Digital arbeidsordre for bilverksteder

Hva som står på en digital arbeidsordre

Hver arbeidsordre er koblet til en kunde og et kjøretøy, så ingenting må skrives to ganger. Den inneholder alt verkstedet trenger for å gjøre jobben og fakturere den:

• Kjøretøyopplysninger: reg.nr., merke, modell, understellsnummer (VIN) og kilometerstand
• Drivstoffnivå, kundens beskrivelse av feilen og ønsker ved levering
• Bilder av skader eller kjøretøyets generelle tilstand
• Linjer for deler og arbeid med mva-sats og rabatt
• Tildelte mekanikere, registrert arbeidstid og interne notater

Mottak i resepsjonen eller på telefonen

I resepsjonen skriver du reg.nr.: et kjent kjøretøy henter fram eier og tidligere jobber, og et nytt registreres med noen få felt. Med mobilappen kan servicerådgiveren gå rundt bilen, skanne strekkoden for VIN, ta bilder med telefonkameraet og åpne arbeidsordren på stedet. Et mottaksskjema med kilometerstand, drivstoffnivå og vilkår for levering kan skrives ut og signeres av kunden, og da er spørsmålet om en ripe som allerede var der, avklart.

Status alle kan stole på

Hver arbeidsordre har én tydelig status: Tilbud, På verkstedet, Ferdig, Utlevert eller Kansellert. Overgangene følger faste regler, så en utlevert jobb kan ikke åpnes igjen ved en feil, og når en jobb kanselleres, tilbakeføres lager- og kundekontoposteringene. Listen På verkstedet viser alle kjøretøy som står inne nå, og mekanikerne får varsel i mobilappen når en jobb blir tildelt dem. Spørsmålet om bilen er ferdig besvares på skjermen, ikke ved å rope over verkstedgulvet.

Godkjenningslenke med signatur

Når tilbudet er klart, sender du kunden en godkjenningslenke på SMS eller WhatsApp, eller limer den inn i en hvilken som helst melding. Kunden åpner den på mobilen, går gjennom linjene og totalbeløpet og godkjenner med signatur eller avslår. Svaret, navnet og signaturen lagres på arbeidsordren, og lenken slutter å virke etter utløpsdatoen. Lenkene lagres bare som sikre hash-verdier, og personopplysninger på offentlige sider vises maskert.

Etter jobben: faktura, historikk og påminnelser

Når arbeidet er gjort, utstedes jobben som faktura, og innbetalingen registreres mot fakturaen med kort eller bankoverføring – eller beløpet føres på kundens konto. Kontantbetaling og kassemodus er slått av i Norge, fordi Baktam ikke er et produkterklært kassasystem. Den ferdige arbeidsordren blir en del av kjøretøyets historikk, som du kan søke opp på reg.nr. når som helst. Du kan lage en servicepåminnelse med forfallsdato og lagre en kilometerstand som mål for neste besøk. Vil du, kan kjøretøyets servicehistorikk også deles via en privat QR-lenke der du selv velger hvilke opplysninger som vises.