نموذج استلام المركبة والتوقيع الرقمي: مستندات تحمي ورشتك
تبدأ معظم الخلافات في الورشة عند التسليم: «هذا الخدش لم يكن موجودًا»، «لم يخبرني أحد أن بقاء السيارة له رسوم»، «كانت تحت الضمان». في Baktam تُجمع حالة السيارة عند الاستلام (قراءة العداد ومستوى الوقود والصور والأضرار الموجودة والأغراض المتروكة في السيارة) وشروط ورشتك في مستند واحد، ويقرؤه العميل ويوقّعه. وتُضبط أيام الانتظار المجانية ورسم التخزين اليومي وضمان العمالة مرة واحدة، فتُكتب في كل مستند بأرقامها.
الاستلام
العداد والصور
الشروط والتوقيع
مستند التسليم
سيناريو مثال
مثال: مساء الجمعة تُترك سيارة كورولا في ورشة الأسطى حسن. عند الاستلام تُلتقط صورة للصدام الأمامي، ويُسجَّل أن الوقود ربع خزان وتُدوَّن قراءة العداد، ثم يقرأ العميل الشروط على الجهاز اللوحي عند الاستقبال ويوقّع. تجهز السيارة يوم الخميس، لكن العميل لا يأتي لأسبوعين. يفتح الأسطى حسن نموذج الاستلام: بند «3 أيام مجانًا ثم رسم تخزين يومي» وتوقيع العميل والتاريخ كلها موجودة.
ما فائدتها؟
في الورشة
عند التسليم يقول العميل «هذا الخدش لم يكن موجودًا»؛ لم يتفقد أحد السيارة عند الاستلام ولم يُكتب شيء.
مع Baktam
تدخل في النموذج عند الاستلام قراءة العداد ومستوى الوقود والصور وملاحظات الضرر والأغراض المتروكة في السيارة. وفي ورشة السمكرة والدهان يُعلَّم الضرر الموجود على مخطط الهيكل ويوقّع العميل على المخطط.
في الورشة
تبقى السيارة المنتهية أسابيع في الساحة، وعندما تطلب رسم التخزين يقول العميل «لم يخبرني أحد».
مع Baktam
أدخل أيام الانتظار المجانية ورسم التخزين اليومي في الإعدادات > الشروط. يظهر البند بأرقامه في نموذج الاستلام وفي شروط الموافقة، ويوقّعه العميل.
في الورشة
كل فني يشرح مدة ضمان العمالة بطريقة مختلفة.
مع Baktam
أدخل مدة الضمان بالأشهر مرة واحدة، فتظهر في الشروط بندًا: «العمالة مضمونة لمدة … أشهر». وبنود الأغراض المتروكة والأعمال الإضافية خارج العرض وعدم التسليم قبل الدفع جاهزة أيضًا.
كيف تعمل؟
- 1
اكتب الشروط مرة واحدة
في الإعدادات > الشروط عدّل بنود الاستلام وشروط أمر العمل، واملأ حقول أيام الانتظار المجانية ورسم التخزين اليومي وضمان العمالة (بالأشهر). يمكنك البدء من البنود الجاهزة.
- 2
استلم السيارة
أدخل في أمر العمل قراءة العداد ومستوى الوقود والشكوى والصور وملاحظات الضرر. وفي الاستلام برمز QR يُدخلها العميل من هاتفه.
- 3
خذ التوقيع
يقرأ العميل الشروط ويوقّع بإصبعه، على هاتفه في الاستلام برمز QR أو على الجهاز اللوحي عند الاستقبال؛ وفي ورشة السمكرة يوقّع أيضًا على مخطط الضرر. ويمكنك كذلك طباعة النموذج وأخذ توقيع بالقلم.
- 4
اطبع نموذج الاستلام
يُطبع نموذج استلام المركبة على ورق A4: بيانات العميل والسيارة، وقراءة العداد، والوقود، والشكوى، والصور، والبنود، والتوقيع، ورمز QR يفتح سجل خدمة السيارة. ويمكن حفظه بصيغة PDF من المتصفح.
- 5
المستند الأخير عند التسليم
عند التسليم تعرض نسخة أمر العمل المطبوعة الأعمال المنجزة والقطع والمبالغ، مع خانات توقيع للورشة والعميل؛ وإذا بقي رصيد مستحق تُطبع بياناتك البنكية في أسفلها. ويُطبع إيصال منفصل للتحصيل.
من يستخدمها؟
الاستقبال / أمين الصندوق
يملأ النموذج عند الاستلام، ويأخذ التوقيع، ويوقّع العميل على النسخة المطبوعة عند التسليم.
صاحب الورشة
يحدد الشروط ورسم التخزين ومدة الضمان، ويكون بين يديه مستند موقّع عند أي خلاف.
فني السمكرة والدهان
يعلّم الضرر الموجود على مخطط الهيكل ويطلب توقيع العميل عليه.
مالك المركبة (العميل)
يقرأ ما يوافق عليه قبل التوقيع، وحالة سيارته عند الاستلام مسجّلة.
هذه الميزة جزء من Baktam، برنامج إدارة ورش السيارات الذي يجمع أعمال الورشة كلها في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة
هل التوقيع الرقمي ملزم قانونًا؟
يحفظ Baktam التوقيع واسم الموقّع والوقت والنص الذي وافق عليه كسجل، فيكون بين يديك مستند ودليل عند الخلاف. وهو ليس توقيعًا إلكترونيًا معتمدًا. ويُنصح بأن يراجع محامٍ نص شروطك قبل استخدامه.
ماذا تغطي البنود الجاهزة؟
في نموذج الاستلام: أن السيارة استُلمت بقراءة العداد والوقود والحالة الظاهرة في الصور، والأغراض المتروكة في السيارة، والموافقة المنفصلة على الأعمال الإضافية، ورسم التخزين، وعدم التسليم قبل الدفع، وضمان العمالة. وتضيف شروط أمر العمل بنودًا مثل عمالة التشخيص والقطع التي يحضرها العميل والقطع القديمة. ويمكنك تعديلها كلها.
كيف يُكتب رسم التخزين في النموذج؟
إذا أدخلت أيام الانتظار المجانية والرسم اليومي معًا كُتب البند بالأرقام: إذا لم تُستلم السيارة خلال الأيام المجانية بعد إبلاغ العميل بجاهزيتها يُطبَّق الرسم اليومي. وإذا أدخلت أحدهما فقط يتغير البند وفقًا لذلك، وإذا تركتهما فارغين يُستخدم بند عام.
هل يمكنني استلام سيارة دون توقيع؟
نعم، فالتوقيع ليس إلزاميًا في أمر العمل الذي تفتحه عند الاستقبال. أما في الاستلام برمز QR فلا يستطيع العميل إرسال السجل دون التوقيع على الشروط.
كيف أعطي العميل نموذج الاستلام؟
اطبعه وسلّمه له، أو احفظه بصيغة PDF من المتصفح وأرسله. ويحمل النموذج أيضًا رمز QR يفتح سجل خدمة السيارة.
مزايا ذات صلة
موافقة العميل على عرض السعر
يصل عرض السعر إلى هاتف العميل رابطًا؛ يقبل شروطك ويوقّع، ويمكن التحقق من مستند الموافقة عبر رمز QR.
الاستلام برمز QR
يمسح العميل رمز QR عند الاستقبال ويسجّل سيارته بنفسه ويوقّع على الشروط، وتفتح أنت أمر العمل بنقرة واحدة.
مطالبات التأمين والأضرار
شركة التأمين ورقم المطالبة والخبير ومبلغ التحمل في أمر العمل؛ وتُتابَع دفعات شركة التأمين بمعزل عن رصيد العميل.
نقرة واحدة لتجربة كل شيء.
14 يومًا مجانًا، دون بطاقة ائتمان. الإعداد في 5 دقائق، والتعلّم في نصف يوم.