Garagesoftware waarmee je de hele werkplaats runt

Wat goede garagesoftware moet kunnen

Een werkplaatsdag springt heen en weer tussen de telefoon, de balie, de brug, het onderdelenschap en de kassa. Staan die stappen in een agenda, een spreadsheet en een groepsapp, dan raken klussen zoek en blijft er geld liggen. Garagesoftware hoort elke stap op één dossier te zetten: wie de klant is, wat er eerder aan de auto is gedaan, wat er op het schap ligt en wat er nog betaald moet worden.

• Klant of voertuig vinden op kenteken, met de volledige historie van werkorders
• Regels voor onderdelen en arbeidsloon, met btw-tarief en korting per regel
• Voorraad, kasboek, klantrekeningen en betalingen in hetzelfde systeem
• Webpaneel in elke browser, plus apps voor iOS en Android

Werkorders van inname tot aflevering

Komt er een auto binnen, dan legt de werkorder de kilometerstand, het brandstofniveau, de klacht van de klant en foto's vast, en je kunt een innameformulier afdrukken om te laten ondertekenen. Elke klus doorloopt de statussen Offerte, In de werkplaats, Afgerond en Afgeleverd, en je wijst er een of meer monteurs aan toe. Vaste klussen zoals een kleine of grote beurt sla je op als servicepakket, zodat alle onderdelen en arbeidsloonregels in één keer op de werkorder komen.

Onderdelen, voorraad en vestigingen

Onderdelen op een werkorder gaan automatisch van de voorraad af en het bedrag komt op de rekening van de klant. Leveringen boek je in met inkoopfacturen, artikelen met een lage voorraad verschijnen op de lijst met bestelsuggesties en met voorraadtellingen houd je de administratie gelijk met het schap. Heb je meerdere locaties, dan werk je met aparte vestigingen en verplaats je onderdelen met voorraadoverboekingen. Voor verkoop aan de balie is er een kassamodus met zoeken op barcode, en barcodelabels druk je af vanuit de productlijst.

Ingericht voor Nederland en België

Het land van je bedrijf bepaalt de valuta, de btw-tarieven, het telefoonformaat en de tijdzone. Een garage in Nederland werkt in euro met 21% en 9% btw; een garage in Vlaanderen met 21%, 12% en 6%. Kilometerstanden staan in kilometers en telefoonnummers worden met +31 of +32 opgeslagen. Bij elk voertuig houd je de APK of de autokeuring, de verzekering en de onderhoudsbeurt bij. De software is volledig in het Nederlands, en een collega die liever in het Frans, Duits of Engels werkt, kiest gewoon een andere taal. Facturen tonen je btw-nummer en de btw per tarief.

Klanten op de hoogte houden

Stuur de klant een beveiligde link om een offerte op zijn telefoon te bekijken en met een handtekening goed te keuren, of af te wijzen; de beslissing wordt op de werkorder bewaard. Via een pagina voor online afspraken kiezen klanten zelf een vrij tijdslot en laten ze hun kenteken en telefoonnummer achter; de afspraak komt in je agenda. Met Pro en Enterprise koppel je je eigen Twilio-account voor sms of je WhatsApp Business-account (Cloud API) en verstuurt Baktam automatisch berichten als voertuig ontvangen, voertuig klaar en onderhoudsherinneringen.

Rollen, pakketten en prijzen

Eigenaren, beheerders, kassamedewerkers en monteurs hebben elk hun eigen rol. Monteurs zien alleen de klussen die aan hen zijn toegewezen en nooit prijzen of kosten, en kostenrapporten zijn alleen zichtbaar voor de eigenaar. Micro past bij een garage met één vestiging en twee gebruikers, Pro ondersteunt tot 10 gebruikers en 3 vestigingen, en Enterprise heft die grenzen op. De actuele prijzen staan op de prijzenpagina, en elk pakket probeer je 14 dagen gratis.