Sähköinen työmääräin korjaamolle
Työmääräin on korjaamon sydän: se kulkee vastaanotosta korjauspaikalle ja takaisin kassalle. Baktam tekee paperisesta työmääräimestä sähköisen, jonka kaikki näkevät samaan aikaan siitä hetkestä, kun ajoneuvo vastaanotetaan, siihen asti, kun avaimet luovutetaan takaisin. Paperinen työmääräin katoaa, tahriintuu ja jää usein puolitiehen; sähköinen versio on aina ajan tasalla ja löytyy vielä vuosienkin päästä. Baktamissa työmääräimen nimi on työtilaus.
Mitä sähköiseen työmääräimeen kuuluu
Jokainen työtilaus on liitetty asiakkaaseen ja ajoneuvoon, joten mitään ei tarvitse kirjoittaa kahdesti. Siinä on kaikki, mitä korjaamo tarvitsee työn tekemiseen ja laskuttamiseen:
- Ajoneuvon tiedot: rekisterinumero, merkki, malli, valmistenumero (VIN) ja kilometrilukema
- Polttoaineen määrä, asiakkaan vikakuvaus ja toiveet jättöhetkellä
- Kuvat vaurioista tai ajoneuvon yleiskunnosta
- Varaosa- ja työrivit ALV-kannan ja alennuksen kanssa
- Osoitetut mekaanikot, kirjattu työaika ja sisäiset muistiinpanot
Ajoneuvon vastaanotto tiskillä tai puhelimella
Vastaanotossa kirjoitetaan rekisterinumero: tuttu ajoneuvo tuo esiin omistajansa ja aiemmat työt, ja uusi rekisteröidään muutamalla kentällä. Mobiilisovelluksella huoltoneuvoja voi kiertää auton, lukea valmistenumeron viivakoodin, ottaa kuvat puhelimen kameralla ja avata työtilauksen paikan päällä. Vastaanottolomakkeen, jossa on kilometrilukema, polttoaineen määrä ja luovutusehdot, voi tulostaa asiakkaan allekirjoitettavaksi — se ratkaisee myöhemmät kysymykset naarmusta, joka oli jo olemassa.
Tilaseuranta, johon voi luottaa
Jokainen työtilaus on yhdessä selkeässä tilassa: Tarjous, Korjaamolla, Valmis, Luovutettu tai Peruttu. Tilasiirtymät noudattavat kiinteitä sääntöjä, joten luovutettua työtä ei voi avata vahingossa uudelleen, ja työn peruminen palauttaa sen varasto- ja asiakastilikirjaukset. Korjaamolla-lista näyttää kaikki korjaamossa juuri nyt olevat ajoneuvot, ja mekaanikot saavat mobiilisovellukseen ilmoituksen, kun heille osoitetaan työ. Kysymykseen, onko auto valmis, vastataan näytöltä eikä huutamalla hallin poikki.
Asiakkaan hyväksyntälinkki allekirjoituksella
Kun tarjous on valmis, lähetä asiakkaalle hyväksyntälinkki tekstiviestillä tai WhatsAppilla tai kopioi se mihin tahansa viestiin. Asiakas avaa linkin puhelimellaan, tarkistaa rivit ja loppusumman ja hyväksyy allekirjoituksella tai hylkää. Päätös, nimi ja allekirjoitus tallentuvat työtilaukselle, ja linkki lakkaa toimimasta viimeisen voimassaolopäivän jälkeen. Linkkien tunnisteet tallennetaan vain suojattuina tiivisteinä, ja julkisilla sivuilla henkilötiedot näytetään peitettyinä.
Työn jälkeen: maksu, historia ja muistutukset
Kun työ on tehty, kirjaa maksu käteisellä, kortilla tai tilisiirrolla tai jätä summa asiakastilille. Valmis työtilaus liittyy ajoneuvon historiaan, jota voi hakea rekisterinumerolla milloin tahansa. Voit luoda huoltomuistutuksen eräpäivällä ja tallentaa siihen tavoitekilometrilukeman seuraavaa käyntiä varten. Halutessasi ajoneuvon huoltohistorian voi myös jakaa yksityisellä QR-linkillä, ja päätät itse, mitkä tiedot näytetään.
- Maksu käteisellä, kortilla tai tilisiirrolla tai kirjaus asiakastilille
- Koko huoltohistoria haettavissa rekisterinumerolla
- Huoltomuistutus eräpäivällä ja tavoitekilometrilukemalla
- Huoltohistorian jakaminen yksityisellä QR-linkillä
Näin se toimii
- 1
Vastaanota ajoneuvo
Syötä rekisterinumero, kirjaa kilometrilukema, polttoaineen määrä ja vikakuvaus ja lisää kuvat työtilaukselle.
- 2
Tee tarjous ja pyydä hyväksyntä
Lisää varaosat ja työ, lähetä hyväksyntälinkki ja siirrä työ tilaan Korjaamolla, kun asiakas hyväksyy.
- 3
Valmista ja luovuta
Merkitse työ valmiiksi, kirjaa maksu ja luovuta ajoneuvo. Luo muistutus seuraavasta huollosta.
Usein kysyttyä
Voiko asiakas hyväksyä tarjouksen ilman tunnuksia?⌄
Kyllä. Hyväksyntälinkki aukeaa missä tahansa puhelimen selaimessa ilman kirjautumista. Asiakas hyväksyy allekirjoittamalla näytölle tai hylkää, ja tulos tallentuu työtilaukselle.
Voiko työmääräimen tai vastaanottolomakkeen tulostaa?⌄
Kyllä. Voit tulostaa työtilauksen sekä vastaanottolomakkeen, jossa on kilometrilukema, polttoaineen määrä ja luovutusehdot asiakkaan allekirjoitettavaksi.
Voiko työtilausta muokata ajoneuvon luovutuksen jälkeen?⌄
Ei. Luovutettu on lopullinen tila, joten tiedot säilyvät täsmälleen sellaisina kuin ne olivat auton lähtiessä. Jatkotyöt kirjataan uudelle työtilaukselle.
Perustuvatko huoltomuistutukset kilometreihin?⌄
Muistutukset ajoitetaan päivämäärän mukaan. Muistutukseen voi tallentaa tavoitekilometrilukeman ja lisätä sen viestipohjaan, mutta viestit lähtevät eräpäivänä.
Onko ohjelma asetettu Suomeen?⌄
Kyllä. Kun valitset maaksi Suomen, valuutta, ALV-kannat, puhelinnumerot ja aikavyöhyke asettuvat Suomen mukaan, ja katsastus ja liikennevakuutus ovat valmiina ajoneuvon määräaikoina.
Toimiiko mobiilisovellus ilman verkkoa?⌄
Ei. Sekä selainpaneeli että mobiilisovellukset tarvitsevat internetyhteyden; offline-tilaa ei ole.