virksomhed selv vælger at forbinde (for eksempel udbydere af SMS eller WhatsApp), kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. Når oplysninger overføres uden for EU/EØS, sker det på grundlag af passende garantier som afgørelser om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser [afventer bekræftelse].

6. Tjenesteudbydere (underdatabehandlere)

Vi deler kun personoplysninger i det omfang, hver udbyder har brug for dem til sin opgave:

• Hosting: infrastrukturudbyder med datacentre i Tyskland.
• Afsendelse af e-mail: en e-mailtjeneste til kontomails som nulstilling af adgangskode og daglige oversigter.
• Beskeder valgt af virksomheden: SMS via Twilio eller WhatsApp Business (Cloud API) fra Meta, med virksomhedens egen konto og egen aftale med udbyderen. (Netgsm kan kun bruges af virksomheder i Tyrkiet.)
• Pushnotifikationer til mobilappene: Expos pushtjeneste, som leverer notifikationer via Apple og Google.
• Webanalyse: Microsoft Clarity, kun på det offentlige website og kun med dit samtykke (se afsnit 7).
• Fejlovervågning: Sentry, kun hvis det er slået til. Den er sat op til ikke at sende personoplysninger som standard; telefonnumre og e-mailadresser maskeres, og cookies, autorisationsheadere og forespørgslers indhold fjernes.

En liste over de konkrete udbydere kan fås på anmodning. Vi kan videregive oplysninger, hvis loven kræver det, eller hvis en domstol eller myndighed gyldigt pålægger os det.

7. Cookies og lignende teknologier

Nødvendige cookies

Disse er nødvendige for, at tjenesten fungerer, og kræver ikke samtykke: en sessionscookie, der holder dig logget ind, en cookie, der husker dit sprog, og baktam_consent, som gemmer dit valg af cookies i 6 måneder. Webpanelet gemmer også nogle få indstillinger for brugerfladen (for eksempel favoritter) i din browsers lokale lager.

Analysecookies (kun med dit samtykke)

På vores offentlige website (baktam.com, herunder de danske sider under /da) bruger vi Microsoft Clarity til at forstå, hvordan besøgende bruger sitet, og til at forbedre det. Clarity indlæses først, når du vælger "Accepter analysecookies" i cookiebanneret; indtil du har valgt, eller hvis du afviser, sendes der ingen oplysninger til Clarity. Retsgrundlaget er dit samtykke (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, og cookiebekendtgørelsen).

• Hvad der indsamles: klik, scroll, musebevægelser, besøgte sider, sessionens varighed, oplysninger om enhed og browser samt omtrentlig placering. Tekst, du skriver i formularfelter, maskeres og registreres aldrig.
• Cookies: _clck (1 år) og _clsk (1 dag), sat af Clarity. Vi afviser lagring til annoncering; vi bruger ikke oplysningerne til annoncering.
• Hvem der behandler oplysningerne: Microsoft Corporation som vores tjenesteudbyder; oplysningerne kan opbevares uden for dit land, herunder i USA.
• Hvor Clarity aldrig kører: i Baktams webpanel, på loginsider, på de godkendelses-, kvitterings- og bookinglinks, som værksteder sender til deres kunder, og på udskriftssider.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage: åbn "Cookieindstillinger" nederst på websitet, og vælg "Afvis". Clarity stoppes derefter, dets cookies slettes, og det indlæses ikke ved senere besøg. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke den behandling, der er sket forinden.

Vi bruger ikke cookies til annoncering eller sporing på tværs af websites.

8. Hvor længe vi opbevarer oplysninger

• Konto- og virksomhedsoplysninger: så længe abonnementet er aktivt.
• Efter opsigelse: oplysningerne kan eksporteres i 60 dage og slettes derefter, medmindre virksomheden beder om tidligere sletning [afventer bekræftelse].
• Sikkerhedskopier: overskrives løbende efter en begrænset periode [opbevaringsperiode afventer bekræftelse].
• Fakturaer og faktureringsoplysninger: i den periode, skatte- og regnskabslovgivningen kræver.

Oplysninger, som en virksomhed registrerer om sine egne kunder, opbevares efter virksomhedens instrukser og slettes, når virksomheden sletter dem eller lukker sin konto.

9. Sådan beskytter vi oplysningerne

• Alle forbindelser bruger krypteret HTTPS (TLS).
• Adgangskoder og API-nøgler gemmes kun som envejs-hash.
• Links til godkendelse af tilbud og til kvitteringer bruger tilfældige tokens, som kun gemmes som hash. Offentlige sider (godkendelser, kvitteringer, booking og delt køretøjshistorik) har begrænsning på antal forespørgsler og viser personoplysninger maskeret.
• Adgangsoplysninger til udbydere af SMS, WhatsApp og e-faktura gemmes krypteret (AES-256-GCM) i databasen og vises aldrig igen i brugerfladen eller returneres af API'et.
• Hver virksomheds data er adskilt fra andre virksomheders, og rollebaserede rettigheder begrænser, hvad hver bruger kan se: mekanikere ser for eksempel ikke priser eller kostpriser.
• Vigtige handlinger registreres i en aktivitetslog, og data sikkerhedskopieres dagligt.

Rammer et brud på persondatasikkerheden dine oplysninger, underretter vi den berørte virksomhed og, hvor det kræves, den kompetente tilsynsmyndighed uden unødig forsinkelse.

10. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) har du ret til indsigt i dine oplysninger, til at få dem berigtiget eller slettet, til at begrænse eller gøre indsigelse mod behandlingen, til at modtage dem i et overførbart format (dataportabilitet) og til at trække et samtykke tilbage.

For at gøre dine rettigheder gældende kan du skrive til [email protected]. Vi svarer inden for én måned. Du har også ret til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk) eller til tilsynsmyndigheden i det EU-/EØS-land, hvor du bor eller arbejder.

11. Børn

Baktam er en tjeneste til virksomheder og henvender sig ikke til børn.

12. Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne politik fra tid til anden. Væsentlige ændringer meddeler vi kontoejere pr. e-mail, før de træder i kraft.

13. Kontakt

Spørgsmål om denne politik eller dine oplysninger: [email protected].