De digitale werkorder voor je autowerkplaats
De werkorder, of werkbon, is het hart van elke werkplaats: hij gaat van de balie naar de brug en weer terug naar de kassa. Baktam maakt van de papieren werkbon een digitale werkorder die iedereen tegelijk kan zien, vanaf het moment dat de auto binnenkomt tot de sleutels weer worden overhandigd.
Wat er op een digitale werkorder staat
Elke werkorder is gekoppeld aan een klant en een voertuig, dus niets hoeft twee keer te worden opgeschreven. Er staat alles op wat de werkplaats nodig heeft om de klus te doen en te factureren:
- Voertuiggegevens: kenteken, merk, model, chassisnummer (VIN) en kilometerstand
- Brandstofniveau, de klacht van de klant en wensen bij het brengen
- Foto's van schade of van de algemene staat van het voertuig
- Regels voor onderdelen en arbeidsloon, met btw-tarief en korting
- Toegewezen monteurs, geregistreerde werktijd en interne notities
Voertuiginname aan de balie of op een telefoon
Aan de balie typ je het kenteken: bij een bekend voertuig verschijnen de eigenaar en de eerdere klussen, een nieuw voertuig leg je in een paar velden vast. Met de mobiele app loopt de servicemedewerker om de auto heen, scant de VIN-barcode, maakt foto's met de camera van de telefoon en opent ter plekke de werkorder. Een innameformulier met kilometerstand, brandstofniveau en afspraken bij het brengen druk je af om te laten ondertekenen, zodat een discussie over een kras die er al zat snel beslecht is.
Statussen waar iedereen op kan vertrouwen
Elke werkorder heeft één duidelijke status: Offerte, In de werkplaats, Afgerond, Afgeleverd of Geannuleerd. Overgangen tussen statussen volgen vaste regels, dus een afgeleverde klus kan niet per ongeluk worden heropend, en bij annuleren worden de voorraad- en klantrekeningboekingen teruggedraaid. De lijst In de werkplaats toont elk voertuig dat nu binnen staat, en monteurs krijgen een melding in de mobiele app als er een klus aan hen wordt toegewezen. De vraag of een auto klaar is, beantwoord je op het scherm in plaats van door de werkplaats te roepen.
Goedkeuringslink met handtekening
Is de offerte klaar, dan stuur je de klant een goedkeuringslink via sms of WhatsApp, of je kopieert de link in een ander bericht. De klant opent hem op zijn telefoon, bekijkt de regels en het totaal en keurt goed met een handtekening, of wijst af. De beslissing, de naam en de handtekening worden op de werkorder bewaard, en na de vervaldatum werkt de link niet meer. Links worden alleen als beveiligde hash opgeslagen en persoonsgegevens op openbare pagina's worden gemaskeerd.
Na de klus: betaling, historie en herinneringen
Is het werk klaar, dan registreer je de betaling, contant, per pin of per overschrijving, of je zet het bedrag op de rekening van de klant. De afgeronde werkorder wordt onderdeel van de historie van het voertuig, die je altijd op kenteken terugvindt. Je maakt een onderhoudsherinnering aan met een vervaldatum, en daarbij kun je een streefkilometerstand bewaren als richtpunt voor het volgende bezoek. Wil je, dan deel je de onderhoudshistorie van een voertuig via een privé QR-link, waarbij jij bepaalt welke gegevens zichtbaar zijn.
Zo werkt het
- 1
Neem het voertuig in
Vul het kenteken in, leg kilometerstand, brandstofniveau en klacht vast en voeg foto's toe aan de werkorder.
- 2
Offerte en goedkeuring
Voeg onderdelen en arbeidsloon toe, stuur de goedkeuringslink en zet de klus op In de werkplaats zodra de klant akkoord is.
- 3
Afronden en afleveren
Zet de klus op Afgerond, ontvang de betaling en lever het voertuig af. Plan een herinnering voor het volgende onderhoud.
Veelgestelde vragen
Kan de klant de werkorder goedkeuren zonder account?⌄
Ja. De goedkeuringslink opent in elke telefoonbrowser zonder in te loggen. De klant keurt goed met een handtekening op het scherm of wijst af, en de uitkomst wordt op de werkorder bewaard.
Kan ik een werkorder of innameformulier afdrukken?⌄
Ja. Je drukt de werkorder af, en ook een innameformulier met kilometerstand, brandstofniveau en afspraken bij het brengen dat de klant ondertekent.
Kan een werkorder na aflevering nog worden gewijzigd?⌄
Nee. Afgeleverd is een eindstatus, dus het dossier blijft precies zoals het was toen de auto vertrok. Vervolgwerk leg je vast op een nieuwe werkorder.
Werken onderhoudsherinneringen op kilometerstand?⌄
Herinneringen worden op datum gepland. Je kunt een streefkilometerstand bij de herinnering bewaren en die in je berichtsjabloon opnemen, maar het bericht gaat uit op de vervaldatum.
Voor welke landen is Baktam ingericht?⌄
Onder andere voor Nederland en België, met euro, de juiste btw-tarieven, telefoonnummers met +31 of +32, kilometers en de juiste tijdzone. Bij het aanmelden kies je je land.
Werkt de mobiele app offline?⌄
Nee. Het webpaneel en de mobiele apps hebben allebei een internetverbinding nodig; er is geen offline modus.