Werkstattablauf: der Weg eines Autos vom Hoftor bis zur Übergabe
In der Werkstatt beginnt ein Auftrag, wenn das Auto auf den Hof rollt, und endet, wenn der Kunde zur nächsten Wartung wiederkommt. Dazwischen liegen Annahme, Fehlersuche, Kostenvoranschlag, Teile, die Arbeit des Technikers, die Nachricht an den Kunden, Zahlung und Übergabe, und an jeder Stelle kann etwas verloren gehen. Diese Seite begleitet ein Auto von Anfang bis Ende durch Baktam; jeder Schritt verweist auf die Seite, die die jeweilige Funktion erklärt.
QR-Annahme
Unterschrift & Freigabe
Arbeit des Technikers
Übergabe & Zahlung
Beispielszenario
Beispiel: An einem Dienstagmorgen bringt Kundin Sabine ihren Passat, Baujahr 2017, in die Werkstatt von Meister Jürgen, weil die Bremsen quietschen. Die Schritte unten begleiten dieses Auto vom QR-Plakat am Eingang bis zur Unterschrift bei der Übergabe und zur Wartungserinnerung sechs Monate später. Personen und Auto sind erfunden.
Der Weg eines Autos, Schritt für Schritt
1. QR-Annahme
Sabine scannt das Plakat am Empfang mit dem Handy und gibt Kennzeichen, Telefonnummer, die Beanstandung „Bremsgeräusch“ und ein Foto des Vorderrads selbst ein. Der Eintrag landet bei Jürgen unter „QR-Annahmen“, und am Empfang bildet sich keine Schlange.
QR-Annahme2. Annahmeprotokoll und Unterschrift
Sabine liest die Annahmebedingungen (3 Tage kostenlos abstellen, danach Standgeld pro Tag, 6 Monate Gewährleistung auf die Arbeit) und unterschreibt mit dem Finger. Jürgen legt mit einem Klick den Arbeitsauftrag an; Fotos und Unterschrift wandern mit.
Annahmeprotokoll & Unterschrift3. Fehlersuche und Positionen
Der Techniker stellt fest: Bremsbeläge vorn verschlissen, Scheiben riefig. Er erfasst Teile und Arbeitslohn Position für Position am Arbeitsauftrag; Steuer und Summe rechnen sich selbst.
Arbeitsaufträge & Fahrzeugannahme4. Freigabe durch die Kundin
Der Kostenvoranschlag kommt auf Sabines Handy. Sie sieht Positionen, Summe und Bedingungen, gibt ihren Namen ein und unterschreibt zur Freigabe. Eine Kopie dessen, was sie freigegeben hat, wird gespeichert, und das gedruckte Freigabeprotokoll ist per QR prüfbar.
Freigabe des Kostenvoranschlags5. Teilebedarf und Bestellung
Die Beläge liegen im Regal, die Scheiben nicht. Aus der Liste der benötigten Teile tippt Jürgen im Katalog eines verbundenen Teilehändlers auf „Sofort kaufen“ oder fragt bei mehreren Händlern Angebote an; bei Ankunft gehen die Teile ins Lager und in die Kosten des Auftrags. Wären Dreharbeiten nötig gewesen, wären sie als Fremdleistung rausgegangen.
Benötigte Teile6. In der Werkstatt verfolgen
Das Auto steht mit seinem Techniker in der Ansicht „Fahrzeuge in der Werkstatt“. Sabine verfolgt den Stand über den Statuslink, den sie bei der Annahme bekommen hat; die Anrufe „Wann ist es fertig?“ werden weniger.
Fahrzeuge in der Werkstatt7. „Ihr Fahrzeug ist abholbereit“
Setzt der Techniker den Auftrag auf Fertig, bekommt Sabine die Nachricht „Ihr Fahrzeug ist abholbereit“. Haben Sie sie in die Vorlage aufgenommen, stehen auch offener Betrag, IBAN und Verwendungszweck darin (wenn ein SMS-/WhatsApp-Konto verbunden ist).
Erinnerungen & SMS/WhatsApp8. Zahlung
Sabine überweist in der Mittagspause oder zahlt bei der Abholung mit Karte; weil der Verwendungszweck Auftragsnummer und Kennzeichen enthält, ist sofort klar, zu welchem Auftrag das Geld gehört. Was offen bleibt, geht auf ihr Kundenkonto. Die Zahlung landet automatisch auf dem richtigen Bankkonto.
Zahlungen & Forderungen9. Übergabeprotokoll
Bei der Übergabe zeigt der Ausdruck des Arbeitsauftrags erledigte Arbeiten, verbaute Teile und den Betrag; Werkstatt und Kundin unterschreiben. Auch eine Zahlungsquittung lässt sich drucken. Der Auftrag landet in der Historie des Fahrzeugs.
Annahmeprotokoll & Unterschrift10. Wartungserinnerung
Für die nächste Wartung werden Datum und Ziel-Kilometerstand hinterlegt. Ist es so weit, bekommt Sabine eine Erinnerung und ruft Jürgen für einen Termin an.
Erinnerungen & SMS/WhatsApp
Wofür ist das?
In der Werkstatt
Informationen gehen verloren, während der Auftrag von Zettel zu Zettel wandert: Die Beanstandung erreicht den Techniker nicht, das verbaute Teil nicht die Rechnung.
Mit Baktam
Von der Annahme bis zur Übergabe läuft alles über einen Arbeitsauftrag. Beanstandung, Fotos, Unterschrift, Teile, Freigabe und Zahlung stehen in einem Datensatz; niemand tippt etwas doppelt.
In der Werkstatt
Kunden rufen den ganzen Tag an: „Haben Sie schon angefangen? Was wird es kosten? Wann ist es fertig?“
Mit Baktam
Der Kunde sieht den Kostenvoranschlag auf dem Handy und gibt ihn frei, verfolgt den Stand über den Statuslink und bekommt eine Nachricht, wenn das Auto fertig ist. Ihre Zeit gehört den Autos, nicht dem Telefon.
In der Werkstatt
Bei Streit haben Sie nichts Schriftliches: Was wurde zugesagt, was freigegeben, in welchem Zustand war das Auto?
Mit Baktam
Jeder Schritt hinterlässt einen Nachweis: ein unterschriebenes Annahmeprotokoll, ein Freigabeprotokoll mit Prüfcode, den Übergabeausdruck und die Zahlungsquittung.
Wie funktioniert es?
- 1
Bedingungen hinterlegen
Tragen Sie unter Einstellungen > Bedingungen einmal Ihre Annahmeklauseln, kostenlose Standtage, Standgeld pro Tag und die Gewährleistung auf die Arbeit ein. Sie erscheinen automatisch auf dem Annahmeprotokoll und bei der Freigabe.
- 2
QR-Plakat aufhängen
Drucken Sie unter Einstellungen > QR-Annahme das Plakat Ihrer Filiale und hängen Sie es an den Empfang oder die Tür. Alternativ legen Sie ein Tablet im Kioskmodus an den Empfang.
- 3
Bankdaten eintragen
Tragen Sie unter Einstellungen > Zahlungsdaten Ihre IBANs ein. Ist ein Betrag offen, erscheinen sie auf dem Ausdruck des Arbeitsauftrags, auf der Quittung und auf der Statusseite des Kunden.
- 4
Nachrichten verbinden
Verbinden Sie Ihr SMS- oder WhatsApp-Konto, damit Freigabelinks, „Ihr Fahrzeug ist abholbereit“ und Wartungserinnerungen automatisch rausgehen. Ohne Konto schicken Sie den Freigabelink trotzdem per WhatsApp mit fertiger Nachricht.
Wer nutzt es?
Werkstattinhaber
Richtet den Ablauf einmal ein; sieht, in welchem Schritt jeder Auftrag steht und welche Nachweise vorliegen.
Empfang
Erledigt Annahme, Kostenvoranschlag, Zahlung und Übergabe am selben Bildschirm.
Techniker
Sieht den ihm zugewiesenen Auftrag, die Beanstandung und die Fotos; ergänzt Teile und Notizen. Beträge sieht er nicht.
Fahrzeughalter (Kunde)
Meldet sein Auto selbst an, gibt den Kostenvoranschlag am Handy frei und verfolgt den Stand.
Diese Funktion ist Teil von Baktam, der Werkstattsoftware, die die ganze Werkstatt an einem Ort zusammenführt.
Häufige Fragen
Muss ich jeden Schritt nutzen?
Nein. QR-Annahme, automatische Nachrichten, Freigabelinks und Teilebestellung sind alle optional. Der gewohnte Ablauf funktioniert weiter: Arbeitsauftrag am Empfang anlegen, Techniker zuweisen, bei der Übergabe die Zahlung erfassen. Weitere Schritte nehmen Sie dazu, wenn Sie sie brauchen.
Wo bekommt der Kunde den Statuslink?
Wer sich per QR anmeldet, sieht den Statuslink nach dem Absenden direkt auf dem Handy und gibt dort auch den Kostenvoranschlag frei, sobald er fertig ist. Haben Sie den Auftrag am Empfang angelegt, schicken Sie dem Kunden einen eigenen Freigabelink.
Läuft es bei Karosserie- oder Klimaarbeiten anders?
Die Grundschritte sind gleich. Im Karosseriebetrieb kommen bei der Annahme ein Schadenschema je Karosserieform mit Unterschrift, eine Kalkulation aus dem Schema und ein Versicherungsfall dazu; im Klimabetrieb werden Messwerte, Kältemittel und Dichtheitsprüfung am Arbeitsauftrag erfasst.
Was brauche ich, damit Nachrichten rausgehen?
Automatische SMS- und WhatsApp-Nachrichten brauchen Ihr eigenes verbundenes Anbieterkonto; sie sind in den Paketen Pro und Enterprise enthalten. Ohne Konto schicken Sie den Freigabelink selbst per WhatsApp mit fertiger Nachricht.
Verwandte Funktionen
QR-Annahme
Der Kunde scannt den QR-Code am Empfang, meldet das Auto an und unterschreibt Ihre Bedingungen; Sie legen den Auftrag mit einem Klick an.
Annahmeprotokoll & Unterschrift
Annahmeprotokoll, Bedingungen, Standgeld und Gewährleistung in einem Nachweis; der Kunde unterschreibt, die Unterschrift bleibt am Auftrag.
Freigabe des Kostenvoranschlags
Der Kostenvoranschlag geht als Link aufs Handy des Kunden; er akzeptiert Ihre Bedingungen und unterschreibt, das Freigabeprotokoll ist per QR prüfbar.
Ein Klick, und Sie können alles ausprobieren.
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