Déroulement en atelier : le parcours d'une voiture, de l'entrée à la remise des clés
Dans un atelier, un travail commence quand la voiture entre dans la cour et se termine quand le client revient pour l'entretien suivant. Entre les deux : réception, diagnostic, devis, pièces, travail du technicien, information du client, paiement et remise des clés, et à chaque étape quelque chose peut se perdre. Cette page suit une voiture dans Baktam du début à la fin ; chaque étape renvoie à la page qui explique la fonctionnalité.
Réception par QR
Signature et accord
Travail du technicien
Remise et paiement
Scénario d'exemple
Exemple : un mardi matin, Sophie amène sa Peugeot 308 de 2017 au garage de Thierry parce que les freins grincent. Les étapes ci-dessous suivent cette voiture, de l'affiche QR à l'entrée jusqu'à la signature à la remise et au rappel d'entretien six mois plus tard. Les personnes et la voiture sont fictives.
Le parcours d'une voiture, étape par étape
1. Réception par QR
Sophie scanne l'affiche de l'accueil avec son téléphone et saisit elle-même son immatriculation, son numéro de téléphone, la panne « bruit de freins » et une photo de la roue avant. L'enregistrement arrive dans l'écran « Réceptions QR » de Thierry, et aucune file ne se forme à l'accueil.
Réception par QR2. Fiche de réception et signature
Sophie lit les conditions de prise en charge (3 jours de gardiennage gratuits, des frais de gardiennage par jour ensuite, 6 mois de garantie sur la main-d'œuvre) et signe du doigt. Thierry ouvre l'ordre de réparation en un clic ; photos et signature y sont reprises.
Fiche de réception et signature3. Diagnostic et lignes
Le technicien constate que les plaquettes avant sont usées et les disques rayés. Il ajoute pièces et main-d'œuvre ligne par ligne sur l'ordre de réparation ; TVA et total se calculent seuls.
Ordres de réparation et réception4. Accord de la cliente
Le devis arrive sur le téléphone de Sophie. Elle voit les lignes, le total et les conditions, saisit son nom et signe pour accepter. Une copie de ce qu'elle a accepté est conservée, et le justificatif d'accord imprimé se vérifie par QR code.
Accord du client sur le devis5. Pièces nécessaires et commande
Les plaquettes sont en rayon, les disques non. Depuis la liste des pièces nécessaires, Thierry touche « Acheter » dans le catalogue d'un fournisseur connecté ou demande des devis à plusieurs fournisseurs ; à leur arrivée, les pièces entrent en stock et dans le coût du travail. Si un usinage avait été nécessaire, il serait parti en sous-traitance.
Liste des pièces nécessaires6. Suivi à l'atelier
La voiture figure sur l'écran « En atelier » avec son technicien. Sophie suit l'avancement grâce au lien de suivi reçu à la réception : moins d'appels « c'est pour quand ? ».
Véhicules en atelier7. « Votre véhicule est prêt »
Quand le technicien termine le travail, Sophie reçoit le message « votre véhicule est prêt ». Si vous les avez ajoutés au modèle, le montant dû, votre IBAN et la référence du virement y figurent aussi (si un compte SMS/WhatsApp est connecté).
Rappels et SMS/WhatsApp8. Paiement
Sophie paie par virement à la pause déjeuner ou par carte en arrivant ; comme la référence reprend le numéro d'ordre de réparation et l'immatriculation, on sait tout de suite à quel travail correspond l'argent. Ce qui reste dû passe sur son compte client. Le paiement est affecté automatiquement au bon compte bancaire.
Paiements et créances9. Justificatif de remise
À la remise, l'impression de l'ordre de réparation montre les travaux réalisés, les pièces montées et le montant ; l'atelier et la cliente signent. Un reçu de paiement peut aussi être imprimé. Le travail rejoint l'historique du véhicule.
Fiche de réception et signature10. Rappel d'entretien
Une date et un kilométrage cible sont fixés pour le prochain entretien. Le moment venu, Sophie reçoit un rappel et appelle Thierry pour prendre rendez-vous.
Rappels et SMS/WhatsApp
À quoi ça sert ?
À l'atelier
Les informations se perdent quand le travail passe d'un papier à l'autre : la panne n'arrive pas jusqu'au technicien, la pièce montée n'arrive pas jusqu'à la facture.
Avec Baktam
De la réception à la remise, tout suit un seul ordre de réparation. Panne, photos, signature, pièces, accord et paiement sont sur une même fiche ; personne ne saisit deux fois la même chose.
À l'atelier
Les clients appellent toute la journée : « Vous avez commencé ? Ça va coûter combien ? C'est prêt quand ? »
Avec Baktam
Le client voit et accepte le devis sur son téléphone, suit l'avancement avec le lien de suivi et reçoit un message quand c'est terminé. Vous passez votre temps sur les voitures, pas au téléphone.
À l'atelier
En cas de litige, rien n'est écrit : qu'est-ce qui a été promis, qu'est-ce qui a été accepté, dans quel état était la voiture ?
Avec Baktam
Chaque étape laisse une trace : une fiche de réception signée, un justificatif d'accord avec code de vérification, l'impression de remise et le reçu de paiement.
Comment ça marche ?
- 1
Rédiger vos conditions
Dans Paramètres > Conditions, saisissez une seule fois vos clauses de réception, les jours de gardiennage gratuits, les frais de gardiennage par jour et la garantie sur la main-d'œuvre. Elles figurent automatiquement sur la fiche de réception et sur l'écran d'accord.
- 2
Afficher le QR
Imprimez l'affiche de votre succursale depuis Paramètres > Réception par QR et placez-la à l'accueil ou sur la porte. Vous pouvez aussi laisser une tablette en mode kiosque à l'accueil.
- 3
Ajouter vos coordonnées bancaires
Saisissez vos IBAN dans Paramètres > Infos de paiement. Quand il reste un montant à payer, ils apparaissent sur l'impression de l'ordre de réparation, le reçu et la page de suivi du client.
- 4
Connecter la messagerie
Connectez votre compte SMS ou WhatsApp pour que liens d'approbation, « votre véhicule est prêt » et rappels d'entretien partent automatiquement. Sans compte, vous pouvez quand même envoyer le lien d'approbation par WhatsApp avec un message prêt à l'emploi.
Qui l'utilise ?
Propriétaire du garage
Configure le déroulement une fois ; voit à quelle étape en est chaque travail et les justificatifs conservés.
Accueil / caissier
Gère réception, devis, paiement et remise depuis le même écran.
Technicien
Voit le travail qui lui est affecté, la panne et les photos ; ajoute pièces et notes. Ne voit pas les montants.
Propriétaire du véhicule (client)
Enregistre lui-même sa voiture, accepte le devis sur son téléphone et suit l'avancement.
Cette fonctionnalité fait partie de Baktam, le logiciel de gestion de garage qui réunit tout l'atelier au même endroit.
Questions fréquentes
Dois-je utiliser toutes les étapes ?
Non. Réception par QR, messages automatiques, liens d'approbation et commande de pièces sont tous facultatifs. Votre façon de faire habituelle fonctionne toujours : ouvrir l'ordre de réparation à l'accueil, affecter un technicien, enregistrer le paiement à la remise. Ajoutez les étapes au fur et à mesure de vos besoins.
Où le client obtient-il le lien de suivi ?
Un client qui s'enregistre par QR voit le lien de suivi sur son téléphone dès l'envoi, et y accepte le devis quand il est prêt. Si vous avez ouvert le travail à l'accueil, vous envoyez au client un lien d'approbation séparé.
Est-ce différent pour la carrosserie ou la clim ?
Les étapes de base sont les mêmes. En carrosserie, la réception ajoute un schéma des dommages par type de carrosserie avec signature, un devis à partir du schéma et un dossier d'assurance ; en clim auto, les mesures, le fluide et le test d'étanchéité sont enregistrés sur l'ordre de réparation.
Que faut-il pour que les messages partent ?
Les SMS et messages WhatsApp automatiques nécessitent votre propre compte fournisseur connecté ; ils sont inclus dans les formules Pro et Enterprise. Sans compte, vous envoyez vous-même le lien d'approbation par WhatsApp avec un message prêt à l'emploi.
Fonctionnalités associées
Réception par QR
Le client scanne le QR de l'accueil, enregistre sa voiture et signe vos conditions ; vous ouvrez l'ordre de réparation en un clic.
Fiche de réception et signature
Fiche de réception, conditions, frais de gardiennage et garantie sur un seul justificatif ; le client signe et la signature reste sur le travail.
Accord du client sur le devis
Le devis part par lien sur le téléphone du client ; il accepte vos conditions et signe, et le justificatif d'accord se vérifie par QR code.
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