Arbejdsgang på autoværkstedet: én bils rejse fra døren til udlevering
På et værksted starter opgaven, når bilen kører ind, og den er først færdig, når kunden kommer igen til næste service. Imellem kommer modtagelse, fejlfinding, tilbud, dele, mekaniker, besked til kunden, betaling og udlevering, og ved hvert trin kan noget blive glemt. Denne side følger én bil gennem Baktam fra start til slut; hvert trin linker til siden, der forklarer funktionen.
QR-modtagelse
Underskrift og godkendelse
Mekanikerens arbejde
Udlevering og betaling
Eksempelscenarie
Eksempel: En tirsdag morgen kommer Mette til Sørens værksted med en Passat fra 2017, der hviner i bremserne. Trinene nedenfor følger bilen, fra QR-plakaten ved døren til underskriften ved udlevering og servicebeskeden et halvt år senere. Personerne og bilen er opdigtede.
Én bils rejse, trin for trin
1. QR-modtagelse
Mette scanner plakaten ved skranken med sin telefon og indtaster selv nummerplade, telefonnummer, klagen «lyd fra bremserne» og et foto af forhjulet. Registreringen lander i Sørens skærmbillede «Indgående modtagelser», og der opstår ingen kø ved skranken.
QR-modtagelse2. Modtagelsesformular og underskrift
Mette læser modtagelsesvilkårene (3 dages gratis opbevaring, derefter dagspris for opbevaring, 6 måneders garanti på arbejdet) og skriver under med fingeren. Søren opretter en arbejdsordre med ét klik; fotos og underskrift flyttes over.
Modtagelsesformular & underskrift3. Fejlfinding og linjer
Mekanikeren ser, at bremseklodserne foran er slidt ned, og at skiverne har ridser. Han lægger dele og arbejde ind på arbejdsordren linje for linje; moms og total beregnes automatisk.
Arbejdsordrer & modtagelse4. Kundens godkendelse
Tilbuddet lander på Mettes telefon. Hun ser linjerne, totalen og vilkårene, skriver sit navn og underskriver for at godkende. En kopi af det, hun godkendte, gemmes, og det udskrevne godkendelsesdokument kan bekræftes med QR.
Kundens godkendelse af tilbud5. Delebehov og indkøb
Klodserne står på hylden, skiverne gør ikke. Fra delelisten trykker Søren «Køb nu» i kataloget hos en tilknyttet reservedelsforhandler eller beder flere forhandlere om tilbud; når delene kommer, går de på lager og ind i opgavens kostpris. Havde opgaven krævet drejning, var den sendt ud som ekstern opgave.
Dele der skal bruges6. Opfølgning på værkstedet
Bilen står på skærmbilledet over biler på værkstedet, og det er tydeligt, hvilken mekaniker der har den. Mette følger status fra sporingslinket, hun fik ved modtagelsen, så der kommer færre «hvornår er den færdig?»-opkald.
Biler på værkstedet7. Beskeden «Din bil er klar»
Når mekanikeren afslutter opgaven, får Mette beskeden «Din bil er klar». Har du lagt dem ind i skabelonen, står beløbet, dit IBAN og betalingsreferencen også i beskeden (hvis en SMS-/WhatsApp-konto er forbundet).
Påmindelser & SMS/WhatsApp8. Betaling
Mette overfører beløbet i frokostpausen eller betaler med kort, når hun kommer; fordi referencen indeholder arbejdsordrenummer og nummerplade, kan du straks se, hvilken opgave pengene hører til. Det ubetalte føres på hendes kundekonto. Pengene bogføres på den rigtige konto (kasse, bank eller terminal); kassen tælles op om aftenen, og en difference registreres.
Betalinger, kasse & tilgodehavender9. Udleveringsdokument
Ved udlevering viser udskriften af arbejdsordren det udførte arbejde, de monterede dele og beløbet; værkstedet og kunden skriver under. En kvittering for betalingen kan også udskrives. Opgaven lægges i bilens historik.
Modtagelsesformular & underskrift10. Servicepåmindelse
Dato og kilometermål for næste service indtastes. Når tiden nærmer sig, får Mette en påmindelse og ringer til Søren igen for at booke tid.
Påmindelser & SMS/WhatsApp
Hvad bruges den til?
På værkstedet
Oplysninger forsvinder, når opgaven går fra den ene seddel til den næste: klagen fra modtagelsen når ikke mekanikeren, og delen han monterede, kommer aldrig på regningen.
Med Baktam
Fra modtagelse til udlevering følger alt én arbejdsordre. Klage, fotos, underskrift, dele, godkendelse og betaling ligger i samme registrering; ingen skriver det samme to gange.
På værkstedet
Kunden ringer hele dagen: «Er I gået i gang? Hvad koster det? Hvornår er den færdig?»
Med Baktam
Kunden ser og godkender tilbuddet på telefonen, følger status fra sporingslinket og får besked, når opgaven er færdig. Du bruger tiden på biler, ikke på telefonen.
På værkstedet
Når der opstår uenighed, har du intet på skrift: hvad blev lovet, hvad blev godkendt, og hvordan så bilen ud?
Med Baktam
Hvert trin efterlader et dokument: en underskrevet modtagelsesformular, et godkendelsesdokument med bekræftelseskode, udskriften ved udlevering og kvitteringen for betalingen.
Hvordan virker den?
- 1
Skriv dine vilkår
Under Indstillinger > Vilkår indtaster du modtagelsesvilkår, gratis opbevaringsdage, dagspris for opbevaring og garanti på arbejdet én gang. De kommer automatisk på modtagelsesformularen og godkendelsessiden.
- 2
Hæng QR-plakaten op
Udskriv afdelingens plakat fra Indstillinger > QR-modtagelse, og hæng den ved skranken eller døren. Du kan også lade en tablet stå ved skranken i kioskmode.
- 3
Tilføj betalingsoplysninger
Indtast dine IBAN-numre under Indstillinger > Betalingsoplysninger. Når der er et beløb at betale, vises de på udskriften af arbejdsordren, kvitteringen og kundens sporingsside.
- 4
Forbind beskeder
Forbind din SMS- eller WhatsApp-konto, så godkendelseslinks, «Din bil er klar» og servicepåmindelser sendes automatisk. Uden konto kan du stadig sende godkendelseslinket på WhatsApp med en færdig besked.
Hvem bruger den?
Værkstedsejer
Sætter arbejdsgangen op én gang; ser, hvilket trin hver opgave står på, og hvilke dokumenter der ligger tilbage.
Skranke / kasserer
Klarer modtagelse, tilbud, betaling og udlevering fra samme skærmbillede.
Mekaniker
Ser den opgave, han har fået tildelt, klagen og fotoene; tilføjer dele og noter. Ser ikke beløb.
Bilejer (kunde)
Registrerer bilen selv, godkender tilbuddet på telefonen og følger bilens status.
Denne funktion er en del af Baktam, det værkstedssystem, der samler hele værkstedet ét sted.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg bruge alle trinene?
Nej. QR-modtagelse, automatiske beskeder, godkendelseslink og indkøb af dele er valgfrie. Den arbejdsgang, du kender, virker også: opret arbejdsordren ved skranken, tildel en mekaniker, og tag imod betalingen ved udlevering. Tilføj de trin, du har brug for, efterhånden.
Hvor får kunden sporingslinket fra?
En kunde, der registrerer sig med QR, ser sporingslinket på telefonen, så snart registreringen er sendt, og godkender tilbuddet der, når det er klar. Har du oprettet opgaven ved skranken, sender du kunden et separat godkendelseslink.
Er arbejdsgangen anderledes for karosseri eller aircondition?
Grundtrinene er de samme. På et karosseriværksted kommer skadeskitse efter karosseritype med underskrift ved modtagelse, tilbud fra skitsen og forsikringssag til; på et aircondition-værksted føres målinger, kølemiddel og lækagetest ind på arbejdsordren.
Hvad skal der til, for at beskederne bliver sendt?
Automatiske SMS- og WhatsApp-beskeder kræver, at din egen udbyderkonto er forbundet; de er med i Pro og Enterprise. Uden konto sender du selv godkendelseslinket på WhatsApp med en færdig besked.
Relaterede funktioner
QR-modtagelse
Kunden scanner QR-koden ved skranken, registrerer bilen selv og skriver under på vilkårene; du opretter arbejdsordren med ét klik.
Modtagelsesformular & underskrift
Modtagelsesformular, vilkår, opbevaringspris og garanti i ét dokument; kunden skriver under, og underskriften følger arbejdsordren.
Kundens godkendelse af tilbud
Tilbuddet sendes til kundens telefon som et link; kunden accepterer dine vilkår og skriver under, og godkendelsen kan tjekkes via QR.
Ét klik, og du kan prøve det hele.
14 dage gratis, intet betalingskort. Sat op på 5 minutter, lært på en halv dag.