Værkstedssystem, der samler hele autoværkstedet
Baktam er et skybaseret værkstedssystem til selvstændige autoværksteder og mindre værkstedskæder. Modtagelse af køretøjer, arbejdsordrer, reservedele, betalinger og påmindelser ligger i ét system, så kontoret, mekanikerne og ejeren arbejder ud fra de samme oplysninger — hver med den adgang, deres rolle kræver.
Hvad et godt værkstedssystem skal kunne
En dag på værkstedet svinger mellem telefonen, skranken, liften, reservedelshylden og kassen. Når de trin ligger i en kalender, et regneark og en gruppechat, bliver opgaver glemt, og penge bliver ikke opkrævet. Et værkstedssystem skal samle hvert trin på én post: hvem kunden er, hvad der tidligere er lavet på bilen, hvad der står på hylden, og hvad der stadig mangler at blive betalt.
- Find kunde eller køretøj via nummerpladen, og åbn hele historikken
- Linjer med reservedele og arbejdsløn, hver med sin egen momssats og rabat
- Lager, kassebog, kundekonti og betalinger i samme system
- Webpanel i enhver browser plus mobilapps til iOS og Android
Arbejdsordren fra modtagelse til udlevering
Når bilen kommer ind, registrerer arbejdsordren kilometerstand, brændstofniveau, kundens fejlbeskrivelse og fotos, og en modtagelsesformular kan udskrives til underskrift. Hver opgave går gennem Tilbud, På værkstedet, Færdig og Udleveret, og du kan tildele en eller flere mekanikere. Faste opgaver som et lille eller stort serviceeftersyn kan gemmes som servicepakker, så alle reservedele og arbejdslinjer tilføjes i ét trin.
Reservedele, lager og afdelinger
Reservedele, der tilføjes en arbejdsordre, trækkes fra lageret, og beløbet føres på kundens konto. Leverancer fra leverandører bogføres på lageret med købsfakturaer, varer med lav beholdning vises på et genbestillingsforslag, og lageroptælling holder tallene i overensstemmelse med hylden. Har du flere adresser, kan du køre separate afdelinger og flytte dele imellem dem med lageroverførsler. Til salg over disken findes en kassetilstand (POS) med stregkodesøgning, og stregkodeetiketter kan udskrives fra varelisten.
Indstillet til danske værksteder
Dit land bestemmer valuta, momssatser, telefonformat og tidszone. Et dansk værksted arbejder i kroner med 25 % moms (og 0 % hvor det er relevant), telefonnumre med +45, kilometer og dansk tid. Fornyelser pr. køretøj følger danske typer: syn, forsikring og service. Brugerfladen findes på dansk og 11 andre sprog, og hver bruger vælger sit eget. Kvitteringer og færdige arbejdsordrer udskrives som Faktura med dit CVR-/momsnummer og momsen opgjort pr. sats. Baktam er et værkstedssystem og ikke et bogføringssystem: bogføringen sker hos din revisor eller i dit bogføringssystem, og rapporterne kan eksporteres til Excel.
Hold kunderne orienteret
Send kunden et sikkert link, så tilbuddet kan gennemses på telefonen og godkendes med underskrift eller afvises; beslutningen gemmes på arbejdsordren. En side til onlinebooking lader kunderne vælge en ledig tid og angive nummerplade og telefonnummer, og bookingen lander i din kalender. Med Pro og Enterprise kan du forbinde din egen Twilio-konto til SMS eller WhatsApp Business (Cloud API) og sende automatiske beskeder, når bilen er modtaget, når den er klar, og når der er forfald.
Roller, pakker og priser
Ejer, administrator, kasserer og mekaniker har hver deres rolle. Mekanikere ser kun de opgaver, de er tildelt, og aldrig priser eller kostpriser, og kostprisrapporter er kun synlige for ejeren. Micro passer til et værksted med én adresse og to brugere, Pro giver op til 10 brugere og 3 afdelinger, og Enterprise fjerner begrænsningerne. Aktuelle priser står på prissiden, og alle pakker kan prøves gratis i 14 dage.
Sådan fungerer det
- 1
Opret din konto
Vælg Danmark som land, indtast virksomhedens oplysninger, og inviter dit team. Der skal intet installeres: det kører i browseren.
- 2
Opret din første arbejdsordre
Skriv nummerpladen, vælg eller opret kunde og køretøj, og tilføj reservedele og arbejdsløn til opgaven.
- 3
Registrer betaling og udlever
Registrer betalingen, marker bilen som udleveret, og opgaven lægges i køretøjets servicehistorik og dine rapporter.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg installere noget?⌄
Nej. Baktam kører i enhver opdateret browser på computer, tablet eller telefon. Der findes også mobilapps til iOS og Android til modtagelse, fotos og stregkodescanning.
Virker det uden internetforbindelse?⌄
Nej. Skytjenesten kræver en internetforbindelse, og der er ingen offlinetilstand. Skal systemet køre uafhængigt af internettet, kan Enterprise-kunder installere Baktam på en egen server på det lokale netværk.
Er brugerfladen på dansk?⌄
Ja. Webpanelet og mobilappen findes på dansk, og hver bruger kan skifte til et af de andre sprog, for eksempel engelsk, tysk eller svensk. Support gives dog på engelsk og tyrkisk.
Kan jeg styre mere end én afdeling?⌄
Ja. Pro giver op til 3 afdelinger, og Enterprise har ingen grænse. Brugere, der er knyttet til en afdeling, arbejder kun med den afdelings data, og reservedele kan flyttes mellem afdelinger.
Kan mekanikerne se priser og avancer?⌄
Nej. Mekanikerrollen ser kun tildelte opgaver uden priser eller kostpriser. Mekanikere kan registrere arbejdstid og tilføje noter og fotos på arbejdsordren.
Hvordan betales abonnementet?⌄
Uden for Tyrkiet faktureres abonnementet i amerikanske dollar og betales via bankoverførsel. Betaling med kort er endnu ikke muligt for internationale kunder.