QR-incheckning: morgonkön flyttar från din disk till kundens mobil
När fyra bilar kommer samtidigt på morgonen blir det kö vid disken medan registreringsnummer, telefonnummer och fel skrivs in ett i taget. Med Baktam sätter du upp en QR-skylt på dörren eller i receptionen. Kunden skannar den med mobilkameran, fyller i registreringsnummer, telefonnummer, fel och gärna foton, bekräftar integritetsinformationen och signerar dina inlämningsvillkor med fingret. Incheckningen hamnar under ”QR-incheckningar”; du granskar den och gör en arbetsorder av den med ett klick.
Skanna skylten
Reg.nr & fel
Villkor & underskrift
Arbetsorder
Exempelscenario
Exempel: måndag kl. 8.05, och när Johan låser upp verkstaden står redan tre bilar och väntar. En kund skannar skylten i receptionen, väljer symptomet ”bromsar”, fotograferar framhjulet och signerar villkoren. Medan Johan sätter på kaffet dyker incheckningen upp under ”QR-incheckningar”, redan matchad mot en befintlig kund via registreringsnummer och telefon. Ett klick öppnar arbetsordern, och kunden följer statusen i sin mobil.
Vad är den till för?
I verkstaden
Fyra bilar kommer när du öppnar; alla väntar vid disken och du kommer inte igång med jobbet för alla registrerings- och telefonnummer som ska skrivas in.
Med Baktam
Kunderna checkar in i sin egen mobil medan de väntar; du granskar och bekräftar bara. Hör registreringsnummer och telefon till samma post föreslås den befintliga kunden och bilen.
I verkstaden
Felet skrivs bara halvt ner vid inlämningen, och repan kunden pekade på blir sedan en diskussion.
Med Baktam
Felet kommer med kundens egna ord och snabbval (service, bromsar, motorlampa, ljud/vibration, repa …); upp till 6 foton kan läggas till. Allt följer med till arbetsordern.
I verkstaden
Ingen läser inlämningsvillkoren och ingen skriver under dem; förvaring och garanti diskuteras när jobbet är klart.
Med Baktam
Kunden ser dina inlämningsvillkor vid incheckningen och kan inte skicka utan att signera. Underskriften, villkorstexten och tidpunkten stannar på arbetsordern och syns på det utskrivna inlämningsformuläret.
Hur fungerar det?
- 1
Sätt upp skylten
Slå på funktionen under Inställningar > QR-incheckning och skriv ut filialens skylt i A4 eller A5 till dörren eller receptionen. Varje filial har en egen kod; förnyar du den slutar den gamla skylten att fungera.
- 2
Kunden checkar in
Efter skanningen skriver kunden registreringsnummer och telefon, väljer eller beskriver felet och lägger till foton. Kunden bekräftar integritetsinformationen, kan godkänna reklamutskick och läser sedan och signerar inlämningsvillkoren.
- 3
Granska och omvandla
Incheckningen hamnar under ”QR-incheckningar” och du får en avisering. Kontrollera matchningen av kund och bil; ett klick öppnar en arbetsorder som offert eller direkt i verkstaden. Foton och underskrift följer med, och samtyckena sparas på kundkortet.
- 4
Kunden följer statusen
Efter incheckningen har kunden en spårningslänk: mottagen, arbetsorder öppnad, offert väntar på godkännande, i verkstaden, klar. När offerten är klar godkänner kunden den där.
Vem använder den?
Reception / kassör
Granskar inkommande QR-incheckningar och omvandlar dem; det blir ingen kö vid disken.
Fordonsägare (kund)
Checkar in utan att köa, signerar villkoren och följer bilens status via länken.
Verkstadsägare
Ställer in skylten och villkoren en gång; har ett signerat underlag för varje inlämning.
Funktionen är en del av Baktam, det verkstadssystem som samlar hela verkstaden på ett ställe.
Vanliga frågor
Måste kunden installera en app?
Nej. QR-koden skannas med mobilkameran och formuläret öppnas i webbläsaren; ingen inloggning eller app behövs.
Hur gör jag med kunder som inte vill skanna en QR-kod?
Lämna en surfplatta i kioskläge vid disken; kunden fyller i formuläret där och det återställs av sig självt efter varje incheckning. Du kan också öppna arbetsordern i receptionen som vanligt.
Kan vem som helst som skannar skylten skapa en incheckning?
En incheckning blir aldrig en arbetsorder av sig själv; du granskar den och omvandlar eller avvisar den. Incheckningar som inte omvandlas raderas tillsammans med fotona efter 24 timmar. Formuläret är skyddat mot botar och upprepade försök.
Kan någon som skriver in ett registreringsnummer se en annan kunds uppgifter?
Nej. Matchning görs bara när registreringsnummer och telefonnummer hör till samma post, och kunden ser bara en maskerad sammanfattning. Att gissa registreringsnummer avslöjar ingens uppgifter.
Hur registreras kundens samtycken?
Att integritetsinformationen har lästs, samtycke till reklamutskick och att bilens servicehistorik görs offentlig via QR registreras var för sig. Reklamutskick och offentlig historik är frivilliga; när incheckningen omvandlas sparas samtyckena på kundkortet.
Relaterade funktioner
Inlämningsformulär & signering
Inlämningsformulär, villkor, förvaringsavgift och garanti i ett underlag; kunden signerar och underskriften stannar på jobbet.
Kundgodkännande av offert
Offerten går till kundens mobil som en länk; kunden godkänner dina villkor och signerar, och godkännandedokumentet kan kontrolleras via QR-kod.
Verkstadens arbetsflöde
Varje steg från att bilen rullar in till utlämningen: vem gör vad, vad kunden ser och vilket underlag som finns kvar.
Ett klick för att prova allt.
14 dagar gratis, inget kort krävs. Igång på några minuter, inlärt på en halv dag.