Korjaamon työnkulku: yhden auton matka ovelta luovutukseen
Korjaamolla työ alkaa, kun auto ajaa pihaan, eikä se ole valmis ennen kuin asiakas palaa seuraavaan huoltoon. Välissä ovat vastaanotto, vianetsintä, tarjous, osat, mekaanikko, asiakkaan tiedottaminen, maksu ja luovutus, ja jokaisessa vaiheessa jotain voi unohtua. Tämä sivu seuraa yhtä autoa Baktamissa alusta loppuun; jokainen vaihe linkittää sivulle, joka kertoo ominaisuudesta tarkemmin.
QR-vastaanotto
Allekirjoitus ja hyväksyntä
Mekaanikon työ
Luovutus ja maksu
Esimerkkitilanne
Esimerkki: Tiistaiaamuna Laura tuo Mikon korjaamolle vuoden 2017 Passatin, jonka jarrut vinkuvat. Alla olevat vaiheet seuraavat tätä autoa ovella olevasta QR-julisteesta luovutuksen allekirjoitukseen ja puolen vuoden päästä tulevaan huoltomuistutukseen. Henkilöt ja auto ovat keksittyjä.
Yhden auton matka vaihe vaiheelta
1. QR-vastaanotto
Laura skannaa tiskillä olevan julisteen puhelimellaan ja syöttää itse rekisterinumeron, puhelinnumeron, vian ”ääni jarruista” ja kuvan etupyörästä. Ilmoitus tulee Mikon näkymään ”Saapuneet vastaanotot”, eikä tiskille synny jonoa.
QR-vastaanotto2. Vastaanottolomake ja allekirjoitus
Laura lukee vastaanottoehdot (3 päivää maksutonta säilytystä, sen jälkeen päivittäinen säilytysmaksu, työlle 6 kuukauden takuu) ja allekirjoittaa sormella. Mikko avaa työtilauksen yhdellä napsautuksella; kuvat ja allekirjoitus siirtyvät sille.
Vastaanottolomake ja allekirjoitus3. Vianetsintä ja rivit
Mekaanikko huomaa, että etujarrupalat ovat loppu ja levyt naarmuilla. Hän lisää osat ja työn työtilaukselle rivi riviltä; arvonlisävero ja loppusumma lasketaan automaattisesti.
Työtilaukset ja ajoneuvon vastaanotto4. Asiakkaan hyväksyntä
Tarjous tulee Lauran puhelimeen. Hän näkee rivit, loppusumman ja ehdot, kirjoittaa nimensä ja hyväksyy allekirjoituksella. Kopio hyväksytystä sisällöstä tallennetaan, ja tulostetun hyväksyntäasiakirjan voi tarkistaa QR-koodilla.
Asiakkaan tarjoushyväksyntä5. Osatarve ja hankinta
Palat ovat hyllyssä, levyt eivät. Osalistalta Mikko painaa ”Osta nyt” yhdistetyn varaosamyyjän luettelossa tai pyytää tarjoukset useammalta myyjältä; kun osat tulevat, ne kirjautuvat varastoon ja työn kustannuksiin. Jos työ olisi vaatinut sorvausta, se olisi lähtenyt alihankintatyönä.
Tarvittavat osat6. Seuranta korjaamolla
Auto näkyy korjaamolla olevien autojen näkymässä, ja vastuumekaanikko on selvä. Laura seuraa tilaa vastaanotossa saamastaan seurantalinkistä, joten ”milloin se on valmis?” -soittoja tulee vähemmän.
Autot korjaamolla7. ”Autosi on valmis” -viesti
Kun mekaanikko merkitsee työn valmiiksi, Laura saa viestin ”Autosi on valmis”. Jos olet lisännyt ne pohjaan, viestissä ovat myös maksettava summa, IBAN-tilinumerosi ja maksun viesti (jos SMS/WhatsApp-tili on yhdistetty).
Muistutukset ja SMS/WhatsApp8. Maksu
Laura maksaa tilisiirrolla lounastauolla tai kortilla tullessaan; koska viestissä on työtilauksen numero ja rekisterinumero, näet heti, mihin työhön raha kuuluu. Maksamaton osuus siirtyy hänen asiakastililleen. Raha kirjataan oikealle tilille (kassa, pankki tai korttipääte); kassa lasketaan illalla ja mahdollinen erotus kirjataan.
Maksut, kassa ja saatavat9. Luovutusasiakirja
Luovutuksessa työtilauksen tuloste näyttää tehdyt työt, asennetut osat ja summan; korjaamo ja asiakas allekirjoittavat sen. Maksusta voi tulostaa myös kuitin. Työ tallentuu auton historiaan.
Vastaanottolomake ja allekirjoitus10. Huoltomuistutus
Seuraavalle huollolle syötetään päivämäärä ja tavoitekilometrit. Kun aika lähestyy, Laura saa muistutuksen ja soittaa Mikolle varatakseen ajan.
Muistutukset ja SMS/WhatsApp
Mihin sitä käytetään?
Korjaamon arjessa
Tieto katoaa, kun työ kulkee lapulta toiselle: vastaanoton vikakuvaus ei tavoita mekaanikkoa, eikä hänen asentamansa osa päädy laskulle.
Baktamilla
Vastaanotosta luovutukseen kaikki kulkee yhdellä työtilauksella. Vikakuvaus, kuvat, allekirjoitus, osat, hyväksyntä ja maksu ovat samassa kirjauksessa; kukaan ei kirjoita samaa kahteen kertaan.
Korjaamon arjessa
Asiakas soittaa koko päivän: ”Oletteko jo aloittaneet? Paljonko se maksaa? Milloin se on valmis?”
Baktamilla
Asiakas näkee tarjouksen puhelimessaan ja hyväksyy sen, seuraa tilaa seurantalinkistä ja saa viestin, kun työ on valmis. Sinä käytät aikasi autoihin etkä puhelimeen.
Korjaamon arjessa
Kun syntyy erimielisyys, mitään ei ole paperilla: mitä luvattiin, mitä hyväksyttiin, missä kunnossa auto tuli?
Baktamilla
Jokaisesta vaiheesta jää asiakirja: allekirjoitettu vastaanottolomake, tarkistuskoodilla varustettu hyväksyntäasiakirja, luovutuksen tuloste ja maksukuitti.
Miten se toimii?
- 1
Kirjoita ehtosi
Syötä kohdassa Asetukset > Ehdot vastaanottoehdot, maksuttomat säilytyspäivät, päivittäinen säilytysmaksu ja työn takuu kerran. Ne tulevat automaattisesti vastaanottolomakkeelle ja hyväksyntäsivulle.
- 2
Ripusta QR-juliste
Tulosta toimipisteesi juliste kohdasta Asetukset > QR-vastaanotto ja kiinnitä se tiskille tai oveen. Voit myös jättää tabletin tiskille kioskitilaan.
- 3
Lisää maksutiedot
Syötä IBAN-tilinumerosi kohtaan Asetukset > Maksutiedot. Kun maksettavaa on, ne näkyvät työtilauksen tulosteessa, kuitissa ja asiakkaan seurantasivulla.
- 4
Yhdistä viestit
Yhdistä SMS- tai WhatsApp-tilisi, niin hyväksyntälinkit, ”Autosi on valmis” ja huoltomuistutukset lähtevät automaattisesti. Ilman tiliä voit silti lähettää hyväksyntälinkin WhatsAppissa valmiilla viestillä.
Kuka sitä käyttää?
Korjaamon omistaja
Rakentaa työnkulun kerran; näkee, missä vaiheessa kukin työ on ja mitä asiakirjoja siitä on jäänyt.
Asiakaspalvelu / kassa
Hoitaa vastaanoton, tarjouksen, maksun ja luovutuksen samasta näkymästä.
Mekaanikko
Näkee hänelle annetun työn, vikakuvauksen ja kuvat; lisää osat ja muistiinpanot. Ei näe summia.
Ajoneuvon omistaja (asiakas)
Ilmoittaa auton itse, hyväksyy tarjouksen puhelimellaan ja seuraa auton tilaa.
Tämä ominaisuus kuuluu Baktamiin – korjaamo-ohjelmisto, joka kokoaa koko korjaamon yhteen paikkaan.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö minun käyttää kaikkia vaiheita?
Ei. QR-vastaanotto, automaattiset viestit, hyväksyntälinkki ja osahankinta ovat vapaaehtoisia. Tuttu työnkulku toimii myös: avaa työtilaus tiskillä, anna työ mekaanikolle ja ota maksu luovutuksessa. Lisää tarvitsemasi vaiheet vähitellen.
Mistä asiakas saa seurantalinkin?
QR:llä ilmoittautuva asiakas näkee seurantalinkin puhelimessaan heti lähetettyään ilmoituksen ja hyväksyy tarjouksen sieltä, kun se on valmis. Jos avasit työn itse tiskillä, lähetät asiakkaalle erillisen hyväksyntälinkin.
Onko työnkulku erilainen kori- tai ilmastointitöissä?
Perusvaiheet ovat samat. Korikorjaamolla vastaanottoon tulevat lisäksi korityypin mukainen vauriokaavio allekirjoituksineen, tarjous kaaviosta ja vakuutusasia; ilmastointikorjaamolla mittaukset, kylmäaine ja vuototesti kirjataan työtilaukselle.
Mitä viestien lähettäminen vaatii?
Automaattiset SMS- ja WhatsApp-viestit vaativat oman palveluntarjoajatilisi yhdistämisen; ne kuuluvat Pro- ja Enterprise-paketteihin. Ilman tiliä lähetät hyväksyntälinkin itse WhatsAppissa valmiilla viestillä.
Aiheeseen liittyvät ominaisuudet
QR-vastaanotto
Asiakas skannaa tiskin QR-koodin, ilmoittaa auton itse ja allekirjoittaa ehdot; sinä avaat työtilauksen yhdellä napsautuksella.
Vastaanottolomake ja allekirjoitus
Vastaanottolomake, ehdot, säilytysmaksu ja takuu yhdessä asiakirjassa; asiakas allekirjoittaa, ja allekirjoitus kulkee työtilauksen mukana.
Asiakkaan tarjoushyväksyntä
Tarjous menee asiakkaan puhelimeen linkkinä; hän hyväksyy ehtosi ja allekirjoittaa, ja hyväksynnän voi tarkistaa QR-koodilla.
Kaiken voi kokeilla yhdellä napsautuksella.
14 päivää ilmaiseksi, ei maksukorttia. Käyttöönotto 5 minuutissa, opittu puolessa päivässä.