Arbeitsaufträge: ein Auftrag von der Annahme bis zur Übergabe
Rollt ein Auto auf den Hof, geben Sie das Kennzeichen ein, und Kunde, Fahrzeug und frühere Aufträge erscheinen. Sie erfassen Beanstandung, Kilometerstand und Fotos und weisen einen Techniker zu. Während Teile und Arbeitslohn dazukommen, berechnet Baktam Summe und Steuer, und bei der Abholung wird die Zahlung direkt am selben Auftrag erfasst.
Kennzeichen
Fotos & Beanstandung
Techniker arbeitet
Übergabe
Wofür ist das?
In der Werkstatt
Die Beanstandung steht auf einem Zettel, der Kilometerstand in einem anderen Heft, und niemand weiß mehr, was zugesagt wurde.
Mit Baktam
Beanstandung, Kilometerstand, Tankfüllung und Fotos bleiben am Arbeitsauftrag. Das Annahmeformular können Sie drucken und vom Kunden unterschreiben lassen.
In der Werkstatt
Der Techniker hat ein Teil verbaut, aber nicht notiert. Am Monatsende fehlt die Marge, und der Bestand stimmt nicht.
Mit Baktam
Sobald ein Teil zum Auftrag hinzugefügt wird, wird es mit seinem Einkaufspreis vom Lager abgebucht. Sie sehen, was verbaut wurde und von wem.
In der Werkstatt
Der Kunde wartet am Tresen, während Steuer und Rabatt mit dem Taschenrechner ausgerechnet werden.
Mit Baktam
Steuer und Rabatt werden je Position berechnet, die Summe steht sofort da. Servicepakete (etwa eine Inspektion) fügen alle Positionen mit einem Klick ein.
Wie funktioniert es?
- 1
Fahrzeug annehmen
Kennzeichen und Kunde wählen, Beanstandung und Kilometerstand notieren. In der App scannen Sie die Fahrgestellnummer mit der Kamera und machen gleich Fotos.
- 2
Techniker zuweisen
Ein Auftrag kann mehrere Techniker haben. Jeder sieht ihn auf seinem eigenen Bildschirm; der Start/Stopp-Timer in der App erfasst die Arbeitszeit.
- 3
Teile und Arbeitslohn erfassen
Teile aus dem Lager wählen oder ein Servicepaket hinzufügen. Preis, Steuer und Rabatt werden je Position berechnet, die Teile vom Lager abgebucht.
- 4
Status weitersetzen
Kostenvoranschlag → In Arbeit → Fertig → Übergeben. Steht der Auftrag auf Fertig, kann automatisch „Ihr Fahrzeug ist abholbereit“ verschickt werden (wenn ein SMS-/WhatsApp-Konto verbunden ist).
- 5
Übergeben und abrechnen
Die Zahlung erfassen Sie per Karte oder Überweisung; was offen bleibt, geht auf das Kundenkonto. Der Auftrag landet in der Historie des Fahrzeugs.
Wer nutzt es?
Empfang
Nimmt das Fahrzeug an, legt den Arbeitsauftrag an und erfasst bei der Übergabe die Zahlung.
Techniker
Sieht die ihm zugewiesenen Aufträge, trägt Teile und Notizen ein. Preise und Kosten sieht er nie.
Werkstattinhaber
Sieht, was jeder Auftrag gekostet hat, wer was schuldet und was am Auftrag verdient wurde.
Diese Funktion ist Teil von Baktam, der Werkstattsoftware, die die ganze Werkstatt an einem Ort zusammenführt.
Häufige Fragen
Kann ich den Arbeitsauftrag drucken und vom Kunden unterschreiben lassen?
Ja. Annahmeformular und Arbeitsauftrag lassen sich drucken oder im Browser als PDF speichern. Auf dem Annahmeformular steht zusätzlich der QR-Code des Fahrzeugs.
Kann der Kunde den Kostenvoranschlag freigeben?
Ja. Für einen Auftrag im Status Kostenvoranschlag schicken Sie dem Kunden einen Freigabelink. Er sieht Positionen und Summe, gibt seinen Namen ein, unterschreibt und gibt frei oder lehnt ab. Ein freigegebener Auftrag geht auf In Arbeit.
Sehen Techniker die Preise?
Nein. Ein Benutzer mit der Rolle Techniker sieht nur die ihm zugewiesenen Aufträge; Beträge, Kosten und Gewinn sind ausgeblendet.
Muss ich dieselbe Arbeit jedes Mal neu eintippen?
Nein. Häufige Arbeiten (zum Beispiel Öl- und Filterwechsel) speichern Sie als Servicepaket mit Teilen und Arbeitslohn und fügen sie mit einem Klick zum Auftrag hinzu.
Verwandte Funktionen
Freigabe des Kostenvoranschlags
Der Kostenvoranschlag geht als Link aufs Handy des Kunden; er unterschreibt und gibt frei, der Auftrag geht von selbst auf In Arbeit.
Fahrzeuge in der Werkstatt
Welches Auto steht seit wie vielen Tagen bei wem — auf einen Blick. Überfällige Aufträge ganz oben.
Benötigte Teile
Der Techniker listet die benötigten Teile; Baktam zeigt, ob sie auf Lager oder beim Händler sind, und zu welchem Preis.
Ein Klick, und Sie können alles ausprobieren.
14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig. In 5 Minuten eingerichtet, in einem halben Tag gelernt.