سير العمل في ورشة السيارات: رحلة سيارة واحدة من الباب إلى التسليم
في الورشة يبدأ العمل عندما تصل السيارة إلى الباب، ولا يكتمل إلا حين يعود العميل للصيانة التالية. وبين ذلك استلام وتشخيص وعرض سعر وقطع غيار وفني وإبلاغ العميل وتحصيل وتسليم، وفي كل خطوة قد يُنسى شيء. تتابع هذه الصفحة سيارة واحدة في Baktam من البداية إلى النهاية، وكل خطوة مرتبطة بالصفحة التي تشرح تلك الميزة بالتفصيل.
الاستلام برمز QR
التوقيع والموافقة
عمل الفني
التسليم والتحصيل
سيناريو مثال
مثال: صباح يوم الثلاثاء تصل سارة إلى ورشة الأسطى خالد بسيارة باسات موديل 2017 تُصدر فراملها صوتًا. الخطوات أدناه تتبع رحلة هذه السيارة: من ملصق QR عند الباب إلى التوقيع عند التسليم ورسالة الصيانة بعد ستة أشهر. الأشخاص والسيارة من نسج الخيال.
رحلة سيارة، خطوة بخطوة
1. الاستلام برمز QR
تمسح سارة الملصق عند الاستقبال بهاتفها، وتُدخل بنفسها رقم اللوحة ورقم الهاتف وشكوى «صوت في الفرامل» وصورة للعجلة الأمامية. يظهر السجل في شاشة «الاستلامات الواردة» لدى الأسطى خالد، فلا يتكدّس طابور عند الاستقبال.
الاستلام برمز QR2. نموذج الاستلام والتوقيع
تقرأ سارة شروط الاستلام (3 أيام انتظار مجانية، ثم رسم تخزين يومي، وضمان على العمالة لمدة 6 أشهر) وتوقّع بإصبعها. يفتح الأسطى خالد أمر عمل بنقرة واحدة، وتنتقل إليه الصور والتوقيع.
نموذج الاستلام والتوقيع3. التشخيص والبنود
يجد الفني أن تيل الفرامل الأمامي قد انتهى وأن الأقراص مخدوشة. يضيف القطع والعمالة إلى أمر العمل بندًا بندًا، وتُحسب الضريبة والإجمالي تلقائيًا.
أوامر العمل واستلام المركبات4. موافقة العميل
يصل عرض السعر إلى هاتف سارة، فترى البنود والإجمالي والشروط، وتكتب اسمها وتوقّع لتوافق. تُحفظ نسخة مما وافقت عليه، ويمكن التحقق من مستند الموافقة المطبوع برمز QR.
موافقة العميل على عرض السعر5. احتياج القطع وشراؤها
التيل موجود على الرف، أما الأقراص فلا. من قائمة القطع يضغط الأسطى خالد «اشترِ الآن» في كتالوج بائع قطع مرتبط، أو يطلب عروضًا من عدة بائعين؛ وعند وصول القطع تدخل المخزون وتُضاف إلى تكلفة العمل. ولو احتاج العمل إلى خراطة لأُرسل كعمل خارجي.
قائمة القطع المطلوبة6. المتابعة في الورشة
السيارة على شاشة السيارات في الورشة، والفني المسؤول معروف. تتابع سارة الحالة من رابط المتابعة الذي حصلت عليه عند الاستلام، فتقلّ مكالمات «متى تنتهي؟».
المركبات في الورشة7. رسالة «سيارتك جاهزة»
عندما يُنهي الفني العمل تصل إلى سارة رسالة «سيارتك جاهزة». وإذا أضفتها إلى القالب، تتضمن الرسالة أيضًا المبلغ المستحق ورقم IBAN ومرجع التحويل (إذا كان حساب SMS/واتساب مربوطًا).
التذكيرات وSMS/واتساب8. التحصيل
تحوّل سارة المبلغ في استراحة الغداء أو تدفع بالبطاقة عند وصولها؛ ولأن المرجع يحمل رقم أمر العمل واللوحة يتضح فورًا لأي عمل هذا المبلغ. ويُقيَّد غير المدفوع في حسابها. يُسجَّل المبلغ في الحساب الصحيح (الصندوق أو البنك أو نقاط البيع)، ويُجرد الصندوق مساءً ويُسجَّل أي فرق.
المدفوعات والصندوق والمديونيات9. مستند التسليم
عند التسليم تعرض نسخة أمر العمل المطبوعة الأعمال المنجزة والقطع المركّبة والمبلغ، ويوقّعها الطرفان: الورشة والعميل. ويمكن طباعة إيصال التحصيل أيضًا. ويُضاف العمل إلى سجل السيارة.
نموذج الاستلام والتوقيع10. تذكير الصيانة
يُحدَّد تاريخ وعدد كيلومترات مستهدف للصيانة التالية. وعندما يحين الموعد يصل إلى سارة تذكير، فتتصل بالأسطى خالد مجددًا لتحجز.
التذكيرات وSMS/واتساب
ما فائدتها؟
في الورشة
تضيع المعلومات وهي تنتقل من ورقة إلى أخرى: الشكوى المكتوبة عند الاستلام لا تصل إلى الفني، والقطعة التي ركّبها لا تصل إلى الفاتورة.
مع Baktam
من الاستلام إلى التسليم يسير كل شيء على أمر عمل واحد. الشكوى والصور والتوقيع والقطع والموافقة والتحصيل في سجل واحد، ولا يكتب أحد المعلومة نفسها مرتين.
في الورشة
يتصل العميل طوال اليوم: «هل بدأتم؟ كم ستكلف؟ متى تنتهي؟»
مع Baktam
يرى العميل العرض على هاتفه ويوافق عليه، ويتابع الحالة من رابط المتابعة، وتصله رسالة عند انتهاء العمل. وتنشغل أنت بالسيارات لا بالهاتف.
في الورشة
عند الخلاف لا يكون بين يديك أي مستند: بماذا وُعد العميل، وعلامَ وافق، وكيف وصلت السيارة؟
مع Baktam
كل خطوة تترك مستندًا: نموذج استلام موقّع، ومستند موافقة برمز تحقق، ونسخة تسليم مطبوعة، وإيصال تحصيل.
كيف تعمل؟
- 1
اكتب شروطك
في الإعدادات > الشروط أدخل بنود الاستلام وأيام الانتظار المجانية ورسم التخزين اليومي وضمان العمالة مرة واحدة. تظهر تلقائيًا في نموذج الاستلام وشاشة الموافقة.
- 2
علّق ملصق QR
اطبع ملصق فرعك من الإعدادات > الاستلام برمز QR وضعه عند الاستقبال أو على الباب. ويمكنك أيضًا ترك جهاز لوحي عند الاستقبال في وضع الكشك.
- 3
أضف بيانات الدفع
أدخل أرقام IBAN الخاصة بك في الإعدادات > بيانات الدفع. وعندما يكون هناك رصيد مستحق تظهر على نسخة أمر العمل المطبوعة والإيصال وصفحة المتابعة لدى العميل.
- 4
اربط الرسائل
اربط حساب SMS أو واتساب لتُرسل روابط الموافقة ورسائل «سيارتك جاهزة» وتذكيرات الصيانة تلقائيًا. ومن دون ربط يمكنك إرسال رابط الموافقة عبر واتساب برسالة جاهزة.
من يستخدمها؟
صاحب الورشة
يُعدّ سير العمل مرة واحدة، ويرى في أي خطوة يقف كل عمل والمستندات التي بقيت منه.
الاستقبال / أمين الصندوق
يدير الاستلام وعرض السعر والتحصيل والتسليم من الشاشة نفسها.
الفني
يرى العمل المسند إليه والشكوى والصور، ويضيف القطع والملاحظات. ولا يرى المبالغ.
مالك المركبة (العميل)
يسجّل الاستلام بنفسه، ويوافق على العرض من هاتفه، ويتابع حالة سيارته.
هذه الميزة جزء من Baktam، برنامج إدارة ورش السيارات الذي يجمع أعمال الورشة كلها في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن أستخدم كل هذه الخطوات؟
لا. الاستلام برمز QR والرسائل التلقائية ورابط الموافقة وشراء القطع كلها اختيارية. وسير العمل الذي اعتدته يعمل أيضًا: تفتح أمر العمل عند الاستقبال، وتسند الفني، وتحصّل عند التسليم. أضف الخطوات التي تحتاجها تدريجيًا.
من أين يحصل العميل على رابط المتابعة؟
العميل الذي يسجّل الاستلام برمز QR يرى رابط المتابعة على هاتفه بمجرد الإرسال، ويوافق على العرض من هناك عندما يجهز. وإذا فتحت العمل بنفسك عند الاستقبال فإنك ترسل للعميل رابط موافقة منفصلًا.
هل يختلف سير العمل في السمكرة والدهان أو التكييف؟
الخطوات الأساسية واحدة. في ورشة السمكرة والدهان يُضاف عند الاستلام مخطط الضرر حسب نوع الهيكل مع التوقيع، وعرض السعر من المخطط، وملف مطالبة التأمين؛ وفي ورشة تكييف السيارات تُسجَّل القياسات وغاز التبريد واختبار التسرب في أمر العمل.
ماذا أحتاج لتُرسل الرسائل؟
تحتاج الرسائل التلقائية عبر SMS وواتساب إلى ربط حساب مزوّد خاص بك، وهي متاحة في باقتي برو والمؤسسات. ومن دون حساب ترسل رابط الموافقة بنفسك عبر واتساب برسالة جاهزة.
مزايا ذات صلة
الاستلام برمز QR
يمسح العميل رمز QR عند الاستقبال ويسجّل سيارته بنفسه ويوقّع على الشروط، وتفتح أنت أمر العمل بنقرة واحدة.
نموذج الاستلام والتوقيع
نموذج الاستلام والشروط ورسم التخزين والضمان في مستند واحد؛ يوقّع العميل ويُحفظ توقيعه مع أمر العمل.
موافقة العميل على عرض السعر
يصل عرض السعر إلى هاتف العميل رابطًا؛ يقبل شروطك ويوقّع، ويمكن التحقق من مستند الموافقة عبر رمز QR.
نقرة واحدة لتجربة كل شيء.
14 يومًا مجانًا، دون بطاقة ائتمان. الإعداد في 5 دقائق، والتعلّم في نصف يوم.