Tietosuojaseloste

1. Keitä olemme

Baktam on korjaamoille tarkoitettu pilviohjelmisto, jota ylläpitää Fatih Bilgiç (”Baktam”, ”me”). Tietosuoja-asioissa tavoitat meidät osoitteesta [email protected].

2. Roolimme: rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Kun Baktam on rekisterinpitäjä

Päätämme itse, miten ja miksi henkilötietoja käsitellään omiin tarkoituksiimme: käyttäjätilit, tilaus- ja laskutustiedot, tukipyynnöt, yhteydenottolomakkeella lähetetyt viestit, sivustokäynnit ja palvelun tietoturva.

Kun Baktam on henkilötietojen käsittelijä

Jokainen korjaamo (asiakkaamme, ”yritys”) päättää, mitä tietoja se tallentaa omista asiakkaistaan, ajoneuvoistaan ja henkilöstöstään. Näiden tietojen osalta yritys on rekisterinpitäjä, ja Baktam käsittelee tietoja yrityksen puolesta ja vain palvelun tarjoamiseksi. Jos olet korjaamon asiakas ja haluat käyttää oikeuksiasi, ota ensin yhteyttä kyseiseen korjaamoon; autamme korjaamoa vastaamaan. Yritysasiakkaiden henkilötietojen käsittelysopimus (DPA): [vahvistetaan myöhemmin].

3. Käsittelemämme tiedot

• Käyttäjätilin tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli sekä salasana, joka tallennetaan vain yksisuuntaisena tiivisteenä.
• Yritys- ja laskutustiedot: yrityksen nimi, osoite, maa, valuutta, Y-tunnus tai ALV-tunniste, paketti ja maksutiedot.
• Yrityksen Baktamiin tallentamat tiedot: asiakkaiden nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja verotunnukset; ajoneuvot (rekisterinumero, valmistenumero/VIN, merkki, malli, kilometrilukema); työtilaukset, myynnit, maksut, muistutukset, muistiinpanot, kuvat ja allekirjoitukset.
• Julkiset sivut: kun asiakas käyttää ajanvaraussivua, saamme hänen syöttämänsä nimen, puhelinnumeron, rekisterinumeron ja viestin; kun hän vastaa tarjouksen hyväksyntälinkkiin, tallennamme päätöksen, nimen ja allekirjoituksen.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selain- tai laitetiedot ja kirjautumistiedot, joita käytetään tilien suojaamiseen, väärinkäytön rajoittamiseen ja virheiden selvittämiseen. Mobiilisovellukset tallentavat push-ilmoitustunnisteen, jos sallit ilmoitukset.

4. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjänä käsittelemme tietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti seuraavilla oikeusperusteilla:

• Sopimuksen täytäntöönpano: tilisi luominen ja ylläpito, palvelun ja tuen tarjoaminen sekä laskutus.
• Lakisääteinen velvoite: laskujen ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen lain edellyttämät ajat.
• Oikeutettu etu: palvelun suojaaminen, petosten ja väärinkäytösten estäminen ja virheiden korjaaminen, oikeuksiisi nähden punnittuna.
• Suostumus: markkinointisähköpostit ja mahdollinen valinnainen analytiikka. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

5. Missä tietoja säilytetään

Baktamin pilvipalvelu toimii Euroopan unionissa, konesaleissa Saksassa. Päivittäisiä varmuuskopioita säilytetään rajoitetun ajan palautusta varten. Enterprise-asiakkaat voivat vaihtoehtoisesti ajaa Baktamia omalla palvelimellaan; tällöin tiedot pysyvät kyseisellä palvelimella, ja yritys vastaa sen ylläpidosta, varmuuskopioinnista ja tietoturvasta.

Jotkin palveluntarjoajat, jotka yritys itse päättää ottaa käyttöön (esimerkiksi SMS- tai WhatsApp-palveluntarjoajat), voivat käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Kun tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevia päätöksiä tai vakiosopimuslausekkeita [vahvistetaan myöhemmin].

6. Palveluntarjoajat (alihankkijat)

Luovutamme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin kukin palveluntarjoaja tarvitsee tehtävänsä hoitamiseen:

• Palvelininfrastruktuuri: infrastruktuuripalvelujen tarjoaja, jonka konesalit ovat Saksassa.
• Sähköpostien lähetys: sähköpostipalvelu tilin viesteille, kuten salasanan palautukselle ja päivän yhteenvedoille.
• Yrityksen valitsema viestintä: tekstiviestit Twilion kautta tai WhatsApp Business (Cloud API) Metan kautta, yrityksen omalla tilillä ja omalla sopimuksella kyseisen palveluntarjoajan kanssa. (Netgsm on käytettävissä vain Turkissa toimiville yrityksille.)
• Mobiilisovellusten push-ilmoitukset: Expo-push-palvelu, joka toimittaa ilmoitukset Applen ja Googlen kautta.
• Sivuston analytiikka: Microsoft Clarity, vain julkisella sivustolla ja vain suostumuksellasi (katso kohta 7).
• Virheiden seuranta: Sentry, vain jos se on käytössä. Se on määritetty olemaan lähettämättä oletusarvoisia henkilötietoja; puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet peitetään, ja evästeet, valtuutusotsakkeet ja pyyntöjen sisällöt poistetaan.

Luettelon yksittäisistä palveluntarjoajista saat pyynnöstä. Voimme luovuttaa tietoja, jos laki tai tuomioistuimen tai viranomaisen pätevä määräys sitä edellyttää.

7. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Välttämättömät evästeet

Nämä ovat palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä eivätkä vaadi suostumusta: istuntoeväste, joka pitää sinut kirjautuneena, eväste, joka muistaa kielesi, sekä baktam_consent, joka tallentaa evästevalintasi 6 kuukaudeksi. Selainpaneeli tallentaa lisäksi muutamia käyttöliittymäasetuksia (kuten suosikit) selaimesi paikalliseen tallennustilaan.

Analytiikkaevästeet (vain suostumuksellasi)

Julkisella sivustollamme (baktam.com kieliversioineen, myös /fi-sivut) käytämme Microsoft Claritya ymmärtääksemme, miten kävijät käyttävät sivustoa, ja parantaaksemme sitä. Clarity ladataan vasta, kun valitset evästebannerista ”Hyväksy analytiikka”; ennen valintaasi tai jos hylkäät, Claritylle ei lähetetä tietoja. Oikeusperusteena on suostumuksesi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 205 §:n evästesäännöt).

• Mitä kerätään: napsautukset, vieritys, hiiren liikkeet, vieraillut sivut, istunnon kesto, laite- ja selaintiedot sekä likimääräinen sijainti. Lomakekenttiin kirjoitettu teksti peitetään, eikä sitä koskaan tallenneta.
• Evästeet: _clck (1 vuosi) ja _clsk (1 päivä), jotka Clarity asettaa. Kiellämme mainonnan tallennuksen; emme käytä tietoja mainontaan.
• Kuka käsittelee: Microsoft Corporation palveluntarjoajanamme; tietoja voidaan säilyttää maasi ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa.
• Missä sitä ei koskaan käytetä: Baktamin selainpaneelissa, kirjautumissivuilla, korjaamojen asiakkailleen lähettämissä hyväksyntä-, kuitti- ja ajanvarauslinkeissä eikä tulostussivuilla.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa: avaa sivuston alatunnisteesta ”Evästeasetukset” ja valitse ”Hylkää”. Clarity pysäytetään, sen evästeet poistetaan, eikä sitä ladata myöhemmillä käynneillä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä ennen tapahtuneeseen käsittelyyn.

Emme käytä mainos- tai sivustojen väliseen seurantaan tarkoitettuja evästeitä.

8. Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Käyttäjätili- ja yritystiedot: niin kauan kuin tilaus on voimassa.
• Irtisanomisen jälkeen: tiedot ovat vietävissä 60 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan, ellei yritys pyydä aiempaa poistoa [vahvistetaan myöhemmin].
• Varmuuskopiot: korvataan jatkuvasti rajoitetun ajan jälkeen [säilytysaika vahvistetaan myöhemmin].
• Laskut ja laskutustiedot: vero- ja kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Tietoja, jotka yritys tallentaa omista asiakkaistaan, säilytetään yrityksen ohjeiden mukaisesti, ja ne poistetaan, kun yritys poistaa ne tai sulkee tilinsä.

9. Miten suojaamme tiedot

• Kaikki yhteydet käyttävät salattua HTTPS-yhteyttä (TLS).
• Salasanat ja API-avaimet tallennetaan vain yksisuuntaisina tiivisteinä.
• Tarjousten hyväksyntä- ja kuittilinkit käyttävät satunnaisia tunnisteita, jotka tallennetaan vain tiivisteinä. Julkisten sivujen (hyväksynnät, kuitit, ajanvaraus ja jaettu ajoneuvohistoria) pyyntömääriä rajoitetaan, ja henkilötiedot näytetään niillä peitettyinä.
• SMS-, WhatsApp- ja verkkolaskupalvelujen tunnistetiedot tallennetaan tietokantaan salattuina (AES-256-GCM), eikä niitä koskaan näytetä uudelleen käyttöliittymässä tai palauteta rajapinnan kautta.
• Jokaisen yrityksen tiedot on eristetty muiden yritysten tiedoista, ja roolipohjaiset käyttöoikeudet rajaavat, mitä kukin käyttäjä näkee: esimerkiksi mekaanikot eivät näe hintoja tai kustannuksia.
• Tärkeät toimet kirjataan tapahtumalokiin, ja tiedot varmuuskopioidaan päivittäin.

Jos tietoihisi kohdistuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus, ilmoitamme asiasta viipymättä asianomaiselle yritykselle ja tarvittaessa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

10. Oikeutesi

Tietosuoja-asetuksen nojalla sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista ne, saada ne poistetuiksi, rajoittaa niiden käsittelyä tai vastustaa sitä, siirtää ne järjestelmästä toiseen sekä peruuttaa suostumuksesi.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Vastaamme kuukauden kuluessa. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

11. Lapset

Baktam on yrityksille tarkoitettu palvelu, eikä sitä ole suunnattu lapsille.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta ajoittain. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista tilien omistajille sähköpostitse ennen niiden voimaantuloa.

13. Yhteystiedot

Tätä selostetta tai tietojasi koskevat kysymykset: [email protected].