Baktam
Verksted

Arbeidsflyt på bilverkstedet: én bils reise fra døren til utlevering

På et verksted starter jobben når bilen ruller inn, og den er ikke ferdig før kunden kommer tilbake til neste service. Imellom kommer mottak, feilsøking, tilbud, deler, mekaniker, beskjed til kunden, betaling og utlevering, og i hvert steg kan noe bli glemt. Denne siden følger én bil gjennom Baktam fra start til slutt; hvert steg lenker til siden som forklarer funksjonen.

Start 14 dager gratisAlle funksjoner

  1. QR-mottak

  2. Signatur og godkjenning

  3. Mekanikerens jobb

  4. Utlevering og betaling

Eksempelscenario

Eksempel: En tirsdag morgen kommer Ingrid til Lars sitt verksted med en Passat fra 2017 som piper i bremsene. Stegene nedenfor følger denne bilen, fra QR-plakaten ved døren til signaturen ved utlevering og servicemeldingen et halvt år senere. Personene og bilen er oppdiktet.

Én bils reise, steg for steg

  1. 1. QR-mottak

    Ingrid skanner plakaten ved disken med mobilen og legger selv inn registreringsnummer, telefonnummer, klagen «lyd fra bremsene» og et bilde av forhjulet. Registreringen havner i Lars sitt skjermbilde «Innkomne mottak», og det blir ingen kø ved disken.

    QR-mottak

  2. 2. Mottaksskjema og signatur

    Ingrid leser mottaksvilkårene (3 dager gratis oppbevaring, deretter døgnpris for oppbevaring, 6 måneders garanti på arbeidet) og signerer med fingeren. Lars åpner en arbeidsordre med ett klikk; bildene og signaturen flyttes over.

    Mottaksskjema og signatur

  3. 3. Feilsøking og linjer

    Mekanikeren ser at bremseklossene foran er slitt ned og at skivene har riper. Han legger deler og arbeid inn på arbeidsordren linje for linje; mva og totalsum regnes ut automatisk.

    Arbeidsordre og mottak av kjøretøy

  4. 4. Kundegodkjenning

    Tilbudet kommer på Ingrids mobil. Hun ser linjene, totalsummen og vilkårene, skriver navnet sitt og signerer for å godkjenne. En kopi av det hun godkjente lagres, og det utskrevne godkjenningsdokumentet kan bekreftes med QR.

    Kundegodkjenning av tilbud

  5. 5. Delebehov og innkjøp

    Klossene står på hylla, skivene gjør det ikke. Fra delelisten trykker Lars «Kjøp nå» i katalogen til en tilkoblet deleforhandler, eller ber flere forhandlere om tilbud; når delene kommer, går de inn på lager og inn i jobbens kostnad. Hadde jobben trengt dreiing, ville den gått ut som ekstern jobb.

    Deler som trengs

  6. 6. Oppfølging på verkstedet

    Bilen står på skjermen over biler på verkstedet, og det er klart hvilken mekaniker som har den. Ingrid følger statusen fra sporingslenken hun fikk ved mottak, så det blir færre «når blir den ferdig?»-samtaler.

    Biler på verkstedet

  7. 7. Meldingen «Bilen din er klar»

    Når mekanikeren fullfører jobben, får Ingrid meldingen «Bilen din er klar». Har du lagt dem inn i malen, står også beløpet, kontonummeret ditt og betalingsreferansen i meldingen (hvis en SMS-/WhatsApp-konto er koblet til).

    Påminnelser og SMS/WhatsApp

  8. 8. Betaling

    Ingrid betaler fakturaen med bankoverføring i lunsjen; fordi referansen har arbeidsordrenummer og registreringsnummer, ser du med en gang hvilken jobb pengene gjelder. Det som ikke er betalt, blir stående på kundekontoen hennes. Innbetalingen føres automatisk på riktig bankkonto.

    Innbetalinger og kundefordringer

  9. 9. Utleveringsdokument

    Ved utlevering viser utskriften av arbeidsordren utført arbeid, monterte deler og beløp; verkstedet og kunden signerer. Jobben legges inn i bilens historikk.

    Mottaksskjema og signatur

  10. 10. Servicepåminnelse

    Dato og kilometermål for neste service legges inn. Når det nærmer seg, får Ingrid en påminnelse og ringer Lars igjen for å bestille time.

    Påminnelser og SMS/WhatsApp

Hva brukes det til?

På verkstedet

Informasjon forsvinner når jobben går fra én lapp til den neste: klagen fra mottaket når ikke mekanikeren, og delen han monterte, kommer aldri på fakturaen.

Med Baktam

Fra mottak til utlevering følger alt én arbeidsordre. Klage, bilder, signatur, deler, godkjenning og betaling ligger i samme registrering; ingen skriver det samme to ganger.

På verkstedet

Kunden ringer hele dagen: «Har dere begynt? Hva koster det? Når blir den ferdig?»

Med Baktam

Kunden ser og godkjenner tilbudet på mobilen, følger statusen fra sporingslenken og får melding når jobben er ferdig. Du bruker tiden på biler, ikke på telefonen.

På verkstedet

Når det blir uenighet, har du ingenting skriftlig: hva ble lovet, hva ble godkjent, og hvordan så bilen ut?

Med Baktam

Hvert steg etterlater et dokument: signert mottaksskjema, godkjenningsdokument med bekreftelseskode og utskrift ved utlevering.

Hvordan fungerer det?

  1. 1

    Skriv vilkårene dine

    Under Innstillinger > Vilkår legger du inn mottaksvilkår, gratis oppbevaringsdager, døgnpris for oppbevaring og garanti på arbeidet én gang. De kommer automatisk på mottaksskjemaet og godkjenningssiden.

  2. 2

    Heng opp QR-plakaten

    Skriv ut avdelingens plakat fra Innstillinger > QR-mottak og heng den ved disken eller døren. Du kan også la et nettbrett stå ved disken i kioskmodus.

  3. 3

    Legg inn betalingsinformasjon

    Legg inn kontonumrene dine (IBAN) under Innstillinger > Betalingsinformasjon. Når det er et beløp å betale, vises de på utskriften av arbeidsordren, kvitteringen og kundens sporingsside.

  4. 4

    Koble til meldinger

    Koble til SMS- eller WhatsApp-kontoen din, så går godkjenningslenker, «Bilen din er klar» og servicepåminnelser ut automatisk. Uten konto kan du fortsatt sende godkjenningslenken på WhatsApp med en ferdig melding.

Hvem bruker det?

Verkstedeier

Setter opp flyten én gang; ser hvilket steg hver jobb står på og hvilke dokumenter som ligger igjen.

Resepsjon / kasserer

Tar seg av mottak, tilbud, betaling og utlevering fra samme skjermbilde.

Mekaniker

Ser jobben han er tildelt, klagen og bildene; legger inn deler og notater. Ser ikke beløp.

Bileier (kunde)

Registrerer bilen selv, godkjenner tilbudet på mobilen og følger statusen.

Denne funksjonen er en del av Baktam – et verkstedsystem som samler hele verkstedet på ett sted.

Ofte stilte spørsmål

Må jeg bruke alle stegene?

Nei. QR-mottak, automatiske meldinger, godkjenningslenke og deleinnkjøp er valgfrie. Flyten du er vant til, fungerer også: åpne arbeidsordren ved disken, tildel mekaniker og registrer betalingen ved utlevering. Legg til stegene du trenger, etter hvert.

Hvor får kunden sporingslenken fra?

En kunde som registrerer seg med QR, ser sporingslenken på mobilen så snart registreringen er sendt, og godkjenner tilbudet der når det er klart. Har du åpnet jobben ved disken, sender du kunden en egen godkjenningslenke.

Er flyten annerledes for karosseri eller bil-AC?

Grunnstegene er de samme. På et karosseriverksted kommer skadeskisse etter karosseritype med signatur ved mottak, tilbud fra skissen og forsikringssak i tillegg; på et bil-AC-verksted føres målinger, kuldemedium og lekkasjetest inn på arbeidsordren.

Hva trenger jeg for at meldingene skal gå ut?

Automatiske SMS- og WhatsApp-meldinger krever at din egen leverandørkonto er koblet til; de er med i Pro og Enterprise. Uten konto sender du godkjenningslenken selv på WhatsApp med en ferdig melding.

Relaterte funksjoner

QR-mottak

Kunden skanner QR-koden ved disken, registrerer bilen selv og signerer vilkårene; du åpner arbeidsordren med ett klikk.

Mottaksskjema og signatur

Mottaksskjema, vilkår, oppbevaringspris og garanti i ett dokument; kunden signerer, og signaturen følger arbeidsordren.

Kundegodkjenning av tilbud

Tilbudet går som lenke til kundens telefon; kunden aksepterer vilkårene dine og signerer, og godkjenningsdokumentet kan sjekkes via QR-kode.

Ett klikk er alt som skal til for å prøve alt.

14 dager gratis, uten betalingskort. Satt opp på 5 minutter, lært på en halv dag.

Start 14 dager gratisSe priser