L'ordre de réparation numérique, de la réception à la restitution
L'ordre de réparation est le cœur de chaque atelier : il passe de l'accueil au pont, puis revient au bureau pour la facture. Baktam remplace l'ordre papier par une version numérique que toute l'équipe voit en même temps, de l'arrivée du véhicule jusqu'à la remise des clés. Un ordre de réparation écrit et accepté fixe aussi clairement ce que le client a demandé.
Ce que contient un ordre de réparation numérique
Chaque ordre de réparation est lié à un client et à un véhicule : rien n'est saisi deux fois. Il contient tout ce dont l'atelier a besoin pour faire le travail et le facturer :
- Véhicule : immatriculation, marque, modèle, numéro de châssis (VIN) et kilométrage
- Niveau de carburant, demande du client et remarques au moment du dépôt
- Photos des dégâts ou de l'état général du véhicule
- Lignes de pièces et de main-d'œuvre avec taux de TVA et remise
- Techniciens affectés, temps de travail enregistré et notes internes
La réception du véhicule, au bureau ou sur téléphone
À l'accueil, tapez l'immatriculation : un véhicule connu fait apparaître son propriétaire et ses anciens travaux, un nouveau s'enregistre en quelques champs. Avec l'application mobile, le réceptionnaire fait le tour de la voiture, scanne le code-barres du VIN, prend des photos et ouvre l'ordre de réparation sur place. Une fiche de réception avec kilométrage, niveau de carburant et conditions de dépôt peut être imprimée et signée par le client, ce qui règle d'avance toute discussion sur une rayure déjà présente.
Un suivi des statuts fiable
Chaque ordre de réparation a un statut clair : Devis, En atelier, Terminé, Livré ou Annulé. Les changements suivent des règles fixes : un travail livré ne peut pas être rouvert par erreur, et l'annulation d'un travail annule ses mouvements de stock et les montants portés au compte du client. La liste En atelier montre tous les véhicules présents, et les techniciens sont avertis dans l'application mobile quand un travail leur est affecté. La question « la voiture est-elle prête ? » trouve sa réponse à l'écran, pas en criant d'un bout à l'autre de l'atelier.
Lien d'accord client avec signature
Une fois le devis prêt, envoyez au client un lien d'approbation par SMS ou WhatsApp, ou copiez-le dans n'importe quel message. Le client l'ouvre sur son téléphone, vérifie les lignes et le total, puis accepte avec une signature ou refuse. La décision, le nom et la signature sont enregistrés sur l'ordre de réparation, et le lien cesse de fonctionner après sa date d'expiration. Les liens sont stockés uniquement sous forme d'empreinte sécurisée, et les données personnelles sont masquées sur les pages publiques.
Après le travail : paiement, historique et rappels
Une fois le travail terminé, enregistrez le paiement par carte, virement ou chèque, ou laissez le montant sur le compte du client. L'ordre de réparation terminé rejoint l'historique du véhicule, consultable à tout moment par immatriculation. Vous pouvez créer un rappel d'entretien avec une date d'échéance et y noter un kilométrage cible pour la prochaine visite. Si vous le souhaitez, l'historique d'entretien d'un véhicule peut aussi être partagé par un lien QR privé, en choisissant les informations affichées.
Comment ça marche
- 1
Réceptionnez le véhicule
Saisissez l'immatriculation, notez le kilométrage, le niveau de carburant et la demande du client, et ajoutez des photos.
- 2
Chiffrez et faites accepter
Ajoutez pièces et main-d'œuvre, envoyez le lien d'approbation et passez le travail En atelier dès l'accord du client.
- 3
Terminez et restituez
Passez le travail en Terminé, enregistrez le paiement et restituez le véhicule. Programmez le rappel du prochain entretien.
Questions fréquentes
Le client peut-il accepter le devis sans créer de compte ?⌄
Oui. Le lien d'approbation s'ouvre dans le navigateur de n'importe quel téléphone, sans connexion à un compte. Le client accepte avec une signature à l'écran ou refuse, et la réponse est enregistrée sur l'ordre de réparation.
Puis-je imprimer l'ordre de réparation ou la fiche de réception ?⌄
Oui. Vous pouvez imprimer l'ordre de réparation ainsi qu'une fiche de réception indiquant le kilométrage, le niveau de carburant et les conditions de dépôt, à faire signer par le client.
Peut-on modifier un ordre de réparation après la restitution du véhicule ?⌄
Non. Livré est un statut final : la fiche reste exactement telle qu'elle était au départ du véhicule. Un travail complémentaire s'enregistre sur un nouvel ordre de réparation.
Les rappels d'entretien se basent-ils sur le kilométrage ?⌄
Les rappels sont programmés à date. Vous pouvez noter un kilométrage cible sur le rappel et l'inclure dans votre modèle de message, mais l'envoi se fait à la date d'échéance.
Pour quels pays l'ordre de réparation est-il adapté ?⌄
Baktam propose des réglages par pays pour la France, la Belgique et la Suisse, entre autres : devise, taux de TVA, numéros de téléphone, kilomètres et fuseau horaire. Les renouvellements suivis par véhicule incluent le contrôle technique et l'assurance.
L'application mobile fonctionne-t-elle hors ligne ?⌄
Non. Le panneau web et les applications mobiles ont besoin d'une connexion internet : il n'existe pas de mode hors ligne.