QR-modtagelse af bilen: morgenkøen flytter fra skranken til kundens telefon
Når fire biler kommer på én gang om morgenen, opstår der kø ved skranken, mens nummerplader, telefonnumre og klager skrives ind én ad gangen. Med Baktam hænger du en QR-plakat på døren eller ved skranken. Kunden scanner den med telefonens kamera, indtaster nummerplade, telefonnummer, klage og eventuelt fotos, bekræfter privatlivserklæringen og skriver under på modtagelsesvilkårene med fingeren. Registreringen lander i «Indgående modtagelser»; du tjekker den og laver den om til en arbejdsordre med ét klik.
Scan plakaten
Nummerplade og klage
Vilkår og underskrift
Arbejdsordre
Eksempelscenarie
Eksempel: Mandag kl. 8.05 holder tre biler og venter, da Søren åbner værkstedet. En kunde scanner plakaten ved skranken, vælger symptomet «bremser», tager et foto af forhjulet og skriver under på vilkårene. Mens Søren laver kaffe, dukker registreringen op i «Indgående modtagelser», allerede koblet til en eksisterende kunde via nummerplade og telefon. Ét klik opretter arbejdsordren, og kunden ser sin plads i køen på telefonen.
Hvad bruges den til?
På værkstedet
Fire biler kommer ved åbningstid; alle venter ved skranken, og du kommer ikke i gang, fordi du skriver nummerplader og telefonnumre ind.
Med Baktam
Kunderne registrerer sig på deres egen telefon, mens de venter; du tjekker og bekræfter bare. Hører nummerplade og telefon til samme kunde, foreslås den eksisterende kunde og bil.
På værkstedet
Klagen noteres halvhjertet ved modtagelsen, og den ridse, kunden pegede på, bliver til en diskussion senere.
Med Baktam
Klagen kommer med kundens egne ord og med hurtigvalg (periodisk service, bremser, motorlampe, lyd/vibration, ridse …); kunden kan vedhæfte op til 6 fotos. Det hele flyttes over på arbejdsordren.
På værkstedet
Ingen læser modtagelsesvilkårene, og ingen skriver under; opbevaringspris og garanti diskuteres, når opgaven er færdig.
Med Baktam
Kunden ser dine modtagelsesvilkår under registreringen og kan ikke sende uden at skrive under. Underskriften, vilkårsteksten og tidspunktet følger arbejdsordren og står på den udskrevne modtagelsesformular.
Hvordan virker den?
- 1
Hæng plakaten op
Slå funktionen til under Indstillinger > QR-modtagelse, og udskriv afdelingens plakat i A4 eller A5 til døren eller skranken. Hver afdeling har sin egen kode; fornyer du koden, holder den gamle plakat op med at virke.
- 2
Kunden registrerer sig
Efter scanningen skriver kunden nummerplade og telefonnummer, vælger eller beskriver klagen og vedhæfter fotos. Kunden bekræfter privatlivserklæringen, kan give samtykke til markedsføringsbeskeder og læser og underskriver derefter modtagelsesvilkårene.
- 3
Tjek og opret arbejdsordre
Registreringen lander i «Indgående modtagelser», og du får en notifikation. Tjek koblingen til kunde og bil; ét klik opretter en arbejdsordre som tilbud eller direkte på værkstedet. Fotos og underskrift flyttes over, og samtykkerne gemmes på kundekortet.
- 4
Kunden følger status
Efter registreringen har kunden et sporingslink: modtaget, arbejdsordre oprettet, tilbud venter på godkendelse, på værkstedet, klar. Når tilbuddet er klar, godkender kunden det derfra.
Hvem bruger den?
Skranke / kasserer
Tjekker indgående modtagelser og laver dem om til arbejdsordrer; ingen kø ved skranken.
Bilejer (kunde)
Registrerer sig uden at stå i kø, skriver under på vilkårene og følger bilens status fra linket.
Værkstedsejer
Sætter plakaten og vilkårene op én gang; har et underskrevet dokument for hver modtagelse.
Denne funktion er en del af Baktam, det værkstedssystem, der samler hele værkstedet ét sted.
Ofte stillede spørgsmål
Skal kunden hente en app?
Nej. QR-koden scannes med telefonens kamera, og formularen åbner i browseren; der kræves hverken login eller app.
Hvad med kunder, der ikke vil scanne en QR-kode?
Lad en tablet stå ved skranken i kioskmode; kunden udfylder formularen der, og den nulstiller sig selv efter hver registrering. Du kan også oprette arbejdsordren ved skranken som før.
Kan alle, der scanner plakaten, oprette en registrering?
En registrering bliver aldrig en arbejdsordre af sig selv; du tjekker den og laver den om eller afviser den. Registreringer, der ikke laves om, slettes med deres fotos efter 24 timer. Formularen har beskyttelse mod robotter og gentagne forsøg.
Kan nogen, der skriver en nummerplade, se andres oplysninger?
Nej. Der kobles kun, når nummerplade og telefonnummer hører til samme registrering, og kunden ser kun et maskeret resumé. At gætte nummerplader afslører ingen oplysninger.
Hvordan gemmes kundens samtykker?
Bekræftelse af privatlivserklæringen, samtykke til markedsføringsbeskeder og offentlig servicehistorik via QR registreres hver for sig. Markedsføringsbeskeder og offentlig historik er valgfrie; når registreringen laves om, gemmes samtykkerne på kundekortet.
Relaterede funktioner
Modtagelsesformular & underskrift
Modtagelsesformular, vilkår, opbevaringspris og garanti i ét dokument; kunden skriver under, og underskriften følger arbejdsordren.
Kundens godkendelse af tilbud
Tilbuddet sendes til kundens telefon som et link; kunden accepterer dine vilkår og skriver under, og godkendelsen kan tjekkes via QR.
Arbejdsgang på værkstedet
Hvert trin fra bilen kører ind, til den udleveres: hvem gør hvad, hvad kunden ser, og hvilke dokumenter du står tilbage med.
Ét klik, og du kan prøve det hele.
14 dage gratis, intet betalingskort. Sat op på 5 minutter, lært på en halv dag.