L'ordine di lavoro digitale per l'officina, dall'accettazione alla consegna
L'ordine di lavoro è il centro di ogni officina: passa dal banco accettazione al ponte e ritorna in ufficio. Baktam trasforma la scheda di carta in un ordine di lavoro digitale che tutti vedono nello stesso momento, da quando il veicolo entra a quando riconsegni le chiavi.
Cosa contiene un ordine di lavoro digitale
Ogni ordine di lavoro è collegato a un cliente e a un veicolo, quindi nulla va scritto due volte. Contiene tutto quello che serve per fare il lavoro e addebitarlo:
- Dati del veicolo: targa, marca, modello, numero di telaio (VIN) e chilometraggio
- Livello del carburante, il difetto segnalato e le richieste del cliente alla consegna
- Foto di danni o delle condizioni generali del veicolo
- Righe di ricambi e manodopera con aliquota IVA e sconto
- Tecnici assegnati, tempo di lavoro registrato e note interne
Accettazione al banco o dal telefono
All'accettazione scrivi la targa: un veicolo già noto porta con sé proprietario e lavori precedenti, uno nuovo si registra in pochi campi. Con l'app, l'accettatore gira intorno all'auto, legge il codice a barre del telaio, scatta le foto e apre l'ordine di lavoro sul posto. Il modulo di accettazione con chilometri, carburante e condizioni di consegna si stampa e si fa firmare al cliente, così il graffio che c'era già non diventa una discussione.
Stati di lavorazione di cui fidarsi
Ogni ordine di lavoro ha uno stato chiaro: Preventivo, In officina, Completato, Consegnato o Annullato. I passaggi tra gli stati seguono regole fisse, quindi un lavoro consegnato non si riapre per errore, e l'annullamento di un lavoro storna i movimenti di magazzino e del conto cliente. L'elenco In officina mostra tutti i veicoli presenti, e i tecnici ricevono una notifica sull'app quando gli viene assegnato un lavoro. La domanda «la macchina è pronta?» trova risposta sullo schermo, non urlando da una parte all'altra dell'officina.
Link di approvazione con firma
Quando il preventivo è pronto, invii al cliente un link di approvazione via SMS o WhatsApp, oppure lo copi in qualsiasi messaggio. Il cliente lo apre sul telefono, controlla righe e totale, e approva con una firma o rifiuta. Decisione, nome e firma vengono salvati sull'ordine di lavoro e il link smette di funzionare dopo la scadenza. I link sono salvati solo in forma cifrata (hash) e i dati personali sulle pagine pubbliche sono mascherati.
Dopo il lavoro: pagamento, storico e promemoria
A lavoro finito registri il pagamento con carta, bonifico o assegno, oppure lo lasci sul conto del cliente. L'ordine concluso entra nello storico del veicolo, che puoi cercare per targa in qualsiasi momento. Puoi creare un promemoria di manutenzione con una data di scadenza e annotare un chilometraggio di riferimento per la visita successiva. Se vuoi, puoi anche condividere lo storico del veicolo con un link QR privato, scegliendo tu quali dati mostrare. Ricorda che in Italia l'ordine di lavoro non è una fattura: quella la emetti con il tuo software SdI.
Come funziona
- 1
Accetta il veicolo
Inserisci la targa, registra chilometri, carburante e difetto segnalato, e aggiungi le foto all'ordine di lavoro.
- 2
Preventivo e approvazione
Aggiungi ricambi e manodopera, invia il link di approvazione e passa il lavoro In officina quando il cliente accetta.
- 3
Completa e consegna
Segna il lavoro come completato, registra il pagamento e consegna il veicolo. Imposta il promemoria per il prossimo tagliando.
Domande frequenti
Il cliente può approvare senza creare un account?⌄
Sì. Il link di approvazione si apre nel browser di qualsiasi telefono senza accesso. Il cliente approva con una firma sullo schermo oppure rifiuta, e l'esito viene salvato sull'ordine di lavoro.
Posso stampare l'ordine di lavoro o il modulo di accettazione?⌄
Sì. Puoi stampare l'ordine di lavoro e un modulo di accettazione con chilometri, livello del carburante e condizioni di consegna da far firmare al cliente.
Si può modificare un ordine di lavoro dopo la consegna?⌄
No. Consegnato è uno stato finale, quindi il documento resta com'era quando il veicolo è uscito. Eventuali lavori successivi si registrano su un nuovo ordine di lavoro.
I promemoria si basano sui chilometri?⌄
I promemoria si programmano per data. Puoi salvare un chilometraggio di riferimento e inserirlo nel modello di messaggio, ma l'invio avviene alla data di scadenza.
Per quali paesi è configurato?⌄
Baktam ha impostazioni per l'Italia e la Svizzera, oltre che per molti altri paesi europei, il Regno Unito, gli Stati Uniti, i paesi del Golfo e la Turchia: valuta, aliquote, numeri di telefono e fuso orario.
L'app funziona offline?⌄
No. Il pannello web e le app hanno bisogno di una connessione a internet: non esiste una modalità offline.