Innameformulier en digitale handtekening: bewijs dat je bedrijf beschermt
De meeste discussies in de werkplaats beginnen bij het ophalen: “die kras zat er niet”, “niemand zei dat ik voor stalling moest betalen”, “dat viel toch onder de garantie”. In Baktam staan de staat van de auto bij inname (kilometerstand, brandstof, foto's, bestaande schade en spullen die in de auto zijn achtergelaten) en je voorwaarden op één bewijs, dat de klant leest en tekent. Gratis stallingsdagen, stallingskosten per dag en garantie op arbeid stel je één keer in; ze staan met hun getallen in elk document.
Inname
Kilometerstand & foto's
Voorwaarden & handtekening
Afleverbewijs
Voorbeeldscenario
Voorbeeld: op vrijdagavond wordt er een Corolla afgegeven bij de werkplaats van Erik. Bij de inname wordt de voorbumper gefotografeerd, de tank is voor een kwart vol en de kilometerstand wordt genoteerd; de klant leest de voorwaarden op de tablet aan de balie en tekent. Donderdag is de auto klaar, maar de klant komt twee weken niet. Erik opent het innameformulier: de bepaling “3 dagen gratis, daarna stallingskosten per dag”, de handtekening van de klant en de datum staan erop.
Waarvoor dient het?
In de werkplaats
Bij het ophalen zegt de klant “die kras zat er niet”: niemand is bij de inname om de auto gelopen en er is niets genoteerd.
Met Baktam
Kilometerstand, brandstofniveau, foto's, schadenotities en achtergelaten spullen gaan bij de inname op het formulier. Bij schadeherstel wordt bestaande schade op het carrosserieschema gemarkeerd en tekent de klant het schema.
In de werkplaats
Een klare auto staat weken op het terrein, en als je om stallingskosten vraagt, zegt de klant dat niemand het hem verteld heeft.
Met Baktam
Vul de gratis stallingsdagen en de stallingskosten per dag in onder Instellingen > Voorwaarden. De bepaling staat met haar getallen op het innameformulier en in de goedkeuringsvoorwaarden, en de klant tekent ervoor.
In de werkplaats
Elke monteur legt de garantie op arbeid anders uit.
Met Baktam
Vul de garantietermijn één keer in maanden in; hij verschijnt in de voorwaarden als “Op het uitgevoerde werk geven we … maanden garantie”. Bepalingen over achtergelaten spullen, meerwerk buiten de offerte en geen aflevering vóór betaling staan ook klaar.
Hoe werkt het?
- 1
Schrijf je voorwaarden één keer
Bewerk onder Instellingen > Voorwaarden de innamebepalingen en de werkordervoorwaarden, en vul gratis stallingsdagen, stallingskosten per dag en garantie op arbeid (maanden) in. Je kunt beginnen met de kant-en-klare bepalingen.
- 2
Neem de auto in
Vul kilometerstand, brandstofniveau, klacht, foto's en schadenotities in op de werkorder. Bij aanmelden met QR doet de klant dat op zijn eigen telefoon.
- 3
Laat tekenen
De klant leest de voorwaarden en tekent met zijn vinger, op zijn eigen telefoon bij aanmelden met QR of op de tablet aan de balie; bij schadeherstel tekent hij ook het schadeschema. Je kunt het formulier ook afdrukken en met de hand laten tekenen.
- 4
Druk het innameformulier af
Het innameformulier wordt op A4 afgedrukt: klant- en voertuiggegevens, kilometerstand, brandstof, klacht, foto's, bepalingen, handtekening en een QR-code naar de onderhoudshistorie van de auto. Je kunt het ook vanuit de browser als pdf opslaan.
- 5
Het laatste bewijs bij aflevering
Bij aflevering toont de afdruk van de werkorder het uitgevoerde werk, de onderdelen en de bedragen, met tekenvakken voor de werkplaats en de klant; staat er nog een bedrag open, dan staan je bankgegevens onderaan. Voor de betaling wordt een apart betaalbewijs afgedrukt.
Wie gebruikt het?
Balie / kassamedewerker
Vult het formulier in bij de inname, laat de klant tekenen en laat bij aflevering de afdruk tekenen.
Garagehouder
Stelt de voorwaarden, stallingskosten en garantietermijn in; heeft bij onenigheid een getekend bewijs.
Schadehersteller / spuiter
Markeert bestaande schade op het carrosserieschema en laat de klant tekenen.
Voertuigeigenaar (klant)
Leest waarmee hij akkoord gaat voordat hij tekent; de staat van de auto bij inname is vastgelegd.
Deze functie is onderdeel van Baktam, de garagesoftware die de hele werkplaats op één plek houdt.
Veelgestelde vragen
Is een digitale handtekening juridisch bindend?
Baktam bewaart de handtekening, de naam van de ondertekenaar, het tijdstip en de geaccepteerde tekst als registratie; bij onenigheid heb je zo een document en bewijs. Het is geen gekwalificeerde elektronische handtekening. Laat je voorwaarden door een jurist controleren voordat je ze gebruikt.
Wat staat er in de kant-en-klare bepalingen?
Op het innameformulier: de auto is ontvangen met de kilometerstand, de brandstof en de staat op de foto's, achtergelaten spullen, aparte goedkeuring voor meerwerk, stallingskosten, geen aflevering vóór betaling en garantie op arbeid. De werkordervoorwaarden voegen bepalingen toe zoals diagnosearbeid, door de klant meegebrachte onderdelen en oude onderdelen. Je kunt ze allemaal aanpassen.
Hoe staan de stallingskosten op het formulier?
Vul je zowel gratis dagen als kosten per dag in, dan bevat de bepaling de getallen: wordt de auto na de klaarmelding niet binnen de gratis dagen opgehaald, dan gelden de kosten per dag. Vul je er maar één in, dan past de bepaling zich aan; laat je beide leeg, dan wordt een algemene bepaling gebruikt.
Kan ik een auto innemen zonder handtekening?
Ja; bij een werkorder die aan de balie is geopend, is een handtekening niet verplicht. Bij aanmelden met QR kan de klant echter niet versturen zonder de voorwaarden te tekenen.
Hoe geef ik de klant het innameformulier?
Druk het af, of sla het vanuit de browser als pdf op en stuur het door. Op het formulier staat ook een QR-code naar de onderhoudshistorie van de auto.
Gerelateerde functies
Klantgoedkeuring offerte
De offerte gaat als link naar de telefoon van de klant; die accepteert je voorwaarden en tekent, en het goedkeuringsbewijs is via QR te controleren.
Aanmelden met QR
De klant scant de QR aan de balie, meldt de auto aan en tekent je voorwaarden; jij opent de werkorder met één klik.
Verzekeringsschade
Verzekeraar, schadenummer, expert en eigen risico op de werkorder; betalingen van de verzekeraar staan los van het saldo van de klant.
Met één klik probeer je alles.
14 dagen gratis, zonder creditcard. In 5 minuten ingericht, in een halve dag onder de knie.