Accettazione veicolo con QR: la fila del mattino passa dal banco al telefono del cliente
Quando al mattino arrivano quattro auto insieme, al banco si forma la fila mentre targhe, numeri di telefono e difetti vengono scritti uno per uno. Con Baktam metti un cartello QR sulla porta o al banco. Il cliente lo inquadra con la fotocamera del telefono, inserisce targa, telefono, difetto e, se vuole, delle foto, conferma di aver letto l'informativa privacy e firma con il dito le tue condizioni di accettazione. La richiesta arriva in «Accettazioni QR»; tu la controlli e la trasformi in ordine di lavoro con un clic.
Inquadra il cartello
Targa e difetto
Condizioni e firma
Ordine di lavoro
Scenario di esempio
Esempio: lunedì, ore 8:05, e quando Marco apre l'officina ci sono già tre auto in attesa. Un cliente inquadra il cartello al banco, sceglie il sintomo «freni», fotografa la ruota anteriore e firma le condizioni. Mentre Marco si fa il caffè, la richiesta compare in «Accettazioni QR», già abbinata a un cliente esistente grazie a targa e telefono. Un clic apre l'ordine di lavoro, e il cliente segue lo stato dal suo telefono.
A cosa serve?
In officina
All'apertura arrivano quattro auto; tutti aspettano al banco e tu non riesci a metterti al lavoro tra targhe e numeri di telefono da scrivere.
Con Baktam
I clienti si registrano dal proprio telefono mentre aspettano; tu controlli e confermi soltanto. Se targa e telefono corrispondono alla stessa scheda, vengono proposti il cliente e il veicolo esistenti.
In officina
Il difetto viene annotato a metà all'accettazione, e il graffio indicato dal cliente diventa poi motivo di discussione.
Con Baktam
Il difetto arriva con le parole del cliente e con scelte rapide (tagliando, freni, spia motore, rumore/vibrazione, graffio…); si possono aggiungere fino a 6 foto. Tutto passa sull'ordine di lavoro.
In officina
Nessuno legge le condizioni di accettazione e nessuno le firma; sosta e garanzia si discutono a lavoro finito.
Con Baktam
Il cliente vede le tue condizioni di accettazione mentre si registra e non può inviare senza firmarle. La firma, il testo delle condizioni e il momento restano sull'ordine di lavoro e sul modulo di accettazione stampato.
Come funziona?
- 1
Appendi il cartello
Attiva la funzione in Impostazioni > Accettazione con QR e stampa il cartello A4 o A5 della tua filiale per la porta o il banco. Ogni filiale ha il suo codice; se lo rinnovi, il vecchio cartello smette di funzionare.
- 2
Il cliente si registra
Dopo la scansione il cliente scrive targa e telefono, sceglie o descrive il difetto e aggiunge foto. Conferma di aver letto l'informativa privacy, può accettare i messaggi promozionali e poi legge e firma le condizioni di accettazione.
- 3
Controlla e converti
La richiesta arriva in «Accettazioni QR» e ricevi una notifica. Controlla l'abbinamento di cliente e veicolo; con un clic apri un ordine di lavoro come preventivo o direttamente in officina. Foto e firma passano sull'ordine, e i consensi vengono salvati nella scheda cliente.
- 4
Il cliente segue lo stato
Dopo la registrazione il cliente ha un link di avanzamento: ricevuta, ordine di lavoro aperto, preventivo da approvare, in officina, pronta. Quando il preventivo è pronto, lo approva da lì.
Chi la usa?
Accettazione / front office
Controlla le accettazioni QR in arrivo e le converte; al banco non si forma la fila.
Proprietario del veicolo (cliente)
Si registra senza fare la fila, firma le condizioni e segue lo stato dell'auto dal link.
Titolare dell'officina
Imposta cartello e condizioni una volta; ha un documento firmato per ogni accettazione.
Questa funzionalità fa parte di Baktam, il gestionale officina che tiene tutta l'officina in un unico posto.
Domande frequenti
Il cliente deve installare un'app?
No. Il codice QR si inquadra con la fotocamera del telefono e il modulo si apre nel browser; non servono né accesso né app.
E i clienti che non vogliono inquadrare un QR?
Lascia un tablet in modalità chiosco al banco; il cliente compila lì il modulo, che si azzera da solo dopo ogni registrazione. Puoi anche aprire l'ordine di lavoro al banco come prima.
Chiunque inquadri il cartello può creare una richiesta?
Una richiesta non diventa mai da sola un ordine di lavoro; tu la controlli e la converti o la rifiuti. Le richieste non convertite vengono cancellate con le loro foto dopo 24 ore. Il modulo è protetto da bot e tentativi ripetuti.
Chi scrive una targa può vedere i dati di un altro cliente?
No. L'abbinamento avviene solo se targa e numero di telefono appartengono alla stessa scheda, e al cliente viene mostrato solo un riepilogo oscurato. Indovinare targhe non rivela i dati di nessuno.
Come vengono registrati i consensi del cliente?
La presa visione dell'informativa privacy, il consenso ai messaggi promozionali e la pubblicazione tramite QR dello storico interventi dell'auto vengono registrati separatamente. Messaggi promozionali e storico pubblico sono facoltativi; alla conversione, i consensi vengono salvati nella scheda cliente.
Funzionalità correlate
Modulo di accettazione e firma
Modulo di accettazione, condizioni, costo di sosta e garanzia in un unico documento; il cliente firma e la firma resta sul lavoro.
Approvazione preventivi
Il preventivo arriva sul telefono del cliente come link; accetta le tue condizioni e firma, e la ricevuta di approvazione si verifica tramite QR.
Flusso di lavoro in officina
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