Fiche de réception véhicule et signature électronique : des justificatifs qui protègent votre atelier
La plupart des litiges au garage commencent à la remise des clés : « cette rayure n'y était pas », « personne ne m'a parlé de frais de gardiennage », « c'était sous garantie ». Dans Baktam, l'état de la voiture à la réception (kilométrage, carburant, photos, dommages existants et objets laissés dans le véhicule) et vos conditions figurent sur un même justificatif, que le client lit et signe. Jours de gardiennage gratuits, frais de gardiennage par jour et garantie sur la main-d'œuvre sont définis une fois et repris, chiffres compris, sur chaque document.
Réception
Kilométrage et photos
Conditions et signature
Justificatif de remise
Scénario d'exemple
Exemple : un vendredi soir, une Corolla est déposée à l'atelier de Karim. À la réception, le pare-chocs avant est photographié, le réservoir est au quart et le kilométrage est noté ; le client lit les conditions sur la tablette de l'accueil et signe. La voiture est prête le jeudi, mais le client ne vient pas pendant deux semaines. Karim ouvre la fiche de réception : la clause « 3 jours gratuits, puis frais de gardiennage par jour », la signature du client et la date y figurent.
À quoi ça sert ?
À l'atelier
À la remise, le client affirme « cette rayure n'y était pas » : personne n'a fait le tour de la voiture à la réception, rien n'a été noté.
Avec Baktam
Kilométrage, niveau de carburant, photos, notes de dommages et objets laissés dans le véhicule sont portés sur la fiche à la réception. En carrosserie, les dommages existants sont marqués sur le schéma et le client signe le schéma.
À l'atelier
Une voiture terminée reste des semaines dans la cour, et quand vous demandez des frais de gardiennage, le client dit que personne ne l'avait prévenu.
Avec Baktam
Saisissez les jours de gardiennage gratuits et les frais de gardiennage par jour dans Paramètres > Conditions. La clause figure avec ses chiffres sur la fiche de réception et dans les conditions d'accord, et le client la signe.
À l'atelier
Chaque technicien explique la garantie sur la main-d'œuvre à sa façon.
Avec Baktam
Saisissez une fois la durée de garantie en mois ; elle apparaît dans les conditions sous la forme « La main-d'œuvre est garantie … mois ». Les clauses sur les objets laissés dans le véhicule, les travaux supplémentaires hors devis et la non-restitution avant paiement sont prêtes aussi.
Comment ça marche ?
- 1
Rédiger vos conditions une fois
Dans Paramètres > Conditions, modifiez les clauses de réception et les conditions d'ordre de réparation, puis renseignez les jours de gardiennage gratuits, les frais de gardiennage par jour et la garantie sur la main-d'œuvre (en mois). Vous pouvez partir des clauses prêtes à l'emploi.
- 2
Réceptionner la voiture
Saisissez kilométrage, niveau de carburant, panne, photos et notes de dommages sur l'ordre de réparation. Avec la réception par QR, c'est le client qui les saisit sur son propre téléphone.
- 3
Faire signer
Le client lit les conditions et signe du doigt, sur son téléphone avec la réception par QR ou sur la tablette de l'accueil ; en carrosserie, il signe aussi le schéma des dommages. Vous pouvez aussi imprimer la fiche et la faire signer à la main.
- 4
Imprimer la fiche de réception
La fiche de réception véhicule s'imprime en A4 : coordonnées du client et du véhicule, kilométrage, carburant, panne, photos, clauses, signature et un QR code vers l'historique d'entretien du véhicule. Vous pouvez aussi l'enregistrer en PDF depuis le navigateur.
- 5
Le dernier justificatif à la remise
À la remise, l'impression de l'ordre de réparation liste les travaux réalisés, les pièces et les montants, avec des zones de signature pour l'atelier et le client ; s'il reste un montant dû, vos coordonnées bancaires figurent en bas. Un reçu séparé est imprimé pour le paiement.
Qui l'utilise ?
Accueil / caissier
Remplit la fiche à la réception, fait signer le client et fait signer l'impression à la remise.
Propriétaire du garage
Fixe les conditions, les frais de gardiennage et la durée de garantie ; dispose d'un justificatif signé en cas de litige.
Carrossier-peintre
Marque les dommages existants sur le schéma de carrosserie et le fait signer au client.
Propriétaire du véhicule (client)
Lit ce qu'il accepte avant de signer ; l'état de la voiture à la réception est consigné.
Cette fonctionnalité fait partie de Baktam, le logiciel de gestion de garage qui réunit tout l'atelier au même endroit.
Questions fréquentes
Une signature électronique a-t-elle une valeur juridique ?
Baktam conserve la signature, le nom du signataire, l'heure et le texte accepté sous forme d'enregistrement : en cas de litige, vous disposez d'un document et d'une preuve. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée. Faites vérifier vos conditions par un juriste avant de les utiliser.
Que couvrent les clauses prêtes à l'emploi ?
Sur la fiche de réception : la voiture a été reçue avec le kilométrage, le carburant et l'état visibles sur les photos, les objets laissés dans le véhicule, l'accord séparé pour les travaux supplémentaires, les frais de gardiennage, la non-restitution avant paiement et la garantie sur la main-d'œuvre. Les conditions d'ordre de réparation ajoutent des clauses comme la main-d'œuvre de diagnostic, les pièces fournies par le client et les pièces usagées. Vous pouvez toutes les modifier.
Comment les frais de gardiennage figurent-ils sur la fiche ?
Si vous saisissez à la fois les jours gratuits et les frais par jour, la clause porte les chiffres : si la voiture n'est pas récupérée dans les jours gratuits après que le client a été prévenu qu'elle est prête, les frais par jour s'appliquent. Si vous n'en saisissez qu'un, la clause s'adapte ; si les deux restent vides, une clause générale est utilisée.
Puis-je réceptionner une voiture sans signature ?
Oui ; la signature n'est pas obligatoire sur un ordre de réparation ouvert à l'accueil. Avec la réception par QR, en revanche, le client ne peut pas envoyer le formulaire sans signer les conditions.
Comment remettre la fiche de réception au client ?
Imprimez-la, ou enregistrez-la en PDF depuis le navigateur et envoyez-la. La fiche porte aussi un QR code vers l'historique d'entretien du véhicule.
Fonctionnalités associées
Accord du client sur le devis
Le devis part par lien sur le téléphone du client ; il accepte vos conditions et signe, et le justificatif d'accord se vérifie par QR code.
Réception par QR
Le client scanne le QR de l'accueil, enregistre sa voiture et signe vos conditions ; vous ouvrez l'ordre de réparation en un clic.
Sinistres et assurance
Assureur, numéro de sinistre, expert et franchise sur l'ordre de réparation ; le règlement de l'assureur est suivi à part du solde client.
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