QR-voertuiginname: de ochtendrij verhuist van je balie naar de telefoon van de klant
Komen er 's ochtends vier auto's tegelijk binnen, dan ontstaat er een rij aan de balie terwijl kentekens, telefoonnummers en klachten één voor één worden ingetypt. Met Baktam hang je een QR-poster op de deur of aan de balie. De klant scant hem met de camera van zijn telefoon, vult kenteken, telefoonnummer, klacht en eventueel foto's in, bevestigt de privacyverklaring en tekent je innamevoorwaarden met zijn vinger. De aanmelding komt binnen onder “QR-aanmeldingen”; jij controleert hem en maakt er met één klik een werkorder van.
Poster scannen
Kenteken & klacht
Voorwaarden & handtekening
Werkorder
Voorbeeldscenario
Voorbeeld: maandag, 8.05 uur, en als Jeroen de garage opendoet, staan er al drie auto's te wachten. Een klant scant de poster aan de balie, kiest het symptoom “remmen”, maakt een foto van het voorwiel en tekent de voorwaarden. Terwijl Jeroen koffie zet, verschijnt de aanmelding onder “QR-aanmeldingen”, op kenteken en telefoonnummer al gekoppeld aan een bestaande klant. Eén klik opent de werkorder, en de klant volgt de status op zijn telefoon.
Waarvoor dient het?
In de werkplaats
Bij openingstijd komen er vier auto's; iedereen wacht aan de balie en jij komt door al die kentekens en telefoonnummers niet aan werken toe.
Met Baktam
Klanten melden zich op hun eigen telefoon aan terwijl ze wachten; jij controleert en bevestigt alleen. Horen kenteken en telefoonnummer bij één record, dan worden de bestaande klant en auto voorgesteld.
In de werkplaats
De klacht wordt bij de inname half genoteerd, en de kras die de klant aanwees, wordt later een discussie.
Met Baktam
De klacht komt binnen in de woorden van de klant en met snelle keuzes (onderhoud, remmen, motorstoringslampje, geluid/trilling, kras…); er kunnen tot 6 foto's bij. Alles gaat mee naar de werkorder.
In de werkplaats
Niemand leest de innamevoorwaarden en niemand tekent ze; over stalling en garantie wordt gediscussieerd als de klus klaar is.
Met Baktam
De klant ziet je innamevoorwaarden bij het aanmelden en kan niet versturen zonder te tekenen. De handtekening, de tekst van de voorwaarden en het tijdstip blijven bij de werkorder en staan op het afgedrukte innameformulier.
Hoe werkt het?
- 1
Hang de poster op
Zet de functie aan onder Instellingen > Aanmelden met QR en druk de A4- of A5-poster van je vestiging af voor de deur of de balie. Elke vestiging heeft een eigen code; vernieuw je die, dan werkt de oude poster niet meer.
- 2
De klant meldt zich aan
Na het scannen typt de klant kenteken en telefoonnummer, kiest of beschrijft de klacht en voegt foto's toe. Hij bevestigt de privacyverklaring, kan toestemming geven voor reclameberichten en leest en tekent daarna de innamevoorwaarden.
- 3
Controleren en omzetten
De aanmelding komt binnen onder “QR-aanmeldingen” en je krijgt een melding. Controleer de koppeling van klant en auto; met één klik open je een werkorder als offerte of direct in de werkplaats. Foto's en handtekening gaan mee, en toestemmingen worden op de klantkaart opgeslagen.
- 4
De klant volgt de status
Na het aanmelden houdt de klant een volglink: ontvangen, werkorder geopend, offerte wacht op goedkeuring, in de werkplaats, klaar. Is de offerte klaar, dan keurt hij die daar goed.
Wie gebruikt het?
Balie / kassamedewerker
Controleert binnenkomende QR-aanmeldingen en zet ze om; aan de balie ontstaat geen rij.
Voertuigeigenaar (klant)
Meldt zich aan zonder in de rij te staan, tekent de voorwaarden en volgt de status van de auto via de link.
Garagehouder
Richt de poster en de voorwaarden één keer in; heeft van elke inname een getekend bewijs.
Deze functie is onderdeel van Baktam, de garagesoftware die de hele werkplaats op één plek houdt.
Veelgestelde vragen
Moet de klant een app installeren?
Nee. De QR-code scan je met de camera van de telefoon en het formulier opent in de browser; inloggen of een app is niet nodig.
En klanten die geen QR-code willen scannen?
Leg een tablet in kioskmodus aan de balie; de klant vult daar het formulier in en het zet zichzelf na elke aanmelding terug. Je kunt de werkorder ook gewoon zoals vroeger aan de balie openen.
Kan iedereen die de poster scant een aanmelding maken?
Een aanmelding wordt nooit vanzelf een werkorder; jij controleert hem en zet hem om of wijst hem af. Aanmeldingen die niet worden omgezet, worden na 24 uur met hun foto's verwijderd. Het formulier is beschermd tegen bots en herhaalde pogingen.
Kan iemand die een kenteken intypt de gegevens van een andere klant zien?
Nee. Er wordt alleen gekoppeld als kenteken en telefoonnummer bij hetzelfde record horen, en de klant ziet alleen een gemaskeerde samenvatting. Kentekens raden levert niemands gegevens op.
Hoe worden de toestemmingen van de klant vastgelegd?
Het lezen van de privacyverklaring, de toestemming voor reclameberichten en het openbaar maken van de onderhoudshistorie via QR worden apart vastgelegd. Reclameberichten en de openbare historie zijn optioneel; bij het omzetten worden de toestemmingen op de klantkaart opgeslagen.
Gerelateerde functies
Innameformulier & handtekening
Innameformulier, voorwaarden, stallingskosten en garantie in één bewijs; de klant tekent en de handtekening blijft bij de klus.
Klantgoedkeuring offerte
De offerte gaat als link naar de telefoon van de klant; die accepteert je voorwaarden en tekent, en het goedkeuringsbewijs is via QR te controleren.
Werkplaatsproces
Elke stap van binnenkomst tot aflevering: wie doet wat, wat ziet de klant, welk bewijs blijft er over.
Met één klik probeer je alles.
14 dagen gratis, zonder creditcard. In 5 minuten ingericht, in een halve dag onder de knie.